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Die optimale Ordnerstruktur? So geht’s!

Ordnerstruktur

Auch wenn wir uns theoretisch alle von den Aktenbergen hin zum papierlosen Büro bewegen – der Ordner bleibt. Hardcopy oder Datenordner, eine logische, sinnvolle und einheitliche Struktur hilft den Überblick zu behalten.

Wie aber findet man für das eigene Unternehmen die optimale Ordnung im Ordner?

Wie so oft gilt auch hier: form follows function!

Oder übertragen: es gibt nicht DIE eine Ordnung! Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Abläufe und denen sollte auch so ein kleiner Baustein wie die Ordnerstruktur angepasst werden.

Wie entwickelt man die passende Ordnung im Ordner?

1. Bestandsaufnahme

  • Was ist das übergreifende Thema des Ordners? Projektordner, Infosammlung, Personal etc.
  • Welche Arten von Dokumenten können in diesem Rahmen auftauchen? Besprechungsnotizen, Angebote, Skizzen usw.

In Event-Projekten tauchen z.B. in aller Regel folgende Dokumente auf:

  • Kundenkommunikation: Anfrage, Angebot, Beauftragungen, Abrechnungen, Freigaben & allgemeiner Schriftverkehr
  • Lieferantenkommunikation: Angebote, Aufträge, Rechnungen & allgemeiner Schriftverkehr
  • Konzeption & Kreation: Konzepte, Präsentationen, Medien (Filme, Fotos, Musik etc.), Raumpläne, Skizzen und Grafikprodukte
  • Allgemein: Meetingprotokolle, Timings, Projektpläne, Kalkulationen, Aktennotizen, Dokumentationen und Kontaktlisten

Es ist wichtig gründlich über diese Dinge nachzudenken und vielleicht auch mal in alten Ordner nachzuschauen, damit man nicht nachher eine Struktur entwickelt hat, die nicht der Realität entspricht.

2. Gruppierung

Wie bereits im vorhergehenden Abschnitt zu sehen sollte man nach einer gründlichen Bestandsaufnahme versuchen die einzelnen Dokumente zu gruppieren, damit zusammenhängende Themen und Dokumente nicht quer verstreut im Ordner abgelegt werden.

Dabei kann sowohl eine Gruppierung nach Adressatenkreis (Kunde oder Lieferante) oder eine Zusammenfassung nach Themengebiet (Finanzen oder Kreation) Sinn machen. In den meisten Fällen werden beide Gruppierungsmethoden sinnvoll sein.

So ist es z.B. sicherlich zweckmäßig die finanziell relevanten Dokumente zu bündeln, um sich schnell einen kaufmännischen Überblick über ein Projekt verschaffen zu können. Und rechtlich relevante Dokumente wie Kundenfreigaben oder Abstimmungen mit den einzelnen Gewerken sollten auch nicht im allgemeinen Schriftverkehr untergehen.

Hier kommt es aber auf das einzelne Unternehmen und seine individuelle Projektstruktur an, um die beste Bündelung der Dokumente zu finden!

3. Ranking

Zuletzt wird die Reihenfolge der einzelnen Kategorien festgelegt.

Grundsatz hier: häufig genutzte und wichtige Dokumente nach oben bzw. vorne.




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Eine gern genutzte Reihenfolge in Eventprojekten ist die folgende:

  • Planungsdokumente
  • Kundendokumente
  • Lieferantendokumente
  • Finanzdokumente
  • Dokumentationsdokumente (Reportings / Aktennotizen o.ä.)
  • Dokumente aus Kreation & Konzeption
  • Divers (ACHTUNG: hier verschwinden später die meisten Infos, daher möglichst wenig hier hinein ablegen!)

Tipp: Kategorien durchnummerieren, so bleibt auch auf dem Computer der erste Ordner oben bzw. vorne.

4. Ablage der Dokumente

Im Hardcopy-Ordner sollte immer das neueste Dokument einer Kategorie oben liegen, d.h. das aktuelle Dokument wird „auf“ das ältere Dokument geheftet!

Ansonsten ist eine alphabetische Reihenfolge in den meisten Fällen sinnvoll, wobei Personen nach dem ersten Buchstaben Ihres NACHnamens abgelegt werden und Firmen nach dem ersten Buchstaben des Firmennamens!

Beispiel: Karl Müller unter M und die Karl Müller GmbH unter K. Wie im Telefonbuch auch 😉

Um auf dem Server eine ebenso geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen hat sich folgende Form der Dateibenennung bewährt: JahrMonatTag_Dokumentname (Beispiel: 100903_Blog-Post-Ordnerordnung.doc, d.h. dieses Dokument wurde am 03.09.10 erstellt). Dann sortiert Windows die Dokumente automatisch in der Reihenfolge ihrer Erstellung und das neueste Dokument ist sofort auffindbar.

Und wohin mit den ganzen Ordnern? Die besten Stahlspinde für mehr Ordnung findet man u.a. bei Büromöbel Blitz.

Wieso ist es sinnvoll eine einheitliche Ordnerstruktur zu haben?

