Finanzen & Buchhaltung
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Der Buchhaltungsordner – so geht’s!

Buchhaltungsordner

Buchhaltung – für viele Selbständige ein rotes Tuch!

Diese ganzen Zettel und Zahlen, Rechnungen, Belege, Quittungen, Kassenzettel, Kontoauszüge, Kassenbuchlisten, Monatsauswertungen und und und…

Schrecklich! Oder? Nur, wenn man kein System hat, denn dann verliert man schnell den Überblick und die Papierstapel werden immer höher.

Daher hier eine Anleitung, wie man den Buchhaltungswahnsinn und das Zettelchaos in den Griff bekommt 🙂

(Geeignet für alle, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen.)

Buchhaltung Basics

Vorweg kurz ein paar Worte zur Buchhaltung generell: jedes Mal, wenn im geschäftlichen Umfeld Geld bewegt wird ist ein Beleg erforderlich, der die Transaktion dokumentiert. Das kann alles Mögliche sein vom Kassenzettel aus dem Supermarkt, über Aus- & Eingangsrechnungen bis hin zum Mietvertrag oder einer Gehaltsabrechnung. Da sammelt sich im Laufe der Zeit also einiges an Papier.

Wie man die ganzen Zettel organisiert und ablegt möchte ich mit meinem Vorschlag für einen vernünftigen Buchhaltungsordner zeigen.

Die Struktur des Buchhaltungsordners

Mein Buchhaltungsordner ist wie folgt organisiert:

Basics vorweg

Ganz oben in meinem Buchhaltungsordner liegen ein Glückwunschfax meiner Eltern zur Gründung, meine Anmeldung beim Finanzamt, meine Umsatzsteuer-ID-Anmeldung und meine elster-Anmeldung. Diese Unterlagen hefte ich jedes Jahr in den neuen Buchhaltungsordner um und freue mich, wenn ich die Glückwünsche meiner Eltern sehe.

Allgemeines

Vor den Monatsabschlüssen sammle ich alle geschäftlichen Unterlagen, die steuer- oder rechtsrelevant sind. Das sind bei mir nicht so viele Zettel, daher kann ich sie so einfach zusammenfassen.

Je größer ein Unternehmen ist, desto mehr eigene Ordner braucht man natürlich für die jeweiligen Themen, aber für mich als Einzelunternehmer reicht es völlig aus, wenn ich alles in einem Ordner sammle. Einfach immer das aktuellste Dokument oben drauf, zur Not muss ich halt manchmal ein bisschen blättern.

Alle Dokumente, die auch im folgenden Jahr noch von Bedeutung sind, werden einfach zu Jahresbeginn in den neuen Ordner wieder unter „Allgemeines“ abgeheftet. So vergesse ich keine Vorgänge, die noch nicht abgeschlossen sind. Alles andere wandert mit dem Jahres-Buchhaltungsordner ins Archiv, das brauche ich ja nur in Ausnahmefällen.

Eine Unterrubrik habe ich für Dokumente eingerichtet, die ich am Jahresende für die Steuererklärung brauche, z.B. Anlagekarteikarten, wenn ich etwas gekauft habe, was abgeschrieben wird.

Offene Posten

Mit offenen Posten sind Rechnungen gemeint, die noch auf Zahlung warten. Das gilt sowohl für Ausgangsrechnungen als auch für Eingangsrechnungen, d.h. es gibt zwei Unterrubriken in diesem Bereich (offene Ausgangsrechnungen und offene Eingangsrechnungen, hierzu zählen auch noch nicht abgebuchte Kreditkartenbelege etc.).

Da ich die ganzen Zahlungsvorgänge über Büro Easy Plus steuere, habe ich das alles elektronisch und sammle hier einfach die Belege für Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge bevor ich sie beim Monatsabschluss ordentlich wegsortiere.

Wer kein Buchhaltungsprogramm nutzt, kann diese einfache Methode aber sehr gut verwenden, um mit einem Blick festzustellen, ob es noch Kundenzahlungen ausstehen bzw. ob noch Rechnungen von Lieferanten zu begleichen sind. Existieren nach dem Monatsabschluss in diesem Bereich noch Zettel, dann muss man einfach nur nachgucken, ob man irgendwen erinnern bzw. bezahlen muss oder ob die Zettel noch ein wenig liegenbleiben dürfen.

