IT & Technik
Schreibe einen Kommentar

Checkliste für den Umstieg auf ein papierloses Büro

papierloses Büro

Schon seit Jahr und Tag ist es in aller Munde – das papierlose Büro. Was für die meisten noch immer nach ferner Zukunftsmusik tönt, ist in einigen Unternehmen längst angekommen – allerdings mit Abstrichen. Denn gänzlich lässt sich auf Papier im Büro nicht verzichten.

So müssen buchhalterisch wichtige Belege entsprechend der Aufbewahrungsfristen im Schnitt über sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden – und zwar im Original. Nun setzen viele darauf, dass man diese Belege einscannen und so dauerhaft den Zugriff darauf sichern könne. Doch auch hier sind Grenzen gesetzt.

Grenzen der elektronischen Archivierung

Die elektronische Archivierung ist ein Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro. Doch sie hat Grenzen. So können die Daten, die auf einer CD-ROM gespeichert werden, dadurch unzugänglich werden, dass der Rohling zerstört wird oder eine Zeit heranbricht, in der es keine Lesegeräte mehr für CDs gibt, ganz ähnlich, wie man heute kaum noch einen Plattenspieler oder einen Videorecorder entdecken kann.

Problem Nummer zwei bei der elektronischen Archivierung: Kommt es zum Stromausfall, können die wichtigen Daten ebenso verloren gehen. Dennoch sollte und kann die elektronische Archivierung nicht verteufelt werden, denn es gibt Alternativen.

Archivierungsdienstleister als Alternativen

So kann man bei einem Archivierungsdienstleister beispielsweise die eingescannten Dokumente hinterlegen. Dort werden sie oft mehrfach gesichert und sind mittels Passwort von überall aus einsehbar. Somit können auch verschiedene Abteilungen auf die Dokumente zugreifen.

www.blitzarchiv.de
WERBUNG

Hier muss jedoch ein sicherer Archivierungsdienstleister gewählt werden, wie etwa www.digitalarchivieren.de. Voraussetzung dafür ist, dass die Server vor Feuer und Stromausfällen geschützt sind. Zudem sollten sichere Passwörter für die Zugriffe erteilt werden. Auch ein optimaler Schutz vor Hackerangriffen muss gewahrt werden.

Insgesamt sind also im papierlosen Büro folgende Punkte zu beachten:

  • Alle Belege müssen jederzeit lesbar gemacht werden können.
  • Belege sind ausnahmslos elektronisch zu archivieren.
  • Spezielle Belege, zum Beispiel Bilanzen, müssen auch weiterhin in Papierform aufbewahrt werden.
  • Software zur elektronischen Archivierung muss sicher sein, vor Hackerangriffen, Stromausfällen und Co.
  • Mitarbeiter müssen mitziehen.

Foto: Jakkrit Orrasri / shutterstock.com




Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.