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Prioritäten setzen bei der Tagesplanung? So geht’s.

Tagesplanung

Den ganzen Tag gearbeitet und irgendwie doch nichts geschafft? Tausend Sachen erledigt, aber das Wichtigste ist mal wieder liegen geblieben?

Zeit für eine vernünftige Tagesplanung!

Wie man seinen Tag mit Hilfe von Aufgabenpriorisierung plant und wie genau die Vergabe der Prioritäten funktioniert lest ihr in diesem Artikel.

Grundlagen der Tagesplanung

Wichtig ist zunächst, dass man ÜBERHAUPT eine Tagesplanung macht.

Auch wenn es im Tagesgeschäft drunter und drüber geht, das Telefon andauernd klingelt, die Mitarbeiter sich die Klinke in die Hand geben und das Postfach überquillt – wer nicht plant hat schon verloren!

TermineWie schon letzte Woche geschrieben (Zeitfresser & Zeitmanagement – Teil 1 – Aufgaben managen): Acht Minuten Planung erwirtschaften eine Stunde Zeit – das sollte man immer berücksichtigen, wenn man meint keine Zeit für Planung zu haben!

Grundsätzlich sollte man aber nicht den ganzen Tag verplanen, sondern die zur Verfügung stehende Zeit ganz grob wie folgt einteilen:

  • 60% für geplante Aktivitäten
  • 20% für spontane Aktivitäten
  • 20% Puffer für Unvorhergesehenes

Wichtig ist auch, dass man den Aufgaben Prioritäten zuweist (z.B. von A – C) und den Tag mit der wichtigsten und dringendsten Aufgabe der Kategorie A beginnt. Selbst wenn dann alles anders kommt hat man zumindest das Bedeutsamste erledigt!

Aber wie entscheide ich, welche Priorität einer Aufgabe zukommt?

Prioritäten setzen: wichtig / unwichtig und dringend / nicht dringend

Bevor man wie ein Wilder losarbeitet, sollte man sich kurz überlegen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und zur Erreichung der gesetzten Ziele beitragen bzw. welche Aufgaben eiligst angegangen werden müssen, damit keine Probleme entstehen:

  • Dringend ist alles, was an einen Termin gebunden ist. Aufgaben, die man zu jeder Zeit erledigen kann, sind nicht dringend.
  • Wichtig ist alles, was zur Sicherung der Unternehmensexistenz beiträgt oder die Unternehmensentwicklung fördert. Dabei ist es nicht entscheidend, innerhalb welches Zeitraumes dies geschieht. Unwichtig ist alles, was weder zur Existenzsicherung noch zur Weiterentwicklung des Unternehmens beiträgt.

Anhand dieser Kriterien lassen sich die Aufgaben des Tages (in Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip) den Feldern der folgenden Matrix zuordnen:

Eisenhower-Matrix

Und was macht man dann damit?




Ganz einfach – man bearbeitet die anstehenden Aufgaben des Tages in der Reihenfolge der Prioritäten:

  • Priorität 1 – wichtig & dringend: diese Aufgaben möglichst sofort erledigen.
  • Priorität 2 – wichtig, aber nicht dringend: diese Aufgaben haben eine große Bedeutung für das Unternehmen und sollten sofort nach den Prio-1-Aufgaben erledigt werden. Wenn man sie dauernd verschiebt, schadet dies langfristig dem Unternehmen.
  • Priorität 3 – dringend, aber unwichtig: hier muss man sich ernsthaft fragen, ob man sich dieser Aufgabe überhaupt widmen sollte. Bitte auf diese Entscheidung nicht zuviel Zeit verwenden, es gibt ja noch Aufgaben mit Priorität 1 und 2 zu erledigen. Falls ja sollten Aufgaben der Priorität 3 möglichst an kompetente Mitarbeiter delegiert werden.
  • Priorität 4 – unwichtig & nicht dringend: in den Papierkorb damit.

Prioritäten setzen: A / B / C

Zusätzlich zur Bewertung der Aufgaben nach „wichtig & dringend“ bis „unwichtig & nicht dringend“ ist eine Betrachtung der Aufgaben unter dem Aspekt „Selbermachen oder Delegieren“ sinnvoll. Auch dies gehört zur Tagesplanung.

Je wichtiger eine Aufgabe für den Erfolg eines Unternehmens ist, um so eher fällt sie in die Kategorie „Selbermachen“. Wobei der größte Anteil der Arbeitszeit meist für Arbeiten drauf geht, die nicht so viel zum Erfolg des Unternehmens beitragen.

Folgende Tabelle verdeutlicht die gängige Verteilung der Anteile der Aufgaben an Arbeitszeit und Erfolg des Unternehmens:

Prioritäten setzen

Es ist also kein Wunder, dass man häufig das Gefühl hat nichts bewegt zu haben. Umso wichtiger ist es sich Zeit für Aufgaben der Priorität A zu verschaffen, in dem man möglichst viele Aufgaben der Priorität C delegiert.

Zeitplanung

Bleibt abschließend noch die Frage, wie man die Zeiten für die einzelnen Aufgaben realistisch abschätzen kann, um einen realistischen Tagesplan zu erstellen.

Je komplexer eine Aufgabe ist, umso schwieriger ist es eine realistische Zeitschätzung abzugeben. Es hilft jedoch die Aufgabe in kleine Teilschritte zu zerlegen und diese dann zeitlich abzuschätzen. Und nicht vergessen einen Puffer einzuplanen, da man selten auf die Minute genau mit der Bearbeitung der Aufgabe fertig wird.

Folgende Tabelle hilft ein wenig das Risiko der Planung einzugrenzen und diese realistischer zu gestalten:

Riskofaktoren

Für die Planung einfach den geschätzten Aufwand um den Risikofaktor erhöhen und schon erhält man eine ziemlich wirklichkeitsnahe Zeitplanung.

Beispiel: eine bekannte und einfache Aufgabe von ca. 1 Stunde Dauer erhält den Planwert 1 x 1,2 = 1 Stunde 20 Minuten. So hat man genügend Puffer um Unvorhergesehenes im Tagesablauf abzufedern. Handelt es sich jedoch um eine neue und komplexe Aufgabe, so erhöht man den Aufwand um 100%, d.h. 1 x 2 = 2 Stunden werden in die Planung eingetragen. Sicher ist sicher 😉

Mehr Informationen

Hier alle bereits erschienenen Beiträge zum Thema Zeitmanagement:

Zeitmanagement

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

2 Kommentare

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