Täglich werden wir zugeschüttet mit Informationen. Flyer, Prospekte, Zeitschriften, (Werbe-)Mails, Newsletter, hilfreiche Links, ToDos, Social Media Postings und und und … alles landet auf unserem Schreibtisch, schreit nach unserer Aufmerksamkeit und wir versinken in dieser Informationsflut.

Aber nutzen wir diese gesammelten Informationen auch irgendwann? Oder versinken wir in der Informationsflut und können später Wichtiges gar nicht mehr von Unwichtigem unterscheiden?

Hier 5 Tipps, wie sie mit den Informationsmassen sinnvoll umgehen können.

1. Informationen kategorisieren

Ganz ehrlich: es gibt doch eigentlich nur vier Sorten von Informationen:

• Nachrichten, die noch Teil eines aktiven Vorgangs sind.
• Jene Informationen oder Unterlagen, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören, aber aufbewahrt werden müssen.
• Ganz viele Mitteilungen, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören und nie wieder benötigt werden.
• Und Unmengen von Informationen, die wir nicht benötigen und auch niemals benötigen werden.

Hat man seine Informationsmassen erst einmal einer dieser vier Kategorien zugeordnet, dann ist die Strukturierung ganz einfach.

Alles, was zu einem aktiven Vorgang gehört, wird sinnvoll abgelegt oder zu einer Aufgabe umgewandelt. Informationen und Unterlagen, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören und aufbewahrt werden müssen, gehören ins Archiv. Alles andere wandert in den Papierkorb, egal ob virtuell oder real.

2. Sinnvoll ablegen

Informationen und Unterlagen, die zu einem Thema gehören, welches noch nicht abgeschlossen ist, muss man zwangsläufig aufheben. Klar. Egal ob Pultordner, Pinnwand, Ablagekasten oder ähnliches, wichtig ist, dass man schnell darauf Zugriff hat, wenn man die Unterlagen benötigt. Große Stapel auf dem Schreibtisch sind da wenig hilfreich. Eine sortierte und strukturierte Ablage spart später enorm viel Zeit.

Das gilt natürlich auch für digitale Unterlagen und Nachrichten. Ob man hilfreiche Links im Browser – oder beispielsweise bei Pocket – speichert, Unterordner im Mail-Postfach anlegt oder alles in der Cloud speichert, wie zum Beispiel Notizen bei Google Notes (bzw. Google Now/Google Keep), die auf allen mobilen Geräten stets verfügbar sind – wichtig ist, dass man schnell und einfach findet, was man zur Erledigung der aktiven Vorgänge und Aufgaben benötigt.

Aber Achtung: nicht alles, was man später noch benötigt, muss man wirklich ablegen. Aus Zeitungen immer nur den Artikel aufheben, den man später lesen möchte. Nicht das ganze Heft. Alles, was sich mit Google schnell wieder beschaffen lässt, muss man ebenfalls nicht archivieren. Und man muss vor allem nicht eine Information mehrfach speichern, wenn sie zu mehreren Vorgängen gehört. Da reicht ein einfacher Querverweis und schon verringert sich die Ablage :-)

3. Aufgaben organisieren

Viele der hereinkommenden Informationen enthalten Aufgaben. Manches muss sofort erledigt werden, anderes erst in drei Monaten. Manchmal reicht ein kurzes Feedback, andere Aufgaben erfordern mehr Zeit und Grips von uns.

Warum also nicht sofort aus der Information eine Aufgabe erstellen? Egal ob in Papierform oder als Mail oder Link, wenn man nicht zeitnah diese eingehende Information in ein ToDo (=Aufgabe) umwandelt, besteht die Gefahr, dass sie in der Flut der anderen Mitteilungen untergeht. Am besten der Aufgabe auch gleich einen Termin und eine Priorität zuweisen, dann verliert man sie nicht aus den Augen.

Wie man das bewerkstelligt, bleibt dem persönlichen Geschmack überlassen. Ob man per Hand ToDo-Listen schreibt, Mails in Outlook in Aufgaben verschiebt oder sonstige Helferlein nutzt – Hauptsache, man weiß auch morgen noch, dass ein Thema darauf wartet, erledigt zu werden.

4. Vernünftig archivieren

Auch wenn ein Vorgang abgeschlossen ist, gibt es immer Informationen und Unterlagen, die man nicht wegwerfen oder löschen kann. Seien es die Buchhaltungs-Unterlagen oder Dokumentationen eines Projekts, eine Restmenge bleibt immer.

Auch für das Archiv gelten die gleichen Regeln wie für die Ablage: wichtig ist, dass man schnell darauf Zugriff hat, wenn man die Unterlagen benötigt. Ob das nun Papier-Ordner mit einer vernünftigen Struktur sind oder umfangreiche Datenbanken, es lohnt sich gut nachzudenken und eine sinnvolle Struktur zu entwickeln, bevor man alles irgendwie archiviert. Denn: man sollte sich auch in 10 Jahren noch im Archiv zurechtfinden können!

5. Beherzt löschen!

Das hier ist mein Lieblingspunkt. Löschen, wegschmeißen, shreddern – das befreite Gefühl danach ist wunderbar. Ich meine das durchaus ernst: alles was nicht benötigt wird, entsorgen! Werbezeitschriften, Newsletter, Flyer, alte Notizen – viele dieser Informationen sind einfach nur überflüssig und müllen uns zu.

Kommt wieder einmal ein Newsletter, den ich nie lese, dann melde ich mich ab. Sofort. Zeitschriften, die ich sowieso nie durchblättere, bestelle ich ab. Dann komme ich gar nicht erst in Versuchung, sie irgendwo zu lagern. Mails, die ich beantwortet habe, lösche ich. In meiner Antwort ist ja die vorherige Nachricht enthalten, wieso das also doppelt aufheben? Und vor allem in regelmäßigen Abständen die Ablage (s.o.) durchforsten nach Informationen, die doch nicht so wichtig waren, wie mal gedacht – und dann sofort weg damit in die „Ablage P“.

Weitere Tipps gegen die Informationsflut

Noch mehr Wissen rund um Ordnung und Organisation gibt’s natürlich hier im Unternehmerhandbuch.

Folgende Beiträge kann ich gegen Informationsflut empfehlen:

• Friday Five – Ordnung ist das halbe Leben – 5 Tipps zum Ordnung schaffen und halten
• 3 Tipps für mehr Ordnung im Büro – die drei besten Tipps, das Chaos auf dem Schreibtisch zu beseitigen und langfristig mehr Ordnung im Büro zu halten
• Die optimale Ordnerstruktur? So geht’s! – Wie findet man für das eigene Unternehmen die optimale Ordnung im Ordner?
• Büroorganisation – den Urlaub vorbereiten! – Ein paar Tipps, wie man seinen Urlaub so vorbereiten kann, dass es während der Abwesenheit nicht zum Kollaps in der Firma kommt und man im Urlaub auch mal wirklich frei nehmen kann!

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