Gastbeitrag von Daniel Dimpker
Neulich habe ich ja schon ein paar Vorschläge gemacht, wie man beruhigt in den Urlaub fahren kann, ohne dass im Büro alles zusammenbricht: Büroorganisation – den Urlaub vorbereiten!
Heute noch ein ganz anderer Tipp: man lässt einfach einen Profi ans Telefon gehen!
Wie das geht hat mir Daniel Dimpker, Vorstand von der Bueroservice24 AG, verraten ;-)
Sein Vorschlag: Die Telefonzentrale auslagern an einen Spezialisten. Denn eine ständige telefonische Erreichbarkeit stellt in vielen Branchen einen enormen Wettbewerbsvorteil dar.
Kein Schwein ruft mich an? Schön wär’s…
Welcher Unternehmer kennt diese Situation nicht? Die Arbeit stapelt sich auf dem Schreibtisch, wichtige Termine stehen vor der Tür und ständig klingelt das Telefon. Viele Manager können sich in solchen Situationen nicht auf die eigentliche Arbeit konzentrieren oder geraten in Stresssituationen. Eine Lösung für das Problem wäre eine Sekretärin, die jeden Anruf entgegennimmt, nach Relevanz filtert und damit dem Manager den Rücken frei hält. Das Problem aber ist, dass die eigene Sekretärin ebenso überlastet ist und weiteres Personal kurzfristig nicht zur Verfügung steht. Darüber hinaus muss jede Personalentscheidung aus Kostengründen sorgfältig abgewogen werden.
Es gibt auch einen anderen Weg: Die Telefonzentrale auslagern an einen Spezialisten. Viele Unternehmen, wie zum Beispiel Bueroservice24.de, bieten ein professionelles Telefonsekretariat an.
Das Telefonsekretariat stellt für kleine und mittelständische Unternehmen eine perfekte Unterstützung für den Büroalltag, zu geringen Kosten. Viele Unternehmen nutzen bereits heute ein externes Telefonsekretariat, dazu gehören zum Beispiel Existenzgründer, Maklerbüros, Anwaltskanzleien, Arztpraxen und etablierte Mittelständler. Der professionelle Telefonservice ermöglicht es Kundentermine außer Haus wahrzunehmen und trotzdem jeder Zeit für Neukundenanfragen bzw. für die laufende Betreuung von Bestandskunden erreichbar zu sein. Geschulte Fachsekretärinnen nehmen im Firmennamen des Auftraggebers Anrufe kompetent und freundlich entgegen. Die Informationen des Anrufers werden dokumentiert und über ausführliche Anrufnotizen per E-Mail oder SMS an den Kunden weitergeleitet. Auf Wunsch kann die Fachsekretärin wichtige Anrufe direkt an den Auftraggeber oder seine Mitarbeiter durchstellen.
Welche Vorteile haben Unternehmen durch das Outsourcing ihrer Telefonzentrale?
Eine ständige telefonische Erreichbarkeit stellt in vielen Branchen einen enormen Wettbewerbsvorteil dar. In der Realität sind Unternehmer und Unternehmerinnen häufig nicht persönlich erreichbar, da sie für Kundenbesuche oder Teilnahme an Veranstaltungen unterwegs sind. Der Einsatz einer Mailbox ist dann immer die schlechteste Variante, da viele Menschen nicht gerne auf Anrufbeantworter sprechen. Anrufe in Abwesenheit können daher zu Kundenverlusten führen.
Auch für das äußere Erscheinungsbild eines Unternehmens ist der Telefonservice von Vorteil. Der Eindruck am Telefon ist viel positiver, wenn statt eines Anrufbeantworters die freundliche und kompetente Fachsekretärin den Anruf entgegennimmt. Die Kosten eines Telefonsekretariats sind in jedem Fall immer viel günstiger als eine angestellte Arbeitskraft.
Bueroservice24.de wurde am Anfang 2010 von Unternehmern für Unternehmer gegründet.
Das Unternehmen stellt für kleine und mittelständische Unternehmen sowie für Freiberufler ein bundesweites und professionelles Telefonsekretariat. Die Kernkompetenz des Unternehmens ist der Telefonservice, also die Übernahme der Telefonzentrale von Auftraggebern um ihnen eine ständige Erreichbarkeit zu ermöglichen.
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