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Rechnungen vom Roboter schreiben lassen

Rechnungen

Die kleinen Dinge fressen oft die meiste Zeit. So investiert man Zeit und Geld in das Rechnungsschreiben, möchte den Angestellten Transparenz bieten und für Rückfragen Antwort stehen, versinkt aber im Meer von Papierkram.

Eigentlich ist es verwunderlich, dass sich der Trend zum papierlosen Bürodasein so langsam durchsetzt.

Immer mehr Unternehmen griffen in letzter Zeit zur digitalisierten Rechnungsbearbeitung, um Geld, Zeit und Nerven zu sparen. Wahrscheinlich war die Angst einfach zu groß, sich von der Papierlastigkeit zu trennen, war man doch seit hunderten von Jahren so verfahren. Doch kann ein Dokument ebenso verbrennen oder verloren gehen wie eine Datei, und ein Backup sollte heutzutage bei wichtigen Dokumenten Standard sein. Jeder Student, der an seiner Abschlussarbeit schrieb und kurz vor dem Ende einen totalen Computerzusammenbruch hatte, wird wissen, wie sinnvoll die Investition in solche Speichermedien ist.




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Die digitalisierte Rechnungsbearbeitung funktioniert sehr einfach. Es gibt vorgefertigte Dokumente, die Rechnungen können bequem online verschickt und Nachfragen sofort eingesehen werden. Alles ist zusammen gespeichert, sodass der Überblick gewährleistet ist. Zusätzlich können Dokumente nicht verloren gehen oder in anderen Abteilungen landen, die Rückkehr zum richtigen Sachbearbeiter kostet Zeit, diese Fehlerquelle wird eliminiert.

Kleine Änderungen lassen sich leicht vornehmen, eine Software prüft eigenständig, ob alles richtig ist, die Fehlerquote ist extrem gering, vor allem im Vergleich zu den von Hand verfassten Rechnungen. Solche Änderungen bedürfen einer Umstellung, natürlich muss man sich darauf einlassen papierlos zu arbeiten. Wenn aber diese Umstellung zugelassen wird, dauert es nicht lange, bis erkannt wird, welche Vorteile, welches Potenzial in der digitalisierten Rechnungsbearbeitung liegt. Nie wieder dicke Akten und Ordner, und wenn man etwas sucht, kann man in Sekunden alles durchscannen, man muss nicht mühsam jedes einzelne Papier durchlesen. Auch wird alles schneller und kostengünstiger verschickt. Auch für die Umwelt ist die papierlose Rechnung sehr viel gesünder und der Wandel kommt, das Umdenken findet bereits statt. Je eher sie einsteigen, desto besser für Unternehmen UND Umwelt.

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de

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