Management & Controlling
Schreibe einen Kommentar

Selbstorganisation – 15 hilfreiche Tipps

Selbstorganisation

Das kennt doch jeder: es herrscht Chaos im Kopf, die Produktivität sinkt und irgendwie lassen Begeisterung und Energie für den Job nach …

Willkommen in der Welt der Solopreneure: Mit vollem Kopf, überquellendem Mail-Postfach und einer To-Do-Liste so lang wie die A1 wünscht man sich einfach nur der Tag hätte mehr als 24 Stunden.

Höchste Zeit für eine bessere Selbstorganisation! Hier meine 15 Tipps, wie ihr euch selbst und eure ToDos besser sortiert, um all das zu schaffen, was ihr gerne schaffen würdet 🙂

Das Wichtigste zuerst!

Notizen erstellen

Das aller aller aller Wichtigste ist, alles aufzuschreiben! Jede Idee, jede Aufgabe, jeden Plan – alles notieren, sonst geht es (vielleicht) unter.

Die Notizen helfen euch außerdem dabei euch selbst zu sortieren und das Gefühl der Überforderung zu reduzieren. Ihr könnt euch besser fokussieren und leichter wichtiges von unwichtigem trennen.

Auch für eine vorausschauende Planung sind Notizen ganz wichtig. Nur so merkt ihr frühzeitig, ob ToDos eventuell kollidieren oder koordiniert werden müssen.

Das alles muss gar nicht aufwendig am PC oder in einer App erledigt werden. Notizzettel und ein Stift reichen völlig aus 🙂

Planung & Deadlines

Große Aufgaben erledigen sich leichter, wenn man sie in kleine Schritte zerlegt. So sieht man nicht nur einen Riesen-Berge, den es zu besteigen gilt, sondern viele kleine Hügel, die sich viel leichter überwinden lassen.

Daher: zerteilt eure großen Ziele in viele kleine Schritte und plant diese im Kalender ein. Das hilft enorm, um fokussiert zu bleiben und ein Gefühl für die Zeit zu entwickeln, die man mit der Aufgabe verbringen möchte.

Außerdem hat man zwischendurch immer wieder das tolle Gefühl, etwas erledigt zu haben 🙂 Supergut für die Motivation!

Dinge sofort erledigen

Ja genau, einfach mal nicht aufschieben, sondern SOFORT erledigen. Oder zumindest ganz ganz schnell, solange Du noch motiviert bist! Warum? Nun ja: wegen der 5-Second-Rule.

5-Second-Rule? Genau, 5 Sekunden nach dem Impuls etwas zu tun, lässt die Motivation dazu deutlich nach. Also ran an die Buletten und nicht zu lang zögern, sonst erledigt ihr es nie.

Schieben wir Dinge auf, führt das oft zu Stress, weil man die ganze Zeit die noch offenen ToDos im Hinterkopf hat – kein gutes Gefühl, oder? Da kommt dann ganz schnell wieder diese Empfindung von Überforderung und Stagnation hoch. Also weg damit, dann belastet es euch nicht.

Ordnung halten

Klingt total spießig, aber in dem ich versuche wichtige Papiere, Mails, Dokumente u.ä. immer zeitnah sortiert abzulegen, behalte ich den Überblick und stehe nicht irgendwann vor einem Riesenberg, der kaum zu schaffen ist.

Außerdem habe ich wirklich keine Lust, meine Zeit mit Suchen zu verplempern. Suchen nach der Mail von neulich, suchen nach dem interessanten Link, suchen nach den Unterlagen, suchen nach den Notizen und dem Schlüssel – alles verschwendete Zeit, die ich lieber in einen Kaffee mit einer Freundin investiere 🙂

Auch ganz wichtig: Wegschmeißen! Dieses ganze Zeug, was man irgendwann nochmal lesen will, die Klamotten, die sicher in ein paar Jahren wieder modern werden, die Unterlagen aus dem Projekt von vor 5 Jahren – der Papierkorb ist eine wirklich gute Alternative zu den Sammelbergen, die einen ja doch nur belasten und einem ein schlechtes Gewissen machen, weil sie ja so schon seit Jahren auf mich warten.

