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Zeitmanagement-Tipp: auch unproduktive Tage sinnvoll nutzen!

Zeitmanagement

Ich habe keine Zeit, ich komme zu nichts, ich habe nichts geschafft….

Kommen euch diese Sätze auch irgendwie bekannt vor? Mir schon!

Von Zeit zu Zeit wächst mir die Selbständigkeit ein wenig über den Kopf und ich muss mich wieder daran erinnern, wieso ich mich damals eigentlich für die Freiberuflichkeit entschieden habe. Der Wunsch nach Freiheit & Selbstbestimmung war einer der stärksten Gründe für die Entscheidung mich selbständig zu machen.

Diese Freiheit & Selbstbestimmung haben allerdings zur Folge, dass ich und meine Zeit nicht mehr von einem Chef gemanaged werden. Ich selbst muss die Priorisierung und Planung der Aufgaben übernehmen und entscheiden, was aktuell zu tun ist. Vor allem musste ich lernen auch unproduktive Tage sinnvoll zu nutzen, denn manchmal will das Hirn einfach nicht so wie es der Tagesplan vorsieht 😉

Es gibt diese Tage, an denen läuft es trotz bester Planung irgendwie nicht und am Abend hat man das Gefühl (mal wieder) nichts geschafft zu haben. Daher heute mein Zeitmanagement-Tipp für solche Tage, an denen man weder kreativ noch produktiv ist:

Erledige zumindest etwas Zielführendes!

Die Vorbereitungen zu meinem Zeitmanagement-Tipp erledigt man aber am besten an guten Tagen, denn sie  erfordern ein waches Hirn und Lust zu denken! Hat man dann einmal den Rahmen gesteckt und die Methode verinnerlicht, gelingt es einem danach auch an doofen Tagen ein Mindestmaß an Produktivität zu erreichen 😉

Die Ziele definieren

Wichtig ist, dass man sich vor allem über seine großen Ziele im Klaren ist. Wo will man hin? Was will man erreichen? Darüber sollte man sich an einem guten Tag Gedanken machen und diese dann am besten schriftlich fixieren.

Vielleicht fallen einem auch gleich passende Unterziele ein, die auf das Hauptziel einzahlen, d.h. in die richtige Richtung gehen. Geht ruhig ins Detail, denn je klarer man sein Ziel vor Augen hat, umso einfacher ist es nachher daraufhin zu arbeiten.

Beispiel:
Mein oberstes berufliches Ziel ist, in möglichst großer Freiheit & Selbstbestimmung arbeiten zu können. Mein Fokus liegt daher auf diesen beiden Unterzielen:

  • Das Unternehmerhandbuch erfolgreich machen.
  • Mehr Wunschkunden finden.

Das sind also die beiden Punkte, die ich bei allen meinen Aktivitäten stets im Hinterkopf haben sollte.

Die Wege zum Ziel finden

Ausgehend von dieser Ziel-Liste versuche ich nun (z.B. per Mind-Mapping) abzuleiten, was ich alles tun könnte, um meine Ziele zu erreichen. Einfach frei drauflos denken, jeder noch so kleine Schritt ist hilfreich, Hauptsache er geht in die richtige Richtung! Ich schreibe alles auf, was auch nur irgendwie getan werden kann, um meine Ziele zu erreichen. Am besten arbeitet man sich da vom Großen ins Kleine vor, in dem man die einzelnen Punkte immer weiter runter bricht.

Beispiel:
Mein Ziel ist es das Unternehmerhandbuch erfolgreich zu machen. D.h. ich möchte z.B.:

  • möglichst viele Leser haben,
  • die Monetarisierung vorantreiben,
  • aber auch weiterhin Spaß am Bloggen haben.

Jetzt überlege ich mir im nächsten Schritt, was ich für die einzelnen Punkte tun kann bzw. was mich meinem Ziel näher bringt. Mehr Leser bekomme ich (hoffentlich) durch:

  • gute Inhalte bieten,
  • in Google gut gefunden werden,
  • Vernetzung im Netz stärken,
  • auf möglichst vielen Sozialen Netzwerken präsent sein,
  • eine Mailingliste aufbauen,
  • etc.

Jedes Mal, wenn ich eine Idee habe, was ich tun könnte, ordne ich sie einem meiner Hauptziele zu. So kann ich mir sicher sein, dass ich auch wirklich immer in die richtige Richtung unterwegs bin.

Automatisch landet man bei diesem Vorgehen dann auch bei eher doofen, unkreativen Aufgaben, die aber trotzdem auf eines der definierten Ziele einzahlen. Ganz wichtig: diese auf jeden Fall mit in die Liste aufnehmen!

Sich auf den Weg machen

Mit diesem Vorgehen entsteht nach und nach ein ziemlich genauer Fahrplan, was ich tun muss, um meine Ziele zu erreichen. Für meinen Tagesplan kann ich so leicht wichtige & dringende Aufgaben identifizieren und mir vornehmen diese auch wirklich zu erledigen. An guten Tagen klappt das auch problemlos…

Was tun an doofen Tagen?

