Projektmanagement

Projektmanagement – Basics

Warum scheitern so viele Projekte?

Ein Projekt ist per Definition ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen (Quelle: Wikipedia).

D.h. ein Projekt beinhaltet immer einen hohen Unsicherheitsfaktor, da es eben nicht in Serie produziert wird sondern einmalig. Dies macht viele Faktoren schwer kalkulierbar und Schätzungen treten oft an die Stelle von fundierten Werten. Hinzu kommt, dass Projekte meist in interdisziplinären Teams durchgeführt werden und von allen Beteiligten daher besondere Befähigungen verlangt werden.

Dieses hohe Maß an Komplexität und Innovation, das jedem Projekt eigen ist, erfordert ein besonderes Maß an Planung, Controlling und Steuerung, um den Projekterfolg zu sichern – dies alles leistet das Projektmanagement.

Die Ziele des Projektmanagements

In der Literatur findet sich häufig das Bild des magischen Projektmanagement-Dreiecks zur Visualisierung der drei zentralen Steuerungsgrößen des Projektmanagements:

Magisches Dreieck des Projektmanagement

Magisches Dreieck des Projektmanagement

Es zeigt vor allem die Abhängigkeit dieser Aspekte voneinander. Eine Veränderung einer Steuerungsgröße hat immer auch Auswirkungen auf die anderen beiden.

Erfolgreichem Projektmanagement sorgt dafür, dass es gelingt ein komplexes Projekt termingerecht, im vorgegebenen Budgetrahmen und mit hoher Qualität durchzuführen.

Die vier Phasen des Projekts und ihre Aufgaben

Üblicherweise unterteilt sich der Verlauf eines Projekts in die folgenden vier Phasen:

  1. Initialisierung / Definition
  2. Planung
  3. Durchführung & Controlling
  4. Abschluss

Wobei diese Phasen nicht immer nacheinander ablaufen müssen, sondern sich auch gerne mal überschneiden oder in Schleifen laufen. Auch kann es vorkommen, dass Teilbereiche eines Projekts noch in der Planung sind, während andere bereits kurz vor Abschluss stehen.

Entsprechend den o.g. Phasen gibt es vier Aufgabenschwerpunkte des Projektmanagers:

Initialisierung / Definition des Projekts

Im Vorlauf des Projektgeschehens werden alle Arbeiten erledigt, die erforderlich sind, um das Projekt zu starten. In dieser Phase geht es vor allem um die Definition des genauen Projektziels und um die Festlegung der formalen und inhaltlichen Rahmenbedingungen. Auch die Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams und die Organisation des Projekts sollten vor Projektstart geklärt werden.

Planung des Projekts

Jetzt gilt es die Vorgaben aus der Projektdefinition unter Beachtung der drei zentralen Steuerungsgrößen Kosten, Zeit & Qualität in konkrete Arbeitspakete zu übertragen. Hieraus ergeben sich Unterlagen wie: Projektstrukturplan, Aufwandsplan, Kosten- und Finanzmittelplan, Ablaufplan, Terminplan, Qualitätsplan, Kommunikationsplan, Risikoplanung, Organigramm etc. Die Basics der Planung habe ich hier bereits zusammengestellt.

Steuerung des Projekts

Die Steuerung des Projekts ist das Kernstück des Projektmanagements. Die Aufgabe des Projektleiters besteht während der gesamten Durchführung darin, die Planung mit der IST-Situation abzugleichen, um frühzeitig Abweichungen zu erkennen und geeignete Maßnahmen einleiten zu können. Dabei geht es nicht nur um die Einhaltung der Zeit- und Budgetvorgaben. Auch die Ergebnis-Qualität der einzelnen Arbeitspakete muss ständig überwacht werden.

Neben diesen „harten“ Faktoren sollte der Projektmanager auch immer ein Gespür für die Stimmung beim Kunden und im Projektteam haben, um auch hier frühzeitig Gefahrensituationen abwenden zu können. Ist die Kommunikation zwischen den einzelnen Projektbeteiligten gestört, kann dies gravierende Auswirkungen auf den Projekterfolg haben.

Abschluss des Projekts

Ein Projekt sollte immer kontrolliert beendet werden. Das heißt es wird geprüft, ob alle vertraglich geforderten Leistungen in der geforderten Qualität erbracht wurden. Es erfolgt eine systematische Auswertung der einzelnen Phasen und Baustellen, um für nachfolgende Projekte Wissen zu generieren. Dieses gewonnen Wissen muss dokumentiert und archiviert werden, um bei Bedarf schnell und umfassend abgerufen werden zu können.

Und natürlich sollte man nicht vergessen, den Abschluss eines erfolgreichen Projekts auch gebührend zu feiern ;-)

Weiterführende Links

Ich hoffe, ich konnte mit diesem Artikel eine kurze Einführung in das Thema Projektmanagement geben. In kommenden Artikeln werde ich dann die einzelnen Projektmanagement-Methoden und Planungs-Tools genauer vorstellen.

Wer sich für die Details des Projektmanagements interessiert findet z.B. unter den folgenden Links viele nützliche Informationen:

Foto: Andrew Sickorsky / pixmac.de

Weitere Tipps

Wer sich noch ein bisschen mehr mit dem Thema beschäftigen möchte, hier ein paar Vorschläge:


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Heike Lorenz

Diplom-Kauffrau und Kulturmanagerin. 15 Jahre Erfahrung als kaufmännische Projektleiterin in verschiedenen Kulturbetrieben und Eventagenturen. Seit 2005 selbständig als freiberufliche Unternehmensberaterin im Bereich Organisation, Controlling und Projektmanagement. Schwerpunkte: kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Mehr unter LORENZ consultants.

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