Also weg damit!

Automatisieren wo es geht

Das gilt für mich vor allem bei den Aufgaben rund um meine 3 Handbücher: alles, was ein Tool oder eine Liste für mich übernehmen kann, dass automatisiere ich. Ich kümmere mich lieber um die wirklich wichtigen Dinge.

Social-Seeding per Hand erledigen? Ich würde den ganzen Tag nichts anderes mehr tun. Jedes Quartal selbst an ein Update der Media-Kits denken? Outlook erinnert mich gerne daran. Die monatliche Hosting-Gebühr überweisen? Dafür gibt es doch das Lastschrift-Verfahren.

Lieber setze ich Prioritäten und konzentriere mich auf die wirklich wichtigen Dinge. Sonst habe ich zwar am Ende des Tages viel erledigt, aber leider nichts wirklich Zielführendes geschafft – auch doof.

Kleine Hilfe: ich mache mir gerne Listen mit den Dingen, die ich erledigen möchte. So sehe ich ganz schnell, was davon wirklich wichtig ist und was eben auch nicht 🙂

Zeitmanagement-Tipps

Zum Thema Zeitmanagement gibt es hier im Unternehmerhandbuch schon so einiges: Zeitmanagement.

Das Wichtigste hier kurz im Überblick:

Puffer einplanen

Lasst euch ein wenig Spielraum zwischen den einzelnen Aufgaben. Es kann ja immer mal etwas Unerwartetes dazwischen kommen und wenn man keine Puffer einplant, dann gerät man leicht Zeitdruck, wenn man keine Luft zwischen den Terminen und Aufgaben hat.

Prioritäten täglich prüfen

Auch das ist wichtig: guckt täglich kurz nach, was an diesem Tag Priorität hat und was nicht. Das wichtigste erledigt man am besten als erstes, sonst bleibt es nachher liegen und man hat nur weniger wichtiges erledigt.

WERBUNG

Lesetipp: Prioritäten setzen bei der Tagesplanung? So geht’s.

Das Wichtigste zuerst!

Das hatten wir ja vorhin schon: immer das Wichtigste zuerst erledigen. Immer!

Hat man sich erst einmal klar gemacht, was heute das Wichtigste ist, und seine Aufgaben und Termine danach sortiert, ergibt sich der Rest meist von selbst. Denn dann ist klar, was man zuerst macht und was man (zumindest heute) liegen lässt.

Projektplan erstellen

Wenn ihr für jedes Projekt einen Plan erstellt, dann vergesst ihr nichts und haltet euch auch nicht mit Nebensächlichkeiten auf. Außerdem bleibt ihr fokussiert – ein ganz wichtiges Thema, um auch wirklich voran zu kommen.

Kalender synchronisieren

Ich habe einen analogen Kalender, mein Handy und am PC den Outlook-Kalender. In dem ich alle synchron halte, geht kein Termin und keine Aufgabe unter. Das hilft immens bei der Selbstorganisation.

Zeitfresser eliminieren

Kennt ihr das? Irgendwie ist der Tag rum und wieder nichts geschafft? Vielleicht solltet ihr einmal genau hinschauen, mit was ihr euch den ganzen Tag beschäftigt habt. So finden sich überall kleine Zeitfresser, die einem die Zeit für die wirklich wichtigen Dinge stehlen.

Je mehr ihr davon abschaltet, umso produktiver werden eure Tage 🙂

Unterbrechungen vermeiden

Wenn ich schreibe, dann brauche ich Ruhe. Denn wenn ich dauernd unterbrochen werde, dann muss ich jedes Mal neu meine Gedanken sammeln und verliere so Zeit und manchmal auch den Faden.

Manchmal schalte ich daher E-Mail, Facebook, WhatsApp und alle Telefone aus, um wirklich in Ruhe und vor allem am Stück denken und schreiben zu können. Nur so kann ich mich völlig auf die aktuelle Aufgabe konzentrieren und diese konsequent erledigen.

