Um sich im dynamischen Wettbewerb erfolgreich und dauerhaft zu platzieren, müssen Agenturen ein Höchstmaß an Flexibilität, Servicestärke und Zuverlässigkeit leisten. Ständig sich verändernde Marktbedingungen erfordern kurze Reaktionszeiten und Anpassungsfähigkeit. Um dem steigenden Druck standzuhalten, sind Agenturen geforderter ihre Arbeitsläufe zu optimieren.

Der Markt bietet spezielle Softwarelösungen für Agenturen, um genau dieses Ziel zu erreichen. Das Unternehmen Because Software AG mit Sitz in Deutschland wirbt mit der Agentursoftware easyJOB. Wir haben uns die Software genauer angeschaut und sagen Ihnen was Sie wissen sollten.

Was eine gute Agentursoftware ausmacht

Grundsätzlich gibt es zwei grundlegende Aufgaben, die eine gute Agentursoftware leisten sollte: Zum einen muss sie Arbeitsabläufe sinnvoll und effizient optimieren.

Aufgrund der Individualität, die unter Agenturen herrscht, darf sie jedoch keinesfalls feste Abläufe vorgeben und damit den Umgang einschränken. Schließlich gibt es neben Designagenturen zahlreiche andere Agenturformen wie Werbeagenturen, PR-Agenturen oder Nachrichtenagenturen. Jedes Unternehmen hat seine ganz individuellen internen Abläufe.

Die Agentursoftware muss deshalb anpassbar und offen sein. Umfangreiche Funktionen und Möglichkeiten sind gefordert, um den hohen Ansprüchen von Agenturen gerecht zu werden.

Agentursoftware easyJOB und ihr Umfang

Grundsätzlich enthält die Agentursoftware easyJOB, die über because-software.com gekauft oder geleast werden kann, zahlreiche Werkzeuge für den Alltag in einer Agentur.

Zu den Inhalten gehören Projektmanagement, Ressourcenplanung, Buchhaltung, Jobabwicklung, Controlling, Stundenerfassung, CRM, Dokumentenmanagement sowie die Erstellung von Formularen und Layouts im Agenturdesign. Mit individuellen Schnittstellen soll der Datenexport umsetzbar sein.

Positiv anzumerken ist in diesem Zusammenhang, dass sämtliche Funktionen nach Bedarf nutzbar sind. Somit lässt sich die Software an den individuellen Arbeitsalltag anpassen. Auffallend sind die vielen persönlichen Einstellungen und flexiblen Features, die sich individualisieren lassen und ohne weitere Programmierung funktionieren. Nachfolgend Erläuterungen zu einigen Funktionen.

Buchhaltung, Controlling und Co.

easyJOB ermöglicht die Vorbereitung der Buchhaltung und kann optional als Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung dienen. Das Verwalten von Belegen, Erfassen und Erstellen von Rechnungen, Mahnwesen und mehr lässt sich problemlos realisieren.

Durch eine übersichtliche Darstellung, wie im folgenden Screenshot erkennbar, ist der Überblick jederzeit gegeben, was den Arbeitsalltag erleichtert.

Buchhaltung mit easyJob

Nicht weniger übersichtlich sind die Masken im Bereich Controlling. Die Budgetierung, das Überprüfen von Deckungsbeiträgen und diverse Auswertungen lassen sich umsetzen.

Falls das Erfassen von Stunden in einer Agentur erwünscht ist, gibt es hierfür einen separaten Bereich. Beispielsweise wäre es möglich geleistete Arbeitsstunden zu vermerken, um die Aufwandsübersicht zu wahren.

Dokumentenverwaltung

Dokumente werden in Agenturen täglich in großer Anzahl erstellt. Rechnungen, Angebote, Emails, Broschüren und ähnliches stehen an der Tagesordnung. easyJOB hat eine Funktion integriert, die es ermöglicht Dokumente aller Art abzulegen, um bei Bedarf schnell und bequem darauf zugreifen zu können.

Dokumentenmanagement mit easyJob

Ressourcenplanung

Besonders gut hat uns unter den Funktionen der Bereich der Ressourcenplanung gefallen. Gerade dieses Thema macht vielen Agenturen zu schaffen. Bei allen offenen und neu eingehenden Aufträgen sowie laufenden Projekten den Überblick zu bewahren und Fristen einzuhalten ist zweifelsfrei eine Herausforderung.

Im folgenden Screenshot finden Sie ein Beispiel einer Maske zu einer möglichen Planung. Wie Sie sehen können Aufgaben an Mitarbeiter vergeben, Arbeitszeiten eingeteilt und überfällige Aufgaben angezeigt werden. Freie Kapazitäten sind auf einen Blick erkennbar, wodurch anstehende Aufgaben zügig zuteilbar sind. Dank intuitiv nutzbarer Drag & Drop Funktion sind Termine und Aufgaben komfortabel verschiebbar.

Ressourcenplanung mit easyJob

Investitionssicherheit

Zu erwähnen sei an dieser Stelle noch, dass Agenturen beim Verwenden von easyJOB Dank ständiger Weiterentwicklung seitens der Entwickler und der langjährigen Nutzbarkeit von einer gewissen Investitionssicherheit profitieren.

Fazit zu easyJOB

Die Agentursoftware easyJOB ist umfangreich und bietet die Chance Arbeitsabläufe in sämtlichen Bereiche sinnvoll zu optimieren. Hervorzuheben ist die Anpassungsfähigkeit der Software, die es ermöglich auf Veränderungen dynamisch zu reagieren. Aufgrund des Umfangs eignet sich easyJOB als Komplettlösung.