Finanzen & Buchhaltung
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Liquidität – korrekte Rechnungen stellen! (1)

Rechnungen stellen

In dieser Serie rund um das Thema „Liquidität“ geht es um die kleinen und großen Maßnahmen, mit denen man als Unternehmer seine Zahlungsfähigkeit positiv beeinflussen kann.

Einer der Faktoren, welche die Liquidität positiv beeinflussen, sind Einnahmen – klingt komisch, ist aber so 😉

Und wie kommt man da dran?

Vor allem in dem man seinen Kunden korrekt die Leistungen und Produkte in Rechnung stellt, die man erbracht bzw. geliefert hat.

Klingt simpel, aber oft scheitern Unternehmer bereits hier.

Im Folgenden also eine Auflistung der wichtigsten Punkte rund um das Thema „korrekte Rechnungen stellen“ und die häufigsten Fehlerquellen.

Los geht’s!

Wieso muss man überhaupt eine Rechnung stellen?

Das steht im §14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes: http://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html

Kurz zusammengefasst: wenn man an ein Unternehmen oder eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist, eine Leistung oder Lieferung erbringt, so muss man innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung stellen. (Ausnahmen und Sonderfälle lasse ich hier mal weg, da fragt man wenn man Zweifel lieber einen Steuerberater oder Rechtsanwalt.)

Wenn diese Rechnung dann auch noch korrekt ausgestellt wird, steigen die Chancen, dass sie bezahlt wird, erheblich.

Was sind die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung?

Auch das steht im §14 des Umsatzsteuergesetzes im Abs. 4:

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers

Häufigste Fehlerquellen:

  • Die Buchhaltung des Kunden hat eine andere Adresse: Gerade bei großen Unternehmen gibt es oft ein zentrales Rechnungswesen, an das die Rechnungen adressiert werden müssen. Da kann die Adresse schon mal komplett anders sein als die der Marketingabteilung, mit der man das Projekt durchgeführt hat. Wenn man eine Bestellung hat lieber genau hingucken oder im Vorfeld den Projektansprechpartner fragen, damit nachher nichts schief geht.
  • Fehlender Ansprechpartner: wenn man vergisst den zuständigen Ansprechpartner im Adresskopf zu nennen kann es sein, dass die Rechnung dann beim Kunden wochenlang durchs Haus irrt, weil sie nicht zugeordnet werden kann.
  • Falsche Firmierung des Kunden: schon wenn man ein Wort in längeren Firmennamen vergisst, ist die Rechnung nicht korrekt und muss neu erstellt werden. Das kostet wertvolle Zeit und verzögert die Zahlung. Manchmal firmieren Unternehmen auch um, wenn sich z.B. die Gesellschafterstruktur ändert. Also besser noch mal nachfragen, selbst wenn man schon seit Jahren zusammen arbeitet.
  • Falsche Firmierung des Lieferanten / Leistenden: auch hier kann man Fehler machen. So ist der schicke „Firmen“-Name eines Freiberuflers oder Kleingewerbetreibenden eben NICHT dessen Firma, sondern der eigene Name muss mit auf der Rechnung stehen. Bei mir reicht zum Beispiel LORENZ consultants nicht, es muss unbedingt Heike Lorenz auf der Rechnung stehen. Auch die Rechtsform ist Teil des vollständigen Namens. Fehlt z.B. bei Müller & Meier der Zusatz GbR, so ist die Rechnung nicht korrekt ausgestellt und die Zahlung verzögert sich.

2. die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Häufigste Fehlerquellen:

    www.blitzarchiv.de
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  • die Steuernummer fehlt komplett: da hilft natürlich vorgedrucktes Briefpapier oder eine Rechnungsdokument-Vorlage, wo die Steuernummer einfach fest hinterlegt ist.
  • bei der Umsatzsteuer-ID fehlt das Länderkennzeichen: JEDE Umsatzsteuer-ID beginnt mit Buchstaben zur Kennzeichnung des Landes, aus dem der Unternehmer kommt, also Obacht!

Auch nicht wirklich schön: es werden Steuernummer und Umsatzsteuer-ID angegeben. Eine reicht völlig und meiner Meinung nach sieht die Umsatzsteuer-ID schicker aus 😉

3. das Ausstellungsdatum

Häufigste Fehlerquellen:

  • es fehlt einfach: was soll ich sagen? Draufschreiben!
  • oder ist so blöd positioniert, dass die Buchhaltung des Kunden es nur schwer findet – muss ja nicht sein, oder?

Beim Datum sollte man außerdem an die Umsatzsteuer denken, wenn man keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Die Rechnung am Ende des Monats stellen hat zur Folge, dass die enthaltene Umsatzsteuer einen Monat früher fällig wird – auch nicht gut für die Liquidität.


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4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer)

Häufigste Fehlerquellen:

  • die Rechnungsnummer fehlt
  • die Rechnungsnummer ist doppelt vergeben
  • die Vergabe der Rechnungsnummer ist willkürlich

Die letzten beiden Punkte kann der Kunde zwar nicht feststellen, aber wenn mal das Finanzamt gucken kommt wird’s ungemütlich. Dabei müssen die Rechnungsnummern gar nicht unbedingt bei 1 anfangen und dann lückenlos weiter gehen, sondern es muss nur sichergestellt werden, dass jede Rechnungsnummer nach einem System nur einmal vergeben wird. Dabei kann man durchaus auch zusätzlich Buchstaben einflechten, um z.B. den Kunden oder die Art des Projekts zu kennzeichnen.

Mehr Informationen

So, soviel für heute zum Thema Liquidität – weiter geht’s nach Ostern am 28.04.11 mit Teil 2 dieses Artikels. Darin folgen dann die Punkte 5 – 10, Kleinbetragsbelege und Rechnungen ins Ausland 😉

Hier der Link zu allen Artikeln dieser Serie:

Liquidität

Ich möchte betonen, dass ich kein Rechtsanwalt, Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer bin und die dargestellten Informationen meine persönliche Meinung widerspiegeln.

Foto: Rainer Sturm / pixelio.de




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