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Monatsabschlüsse

  • Dieser Bereich hat eine Unterteilung in Monate, d.h. ein Register von 1 – 12.
  • In jedem Monat finden sich die Kontoauszüge mit den zugehörigen Belegen dahinter. Das gilt für alle Konten inkl. Kassenbuch, Kreditkartenkonto und PayPal-Konto.
  • Obenauf lege ich jeden Monat die Monatsauswertung, um zu sehen, ob ich eigentlich noch im Plan liege, mir Sorgen machen muss oder einen Urlaub buchen sollte 🙂

Der Ablauf des Monatsabschlusses

Während des Monats sammle ich alle Belege in einem einfachen Mäppchen, damit ich diese dann in einem Aufwasch am Monatsende wegsortieren kann. Wobei ich darauf achte, dass in dieses Mäppchen nur erledigte Unterlagen kommen.

D.h. bei mir, dass ich z.B. mit Terminüberweisungen arbeite, damit ich Lieferantenrechnungen nicht zweimal anfassen muss. Ich lege die Bezahlung der Rechnung auf Termin direkt bei Eingang der Rechnung, drucke diese ggfs. aus, lege sie ins Mäppchen und damit ist der Vorgang erst mal erledigt. Ich muss an nichts mehr denken, verpasse keinen Termin und habe den Zettel vom Tisch. Lastschriften behandle ich genauso: ich drucke die Rechnung aus und erfasse sie in meinem Buchhaltungsprogramm und bin mir so sicher, dass ich nicht vergesse, dass von dem Geld auf dem Konto gar nicht alles mir gehört. Danach: ab ins Mäppchen und fertig. Gleiches gilt für Kundenrechnungen. Schreiben & drucken (erfasst sind sie damit eh‘ schon) und ab ins Mäppchen.

Am Anfang des Folgemonats nehme ich mir dann ca. zwei Stunden Zeit, um den Buchhaltungsordner zu befüllen und alle Belege ordentlich abzuheften.

Dazu ziehe ich bei allen Banken Kontoauszüge bzw. lade diese online runter, lade mir den PayPal-Auszug runter und drucke Kassenbuch & Kreditkartenkonto aus.

Dann beginne ich mit den Bankauszügen und hefte hinter jede Seite die jeweils zugehörigen Belege und hake die Buchung auf dem Auszug ab. Die Belege befinden sich entweder im Mäppchen oder sind noch aus dem Vormonat im „Offene Posten“-Bereich abgelegt. Das mache ich dann auch noch für PayPal, Kreditkarte & Kassenbuch. Obenauf der Ausdruck meiner Monatsauswertung und fertig.

Ach ja, Belege auf Thermopapier kopiere ich, da die ganz schnell unleserlich werden!

Schließlich hefte ich alle Belege aus dem Mäppchen, die noch auf Zahlung warten, einfach unter „Offene Posten“ ab und – schwupps – Monatsabschluss fertig!

Jahresabschluss

Am Jahresende ergänze ich den fertigen Buchhaltungsordner einfach um die Steuererklärung inkl. Anlagespiegel (diese Dokumente lege ich oben auf) und schon kann der ganze Kram ins Archiv und ist aus den Füßen.

Gar nicht so schwer, oder?

Fazit

Natürlich eignet sich dieser Buchhaltungsordner nicht für jeden, aber die Grundstruktur passt für alle, die eine Einnahme-Überschuss-Rechnung machen müssen.

Bei Unternehmen, die eine SOLL-Buchhaltung machen, muss der Buchhaltungsordner natürlich ein wenig anders strukturiert sein, aber dazu an anderer Stelle mehr.

Ich hoffe, ich konnte dem einen oder anderen ein wenig helfen und freue mich natürlich über gute Tipps, es lässt sich ja immer was verbessern! Einfach einen Kommentar hinterlassen, dann profitieren alle Leser davon 🙂

Foto: Harald Wanetschka  / pixelio.de

3 Kommentare

  1. Jasmina sagt

    Hallo Heike,

    ein super Artikel, der alles Wesentliche erläutert – sehr schön finde ich auch Dein kleines „Motivationsritual“ mit dem Glückwunschschreiben Deiner Eltern 🙂 Ich habe die Ablage als Einzelunternehmerin in den ersten 2 Jahren auch so organisiert. Mittlerweile sind es aber so viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen geworden, dass ich besser mit getrennten Ordnern für Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, sowie einem weiteren für alle Auszüge und Monatssabschlüsse klar komme.

    Liebe Grüße und weiterhin viel Erfolg
    Jasmina

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