Jede kleine Unterbrechung kostet Zeit, daher solltet ihr versuchen, möglichst alle eure Aufgaben am Stück zu erledigen, das geht nämlich deutlich schneller 🙂

Delegieren

Die beste Lösung für Zeitprobleme ist oft, dass jemand anderes die Arbeit macht. Was man nicht selbst erledigen muss, entlastet das eigene Zeitbudget.

Mehr zum Thema Delegieren findet ihr hier.

Realistische Ziele setzen

Was das mit Zeitmanagement zu tun hat? Nun ja, wer seine Zeit mit dem verfolgen unrealistischer Ziele vergeudet, der hat permanent das Gefühl nicht voran zu kommen. Wenn ihr euch also wirklich erreichbare Ziele setzt, erhöht ihr die Chance diese auch zu erreichen immens.

Wie ich das mit dem Ziele setzen halte, lest ihr hier: Ziele setzen – eine gute Idee?

Checklisten nutzen

Warum? Zum einen, weil ich mich so am besten selbst organisieren kann und zum anderen, weil jeder Haken mir ein gutes Gefühl gibt.

Indem ich Listen erstelle, zwinge ich mich genauer über meine Vorhaben nachzudenken, als wenn ich alles nur im Kopf durchspiele. Ich muss keine Angst mehr haben etwas zu vergessen und meinen Kopf nicht mit allen Punkten zumüllen. Was auf der Liste steht kann aus meinem Kopf raus – herrlich!

Und wenn ich dann schon mal so eine Liste habe und diese Punkt für Punkt abhake, fühle ich mich gleich viel produktiver und die Chance, dass ich etwas wirklich komplett erledige, steigt enorm.

Ja, ich liebe Listen und am allermeisten Checklisten 🙂 Klick um zu Tweeten

Gute Angewohnheiten organisierter Menschen

Zum Schluss hier noch ein paar Angewohnheiten, die viele extrem produktive Menschen teilen:

  • Früh aufstehen: so könnt ihr die Morgenruhe nutzen und euren Tag gemütlich und strukturiert vorbereiten.
  • Ich–Zeit: jeder muss auch mal Zeit für sich haben. Was ihr dann damit anfangt bleibt euch überlassen. Meditieren, joggen, ein Buch lesen oder einfach reglos auf der Couch liegen. Ganz egal, Hauptsache ihr fokussiert euch auf euch selbst, schaltet mal ab und ladet euren Energiespeicher dabei auf 🙂
  • Gesund essen: klingt vielleicht komisch, aber wer sich gesund ernährt, fühlt sich fitter und energiegeladener. Das hilft eindeutig produktiver durch den Tag zu kommen. (Kleine Leseempfehlung an dieser Stelle: Das Ernährungshandbuch)
  • Gesund leben: das geht in die gleiche Richtung wie die gesunde Ernährung – Sport und ausreichend Schlaf versorgen euch mit Energie. Der Energie, die ihr benötigt, um eure Ziele anzugehen und zu erreichen.
  • Nichts aufschieben: alles was ihr aufschiebt ist eben nicht erledigt und was nicht erledigt wird bringt euch nicht weiter. So einfach ist das.
  • Ehrlichkeit: ein guter Tipp zu Letzt: seid ehrlich. Zu anderen und vor allem zu euch selbst. Ehrlich in Bezug auf was ihr tun wollt, getan habt, wofür ihr Zeit habt und vor allem haben wollt, was euch wirklich wichtig ist und was eben auch nicht. Verschwendet eure Zeit nicht mit dem aufrechterhalten von Illusionen und kleinen (großen) Lügen, denn das ist auf jeden Fall verschwendete Energie.

Und jetzt?

Erledigt etwas, irgendetwas, aber kommt auf jeden Fall in die Puschen 🙂 Klick um zu Tweeten

Und seid nicht geknickt, wenn heute so gar nicht euer Tag ist, auch dafür gibt es einen Tipp von mir: Auch unproduktive Tage sinnvoll nutzen!

Foto: HomeArt / shutterstock.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.