An Tagen, wo ich nicht so gut drauf bin und mir z.B. kein toller neuer Artikel einfällt, obwohl das eigentlich an oberster Stelle meiner ToDo-Liste steht, gucke ich einfach auf meinen Fahrplan und wähle irgendeine der dort gelisteten Aufgaben, die vielleicht nicht so viel Kreativität und Energie erfordert.

In meinem Fall ist das z.B. die Artikelverbreitung in sozialen Netzwerken, die ich leider teilweise noch per Hand erledigen muss. Das ist eine Aufgabe, die ich in jedem Fall schaffen kann, auch an doofen Tagen, und sie zahlt auf eines meiner Hauptziele „Das Unternehmerhandbuch erfolgreich machen“ ein.

Selbst wenn ich also keinen tollen Artikel geschrieben habe, mir keine neue Super-Marketing-Strategie eingefallen ist und ich nicht mit dem nächsten potentiellen Kunden gesprochen habe, kann ich so am Abend sagen, ich habe mich in die richtige Richtung bewegt, ich war produktiv!

DAS ist mein Zeitmanagement-Tipp, um auch unproduktive Tage sinnvoll zu nutzen!

Blogparade Zeitmanagement

Ivan Blatter hat auf seinem Blog Blatternet.de zu einer Blogparade eingeladen die sich mit dem Thema „Welches ist Ihr wichtigster Zeitmanagement Tipp?“ beschäftigt.

Zeitmanagement-Tipp: auch unproduktive Tage sinnvoll nutzen!“ ist mein Beitrag dazu.

Bei dieser Blogparade sind schon viele interessante Beiträge zusammen gekommen. Mir persönlich gefallen diese hier am besten:

  • Bettina Schöbitz, Max, mach´ fein “Sitz”! Ihr Tipp für gutes Zeitmanagement lautet: Verschaffen Sie sich Klarheit über das, was für Sie in Ihrem Leben wirklich wichtig ist.




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  • Jens Uhlemann, Mein wichtigster Zeitmanagement-Tipp. Sein wichtigster Tipp für ein erfolgreiches Zeitmanagement ist, regelmäßige Termine mit sich selbst zu machen und diese auch wirklich einzuhalten.

Es lohnt sich bestimmt, da einmal reinzulesen! Und vielen Dank an Herrn Blatter für die Mühe 😉

Weitere Artikel  zum Thema Zeitmanagement im Unternehmerhandbuch

Aufgaben managen

Zeitmanagement ist das Stichwort und in diesem Beitrag gibt es ein paar Ansätze den Zeitfressern auf die Spur zu kommen und diese zu beseitigen:

  • je wichtiger eine Aufgabe ist, umso mehr sollte man sie selbst erledigen
  • je dringlicher eine Aufgabe ist, umso schneller sollte diese erledigt werden

Fazit: Prioritäten setzen und wichtige von unwichtigen Aufgaben zu trennen bilden die Basis für das Ziel Zeit zu haben.

Link zum Beitrag

Prioritäten setzen bei der Tagesplanung? So geht’s.

Acht Minuten Planung erwirtschaften eine Stunde Zeit – das sollte man immer berücksichtigen, wenn man meint keine Zeit für Planung zu haben!

Hier meine Methoden für eine realistische Tagesplanung:

  • Eisenhower-Prinzip: was ist wichtig und/oder dringend?
  • Selbermachen oder Delegieren: wie wichtig ist die Aufgabe für den Unternehmenserfolg? Zeitmanagement mit der ABC-Methode.
  • Zeitplanung: realistische Zeitschätzung anhand der Komplexität & dem Bekanntheitsgrad einer Aufgabe

Fazit: Wichtig ist zunächst, dass man ÜBERHAUPT eine Tagesplanung macht.

Link zum Beitrag

ToDo or not – Aufgaben planen und auch erledigen!

Meine „Aufgaben-Erledigungs-Strategie“ basiert auf drei Säulen:

  • Prioritäten setzen
  • Ordnung halten
  • Hilfsmittel nutzen (Zeitmanagement mit Outlook, Analog-Kalender & Zettelbox)

Fazit: Das Wesentliche ist die Entscheidung, was einem Wichtig ist!

Link zum Beitrag

Delegation, so geht’s!

Die beste Lösung für Zeitprobleme ist manchmal, dass jemand anderes die Arbeit macht. Was man nicht selbst erledigen muss, entlastet das eigene Zeitbudget.

Wie Delegation funktioniert und wie man die häufigsten Fallen umschifft:

  • A – Aufgaben präzise formulieren
  • B – Delegationsempfänger sorgfältig auswählen
  • C – Ziele eindeutig und klar formulieren
  • D – Informationen umfassend und vollständig weiter geben
  • E – Methoden und Ressourcen festlegen
  • F – Zeitrahmen und wichtige Termine klären
  • G – Reporting planen
  • H – Befugnisse anpassen

Fazit: wer richtig delegiert hat mehr Zeit für die eigenen Aufgaben.

