Weiter geht’s mit der Suche nach DER perfekten Software für die Buchhaltung und die Projekt-Steuerung von Einzelunternehmern oder kleinen Unternehmen.

Heute schaue ich mir lexoffice an. Eine Online-Buchhaltungs-Lösung von Lexware.

Auch bei diesem Test nutze ich meine Checkliste, mit den für meine Kunden und mich wichtigsten Bereichen inkl. unserer Wunschfeatures, um möglichst schnell entscheiden zu können, ob eine Software-Lösung für uns in Frage kommt. So muss ich nicht unnötig Software installieren und testen, die sowieso nicht so richtig für den speziellen Einsatz bei meinen Kunden oder mir geeignet wäre.

Ãœberblick lexoffice Module

Leider werden die einzelnen Module nicht wirklich übersichtlich auf der Homepage von lexoffice vorgestellt. Man muss unter „Preis“ gucken, um sich einen Überblick zu verschaffen:

Modul Rechnung & Finanzen

4,90 € netto / Monat bzw. 58,80 € netto / Jahr

• Ausgangsbelege: Rechnungen, Serienrechnungen  & Angebote, Rechnungskorrekturen & Gutschriften, Lieferscheine & Auftragsbestätigungen, Zahlungserinnerungen
• Integriertes Online-Banking: Automatische Zuordnung Zahlungsein- & -ausgänge, Automatische Kategorisierung Einnahmen & Ausgaben, Automatischer Abgleich offener Rechnungen, Ãœberweisungen, Anzahl integrierbarer Bankkonten: 1
• Dashboard mit Statusinformationen
• Eingangsbelege: Eingangsrechnungen scannen, erfassen & bezahlen, Automatische Texterkennung (OCR)
• Kontaktmanagement: Kunden & Lieferanten, Darstellung der Kundenumsätze
• Immer Mobil: Mobil mit dem PC, Mac, Tablet oder Notebook, lexoffice iPad-App kostenlos inklusive
• Sonstiges: Anzahl Nutzer: 1

Modul Auftrag & Finanzen

9,90 € netto/je Monat bzw. 118,80 € netto / Jahr

Alle Funktionen aus Rechnung & Finanzen und zusätzlich:

• Kassenbuch: Erfassung von Bareinnahmen, Barausgaben, Kassenbelegen
• Umsatzsteuervoranmeldung: Automatische Ermittlung Zahllast, Zeitraumauswahl: Monatlich, quartalsweise & jährlich, Vorbereitung Abgabe ELSTER
• Offene Posten Ãœbersicht: Detaillierte Darstellung der offenen Kunden- & Lieferantenrechnungen
• Planung & Prognose: Einnahmen- & Ausgabenübersicht, Planung von Einnahmen, Planung von Ausgaben
• Sonstiges: Anzahl integrierbare Bankkonten: unbegrenzt, Anzahl zusätzliche Nutzer: unbegrenzt

Mein Fazit:Für mich bzw. meine Kunden würde wenn überhaupt das Modul Auftrag & Finanzen in Frage kommen. Alleine schon wegen der Anzahl der Bankkonten, die jeweils möglich sind.

Das Personalwesen regeln wir sowieso über den Steuerberater, denn da ändert sich ständig so viel und es gibt so viel Spezialwissen, da haben wir lieber einen Profi im Rücken. Hierfür benötigen wir also kein Software-Modul. Und Rechnung & Finanzen wäre uns definitiv zu wenig, ohne Kassenbuch ergibt eine Buchhaltungssoftware für uns keinen Sinn.

Hier ein kleiner Einblick in die Funktionen von lexoffice:

Jetzt aber zu meiner Checkliste. Mal gucken, wie sich lexoffice so schlägt:

Check 1: Finanzsteuerung

Für die finanzielle Projektverwaltung benötigen meine Kunden und ich mindestens:

• Angebot, Rechnung und Mahnung: das ist das Mindeste, was eine Finanzverwaltungs-Software können sollte, oder?
• Erfassung aller Eingangsrechnungen undBelege: wir möchten gerne die gesamte Unternehmensbuchhaltungim neuen Tool verwalten. Daher sind wir in diesem Bereich sehr anspruchsvoll. Alle finanziellen Vorgänge müssen in der Software zu erfassen sein.
• Kostenstellen: Zuordnung der Kosten zu den Projekten und Buchung auf Kostenstellensind ein MUST-HAVE, da man sonst keine vernünftigen Auswertungen und Nachkalkulationen durchführen kann.
• Online-Banking: da kommen wir auf gar keinen Fall herum. Das haben wir jetzt und darauf möchten wir nicht mehr verzichten!

Mein Fazit: lexoffice deckt einige dieser Forderungen ab, aber leider nicht alle. Es fehlt z.B. eine Artikel- & Dienstleistungsverwaltung, das ist nicht so gut, denn man kann so natürlich auch nicht nach den entsprechenden Artikeln oder Dienstleistungen auswerten. Auch helfen solche Standards bei der Rechnungsstellung enorm, wenn man nicht jedes Mal nachgucken muss, was man für einen Schnitttag oder eine stunde Beratung berechnen will.

