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Weniger Zeit für Reisekosten-Abrechnung – mehr Zeit für den Kunden!

Reisekosten-Abrechnung

Beim Thema Reisen und Reisekostenabrechnung herrschen in manchen Firmen noch Betriebsabläufe, als sei gerade erst die Dampfmaschine erfunden worden.

Da holt sich der Mitarbeiter aus dem Drucksachen-Schrank das Antragsformular A9/b und die Drucksache D15 – in modernen Betrieben kann man beide Sachen natürlich direkt vom eigenen Computer heraus runterladen und ausdrucken. Dann gehen die Papiere per Hauspost auf Wanderschaft durchs Unternehmen. Von Abteilung über Hauptabteilung und Stabsabteilung zur Reisekosten-Abrechnungsstelle und zurück.

Weil natürlich irgendwas falsch ausgefüllt wurde gerne auch zweimal. Kaum ist ein Monat rum, schon ist die Sache erledigt.

Was für ein Unfug! So bläht man die Bürokratie auf. Für den operativen Bereich fehlen dann Zeit und Arbeitskraft. Dort, wo Kunden gewonnen, gepflegt, bedient und Umsätze  gemacht werden.

Fehler bei der Reisekosten-Abrechnung

Freilich, unnötigen bürokratischen Aufwand verursachen auch Fehler bei der Reisekostenabrechnung, die immer wieder von Mitarbeitern gemacht werden. Bei allen Rechnungen, die vom Arbeitgeber erstattet werden sollen, ist es wichtig, dass sie auf das Unternehmen ausgestellt sind, nicht auf den Mitarbeiter.

Das Finanzamt erkennt solche Rechnungen dann nicht an. Dem Mitarbeiter bleibt dann nur, den Reiseaufwand auf seiner eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Das will natürlich niemand.




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Nahezu standardmäßig wird vergessen, Übernachtung und Frühstück getrennt auf der Hotelrechnung ausweisen zu lassen. Das liegt an den unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen für beide Leistungen.

Problematisch können auch unplausible Belege sein – etwa Hotelrechnungen von fernab des Reiseziels oder Quittungen von Tankstellen abseits der Route. Dahinter vermutet das Finanzamt schnell einen privaten Nebenzweck der Dienstreise.

Software unterstützt die Reisekosten-Abrechnung

Die schnellste, unbürokratischste und dazu kostengünstigste Methode zur Reisekostenabrechnung ist der Einsatz einer spezialisierten Software, die von jedem Mitarbeiter selbst bedient wird.

Ein intelligentes System bettet alle Schritte von der Beantragung über die Genehmigung bis zur Abrechnung in einen Prozess ein. Unternehmensinterne Reiserichtlinien können problemlos individuell in solch ein Programm integriert werden. Ändert sich etwa die Steuergesetzgebung oder einschlägige Pauschalen, ist die Software in Sekundenschnelle aktualisiert.

Danken werden es Ihnen vor allem ihre Mitarbeiter. Reisekosten-Software beschleunigt den Abrechnungsprozess und vermeidet Fehler durch logische Menüführung. Und alle haben wieder mehr Zeit für das Wichtigste: den Kunden!

Foto: Gisela Peter  / pixelio.de

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