Link zum Beitrag

Delegation – die vier häufigsten Irrtümer

Als Ergänzung zum Thema Delegieren, die vier häufigsten Denkfehler:

  • A – Ich kann es am besten!
  • B – Delegieren dauert länger als schnell selber machen!
  • C – Ich mache mich doch nicht selber überflüssig!
  • D – Ich habe dazu keine Lust, soll es doch ein anderer machen!

Fazit: Bei Delegation geht es nicht um das Abschieben lästiger Aufgaben, sondern um die sinnvolle und nutzenstiftende Übertragung von Handlungsverantwortung.

Link zum Beitrag

Mehr Informationen

Hier alle bereits erschienenen Beiträge zum Thema Zeitmanagement:

Zeitmanagement

Foto: Liebesspieler / pixelio.de

14 Kommentare

  1. Liebe Frau Lorenz,
    Ihr Punkt mit den doofen Tagen hat mich wirklich zum Denken gebracht. Es ist nämlich einfach, so zu tun, als ob ich das Zeitmanagement in der Hand hätte, an doofen Tagen aber trotzdem nicht produktiv bin.

    Und ich glaube, Ihr Trick hilft auch, insbesondere wenn man genügend Projekte hat, an denen es was zu tun gibt. Wo ich drüber nachdenke, hat man an doofen Tagen meist trotzdem zu irgendwas Lust, halt nur nicht zu dem, was vor einem steht.

    Danke für die Anregung,
    Carsten Wendt

  2. Hallo Heike!

    Ja solche Tage, an denen man zwar viel arbeitet aber nicht wirklich was leistet, kenne ich nur allzu gut. Solche Tage habe ich meistens dann, wenn ich in der Früh schon mit dem Gedanken beginne, dass das heute wieder ein zäher Tag wird und ich eigentlich gar keine Lust habe. Dann fange ich nämlich nur halbherzig an und lasse mich auch ständig ablenken – zum Beispiel vom Ton des E-Mail-Programms (das ich natürlich wiedermal nicht lautlos gestellt habe) oder mir fallen noch hundert andere Dinge ein, die erledigt gehören. Doch sobald ich was anderes angefangen habe, fällt mir wieder was ein und so weiter…

    Das wäre irgendwie eine nette Blogparade gewesen, die ich leider versäumt habe. Schade 🙁

    Wünsch dir noch einen schönen Abend und vor allem produkte Tage 😉

    Liebe Grüße
    Martin

  3. Michel sagt

    Ein überaus informativer Artikel zum Thema Zeitmanagement. Auch wenn ich der Meinung war, mein Zeitmanagement läuft top, so habe ich hier noch einige gute Impulse bekommen. Vielen Dank dafür.

  4. Jens Uhlemann sagt

    Hallo Frau Lorenz,

    Ihr Beitrag zu Ivan Blatters Blogparade gefällt mir sehr gut. Besonders, dass Sie das Problem der „doofen Tage“ ehrlich ansprechen: Denn wahrscheinlich kennt jeder diese Tage, an denen man eigentlich will (und auch müßte), man sich aber einfach „nicht fühlt“ für anspruchsvolle Dinge! Komischerweise taucht bei den meisten Zeitmanagement-Artikeln dieser Punkt nicht auf – will man etwa keine Schwäche(n) zeigen? 😉

    Ich kenne solche Tage jedenfalls auch! Und da auf meiner ToDo-Liste immer genügend Dinge stehen, die ich auch „im Halbschlaf“ noch schaffe, ändere ich dann schon mal meinen Tagesplan. Man muss natürlich aufpassen, das diese „doofen Tage“ nicht zu häufig passieren – wenn doch, muss man sich nach den Ursachen fragen und etwas ändern.

    Hier für Ihre Leser noch schnell der Link zu meinem Blogparaden-Beitrag: http://www.das-unternehmerhandbuch.de/2013/06/12/zeitmanagement-tipp-auch-unproduktive-tage-sinnvoll-nutzen/

    Beste Grüße,
    Jens Uhlemann

    • Hallo Herr Uhlemann,
      danke für’s Lesen. Ich finde, man kann ruhig zugeben, dass nicht immer alles super läuft!

      Viele Grüße
      Heike Lorenz

      P.S.: Der Link geht auf meinen Artikel, aber ihren Beitrag habe ich ja schon im Text angepriesen 🙂

    • Jens Uhlemann sagt

      Upps, der falsche Link: Wie die Zwischenablage unter Android funktioniert, werde ich irgendwann auch noch lernen! 😉
      Eigentlich wollte ich natürlich diesen hier einfügen:

  5. Pingback: Zeitmanagement-Tipp: auch unproduktive Tage sinnvoll nutzen! | Heikes Projekte

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