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Delegieren – die vier häufigsten Irrtümer

Delegieren

Immer wieder sieht man Führungskräfte, die bis spät in die Nacht arbeiten und trotzdem wichtige Aufgaben nicht erledigen, weil sie sich um jede Kleinigkeit selber kümmern.

Wieso geben diese Menschen nicht einfach Teile ihrer Arbeit ab und fokussieren sich auf die wirklich wichtigen Dinge? Woran liegt es, dass bei Ihnen die Aufgabenübergabe irgendwie nicht richtig funktioniert?

Sie unterliegen den vier klassischen Irrtümern beim Delegieren!

A – Ich kann es am besten!

Schön, wenn man wirklich der multikompetente Supermann ist.

Wer glaubt alles immer alleine machen zu müssen, der sollte sich aber auch fragen, ob er nicht in einem 1-Mann-Betrieb am Besten aufgehoben wäre. Wozu braucht man Mitarbeiter, wenn man sowieso alles selber macht?

Eine weitere Überlegung sollte dem Thema Wachstum gelten. Wie will man wachsen, wenn man es nicht schafft, seine Kompetenz zu multiplizieren? Wer alles selber macht, hat leider nur seine eigene (begrenzte) Kapazität, um die Expansion des Unternehmens voran zu treiben.

Auch die Überlegung, ob man alles was man gut kann wirklich selber machen muss, ist nicht von der Hand zu weisen. Der Milchschaum ihres Latte Macchiato ist am besten, aber kochen sie deshalb den ganzen Tag Kaffee? Oder sollte man sich nicht eher auf die wirklichen Führungsaufgaben konzentrieren und so das Unternehmen voran bringen?

Und zu guter Letzt muss man sich natürlich auch mal ganz ehrlich in die Augen schauen und sich fragen, ob nicht andere doch kompetenter sind (zumindest in Teilbereichen). Manchmal ist die Übergabe an einen Spezialisten die beste Lösung.

Fazit: Wer wachsen will, muss abgeben können!

B – Delegieren dauert länger als schnell selber machen!

„Bis ich das erklärt habe, habe ich es schon lange selber gemacht!“ – auch so ein Klassiker.

Und manchmal trifft dies tatsächlich zu: hochkomplexe, einmalige Aufgaben, in die man sich selbst erst hineindenken muss, erledigt man tatsächlich meist am besten selber. Ebenso wie innovative Aufgaben, auch diese lassen sich meist nicht delegieren. Aber genau dies sind ja auch die Aufgaben, für die man als Führungskraft verantwortlich ist und (hoffentlich) gut bezahlt wird.

Wiederholt sich eine Aufgabe allerdings und ist sie wenig komplex und eher Routine, dann kann sich der einmalige Aufwand der Delegation ganz schnell amortisieren. Denn dann muss ich mir zwar einmal die Zeit nehmen, um die Aufgabe genau zu beschreiben und ordentlich an einen Mitarbeiter zu übergeben, danach aber muss ich nur noch die Ausführung überwachen und spare die komplette Ausführungszeit in meinem Zeitbudget ein.

Als Denkansatz hierzu ein kurzer Ausflug in die klassische Betriebswirtschaftslehre:

Bei der Reproduktion von Leistungen fällt der Entwicklungsaufwand nur einmalig an, d.h. sein Anteil am Gesamtaufwand je Einheit sinkt mit steigender Anzahl der Wiederholungen. Daher verringert sich der Gesamtaufwand je Produkt durch das Sinken des Entwicklungsanteils, der unabhängig von der Anzahl der Wiederholungen nur einmal anfällt.

Entwicklungsaufwand

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Fazit: habe ich einmal das Rezept entwickelt bzw. die Aufgabe ordentlich delegiert, so sinkt mein Zeitaufwand bei jeder Wiederholung, da ich die Aufgabe nicht mehr selbst erledigen und nur noch wenig Zeit in die Begleitung der Umsetzung stecken muss.

C – Ich mache mich doch nicht selber überflüssig!

Ein weiterer weit verbreiteter Irrtum!

Denn ist man wirklich nur wichtig, wenn man bis spät in die Nacht arbeitet? Und macht man sich wirklich überflüssig, bloß weil man Teile seiner Aufgaben an andere übergibt?

Vielleicht sollte man sich dann mal ernsthaft fragen, was genau die eigenen Aufgaben und Verantwortungsbereiche eigentlich sind und worin der Erfolg der eigenen Arbeit bestehen sollte.

Führungsarbeit heißt u.a. Arbeit sinnvoll zu verteilen und dann die Ergebnisse zu kontrollieren. Das Verteilen von Arbeit ist nämlich an sich schon Arbeit und zwar eine wichtige und sehr anspruchsvolle. Und für die Kontrolle der verteilten Arbeit braucht man Zeit, die man nicht hat, wenn man alles im Alleingang macht.

Führungsarbeit ist aber auch die Weiterentwicklung des Unternehmens. Prozesse müssen optimiert, Mitarbeiter gefördert und entwickelt werden. Und nicht zuletzt müssen die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen ständig weiterentwickelt und optimal auf den Markt abgestimmt werden.

Kann man überflüssig werden, wenn man sich Zeit frei schaufelt um diesen wichtigen Tätigkeiten nachzugehen, die einen so großen Anteil am Unternehmenserfolg haben? Wohl kaum.

Fazit: Ich sollte meine Arbeit so verteilen, dass für mich selbst nichts mehr übrig bleibt, damit ich Zeit habe für Innovation und Weiterentwicklung!

D – Ich habe dazu keine Lust, soll es doch ein anderer machen!

Zu guter Letzt ein weiterer Klassiker der Delegation: es werden nur Aufgaben übertragen, auf die man selber keine Lust hat.

Entsprechend enthusiastisch fällt dann leider auch das Briefing für den Mitarbeiter aus, der den „Mist“ erledigen soll. In dem Bewusstsein eine ungeliebte Aufgabe aufgedrückt bekommen zu haben, arbeitet es sich mit Sicherheit hoch motiviert und energiegeladen… Kein Wunder also, dass diese Aufgabe auch beim Mitarbeiter auf der Prioritätenliste leicht nach unten gerät!

Hinzu kommt, dass diese Art der Aufgabenübertragung gerne einher geht mit einem sich gar nicht mehr drum kümmern. Der Mitarbeiter wird alleine gelassen und erhält weder Feedback noch Support. Und geht dann etwas schief, ist er auch noch alleine Schuld daran, weil ja kein anderer involviert war.

Falsch! Wer sein Team nicht motivieren kann und alleine lässt, hat seine Führungsaufgabe nicht gemeistert.

Fazit: Bei Delegation geht es nicht um das Abschieben lästiger Aufgaben, sondern um die sinnvolle und nutzenstiftende Übertragung von Handlungsverantwortung.

Mehr Informationen

Hier alle bereits erschienenen Beiträge zum Thema Zeitmanagement:

Zeitmanagement

P.S.: Ich danke meinem Vater für seinen wertvollen Input zu diesem Artikel 😉

Foto: Roxy / pixelio.de

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