Der Nutzen einer einheitlichen Ordnerstruktur zeigt sich spätestens bei der ersten spontanen Krankheitsvertretung ohne Übergabe: jeder findet sich ab sofort zurecht und weiß genau, wo die relevanten Dokumente liegen. Die Einarbeitungszeit sinkt und der Qualitätsverlust bleibt aus 😉

Aber es gibt auch noch andere Effekte durch die Einführung einer einheitlichen Ordnerstruktur:

  • Man kann z.B. die Ordner-Struktur als eine Art Checkliste nutzen, um zu prüfen, ob vielleicht noch das ein oder andere wichtige Dokument fehlt. Ein wichtiger Bereich ist noch leer? Dann muss wohl noch ein Dokument erstellt oder angefordert werden 😉
  • Außerdem kann man bei der Entwicklung der Ordnerstruktur sehr schön prüfen, ob alle benötigten Dokumentvorlagen vorhanden, einheitlich und im Unternehmens-Design sind.

Fazit

Diese Methode der Entwicklung einer Ordnung im Ordner eignet sich nicht nur für den Projektordner sondern auch für alle anderen Arten von Ordnern, egal ob Buchhaltung oder Recherche.

Die Ordnung im Ordner hilft sinnloses Suchen zu vermeiden! Klick um zu Tweeten

Sie spart Zeit und Nerven und trägt zur Qualitätssicherung bei 😉

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

7 Kommentare

  1. Daniela sagt

    Ich hätte eine Frage zu ganz normalen Aktenordner. Vor ca. 8 Jahren hatten wir einen damals guten Freund als kleine Hilfe für unseren Büro Kram. Bei uns hatten sich alle Zettel in allen möglich Ablagefächern / Schubladen gestapelt. Da wir keinen überblick mehr über sämtliche Unterlagen hatten meinte unser Freund wir sortieren die Unterlagen nach einem speziellen System. Farbiege Ordner mit spezieller Bedeutung. So nachdem aber unsere Firma sehr klein war haben wir dies nicht komplett nutzen können. Anscheinend ist es ein System das auch gerne in großen Firmen angewendet wird. Es soll somit für jeden der sich nicht in einem Büro auskennt sofort möglich sein alle Unterlagen zu finden. Er nannte das Beispiel, fällt der Chef oder die Sekretärin einmal aus kann die Firma durch einen schnellen unerfahrenen Ersatz reibungslos weiterlaufen. So meine Frage: Welche Farbe hat welche Bedeutung? Das was wir verwendet haben war: BLAU = Verwaltung (mit diversen Einteilungen) Rot = Kundenordner und SCHWARZ = Versicherungen. Was ich noch in Erinnerung haben ist dass es für Schwarz noch eine weitere Einteilung gab aber welche fehlt mir leider. Da es bei uns sehr viel Papier zum einordnen gibt (großteils nicht möglich im PC zu speichern) würde ich gerne das Ordnersystem nochmal komplett von vorne sortieren.

    • Hm,
      ich kenne dieses System leider nicht – tut mir leid!
      Würde mich natürlich auch interessieren, denn es klingt simpel & effizient!

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

  2. Vielen Dank für diese Tipps..!

    Ich bin jetzt seit knapp einem Jahr selbstständig und muss wirklich langsam Ordnung in das zunehmende Chaos bringen 😉

    weiter so und liebe Grüße

  3. hoschy sagt

    „Um auf dem Server eine ebenso geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen hat sich folgende Form der Dateibenennung bewährt: JahrMonatTag_Dokumentname (Beispiel: 100903_Blog-Post-Ordnerordnung.doc, d.h. dieses Dokument wurde am 03.09.10 erstellt).“

    Und was ist, wenn an einem Tag mehrere Personen dieselbe Datei als „psyeudo Vorlage“ kopieren (auf den eigenen Rechner), danach bearbeiten und dann mit dem selben Dateinamen und Datum auf dem Netzlaufwerk abspeichern wollen?

    Wie kann man generell verhindern bzw. vorbeugen, dass in einem Ordner zu viele Dateien im Laufe der Zeit anfallen?

    Wie kann man verhindern bzw. vorbeugen, dass die Pfadlänge zu den Dateien zu lang wird, so dass WIndows nicht streikt (max. 256 Zeichen)?

    • Hallo hoschy,
      eine Sache vorweg: es gibt nicht die eine „richtige“ Lösung, nur Empfehlungen.
      Jetzt aber zu deinen Fragen:
      1. Dateidopplungen kann man vermeiden, indem man z.B. ein Namenskürzel einfügt. Mir ist auch eh‘ unklar, wieso man die Datei nicht direkt auf dem Server bearbeitet, wenn man mit mehreren Personen zusammen arbeitet. Dieses hin und her kopieren erzeugt immer Verwirrung.
      2. Wann genau sind es denn zu viele Dateien? Wer bestimmt das? Ansonsten hilft ja immer noch löschen 😉
      3. Hier hilft eine flache Ordnerstruktur & möglichst kurze Dateinamen.

      Generell: mitdenken hilft immer! Ich finde, dass sollte man von seinen Mitarbeitern erwarten können.

      Verregnete Grüße
      Heike

  4. Eine Gruppierung die ich auf dem Computer sehr gerne nutze ist folgende: Die meisten Unternehmen vergeben eine Kunden- oder Projektnummer. Einfach diese Nummer im Verzeichnisbaum und in den Datei-Namen nutzen. Beispiel:

    Ordner+Datei:
    Firma/Kunden/2345 – Mustermann GmbH/Datum – 2345 – Terminbestätigung.doc

    Die Sortierung im Papier-Ordner kann dann auch nach diesen Nummern erfolgen. Ebenso kann man Unterlagen, die mehrere Projekte betreffen an einer Stelle speichern und die anderen Projektnummern anhängen. Wenn man nun nach der Projektnummer sucht, so findet man auch darauf bezogene Dokumente (einfaches Tagging).

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