Positiv ist natürlich das integrierte Online-Banking, da kann man dann die Buchungen direkt mit dem Konto abgleichen. Das spart eine Menge Zeit & Nerven, gerade wenn man viele Rechnungen von Kunden und Lieferanten zu buchen hat.

Für mich ist lexoffice allerdings nicht das richtige Tool, denn ich brauche auf jeden Fall die Verteilung der Einnahmen & Ausgaben auf Kostenstellen. Das ist mir ganz wichtig, ich möchte doch wissen, wer mein bester Kunde ist und welche Projekte sich lohnen, oder? Auch Artikel und Dienstleistungen nutze ich regelmäßig, damit meine Abrechnungen möglichst wenig Fehler enthalten und ich nicht alles im Kopf haben muss, was ich mit einem Kunden an Sonderpreisen  vereinbart habe.

Check 2: Steuern

Natürlich haben die meisten Unternehmer einen Steuerberater, der den Jahresabschluss macht. Aber meine Kunden und ich buchen alles auch selber auch ganz ordentlich, damit wir besser mit den Zahlen spielen und planen können, als mit der monatlichen PDF-BWA des Steuerberaters.

Daher wünschen wir uns von einer Software folgende Features:

• DATEV-Schnittstelle: wäre super, denn dann würde viel Doppelarbeit vermieden. Auch die Suche nach den Abweichungen zwischen den Zahlen des Steuerberaters und den unseren wäre wesentlich einfacher.
• ELSTER-Schnittstelle: dann könnten wir z.B. die Umsatzsteuer-Voranmeldung selbst erstellen und versenden.
• Einnahme-Ãœberschuss-Rechnung, Gewinn-und-Verlustrechnung bzw. Jahresbilanz: das benötigt man, wenn man keinen Steuerberater hat und seinen Jahresabschluss selbst erstellt (so wie ich)
• Buchungslisten: die Klassiker sind Summen-&Saldenliste oder ein Buchungsjournal, sehr wichtig, für die Kommunikation mit dem Steuerberater.
• Kontenrahmen und Buchungskonten: wir spielen gerne selbst ein bisschen an unserem Kontenrahmen herum und manchmal legen wir zusätzliche Konten an, um noch detaillierter buchen zu können. Toll, wenn die Software das mitmacht!

Mein Fazit: lexoffice kann leider nur die Umsatzsteuervoranmeldung. Eine DATEV-Schnittstelle scheint es zu geben, dass habe ich allerdings nicht auf der Homepage, sondern nur aus einer Pressemitteilung erfahren. Anscheinend gibt es außerdem keine Einnahme-Überschuss-Rechnung. Das ist meinen Kunden und mir definitiv zu wenig.

Check 3: Analysen

Ganz wichtig sind die Auswertungen der ganzen Zahlen! Wir erfassen die ja nicht zum Spaß, sondern nutzen sie, um unser Unternehmen zu steuern.

Regelmäßig überprüfe ich für meine Kunden z.B. die Kunden- und Lieferantenstruktur mit Hilfe einer ABC-Analyse. Wir beobachten laufend die Entwicklung der Deckungsbeiträge in den Projekten und gucken uns die einzelnen Kostenpositionen genau an. Auch die Liquidität der Firma wird genau beobachtet und gesteuert. (s.a. 8 Punkte, die der Chef immer im Blick haben sollte!). Daher ist es für jeden Unternehmer superwichtig, dass eine Software möglichst individuelle Analysemöglichkeiten bietet.

• Auswertungen und Berichtswesen: ganz wichtig! Wie will man sein Unternehmen steuern und die Zukunft planen, wenn man keine Lehren aus der Vergangenheit ziehen kann?

Mein Fazit: lexoffice bietet ein paar rudimentäre Listen und Auswertungen (z.B. Offene Rechnungen oder überfällige Angebote). Das sind jedoch nur die Basis-Berichte, wenn man wirklich tiefer in die Zahlen einsteigen möchte benötig man doch etwas anderes. Das ist mir zu wenig. Ohne Kostenstellen bzw. Buchung auf Projekte ist das für mich und meine Kunden nicht ausreichend.

Check 4: Customer Relationship Management (CRM)

Hier wünschen wir uns die klassischen Features:

• Erfassung aller Daten der Kunden und Lieferanten.
• Gerne eine Anbindung an Outlook.
• Schön wäre eine Kategorisierung der Kontakte z.B. nach Branche oder ähnlichem.

CRM ist ganz eindeutig nicht die Stärke von lexoffice, aber das verspricht die Software auch gar nicht. Immerhin kann man Kunden- und Lieferantenstammdaten erfassen, um diese dann in allen weiteren Vorgängen nutzen zu können. Sieht auch ganz easy aus, wenn ich mir die Anleitung hier angucke.

Mein Fazit:fürs Customer Relationship Management muss man sich etwas anderes suchen, wenn man es denn braucht. Für mich persönlich reicht Outlook völlig aus, aber wenn man mit mehreren arbeitet, kann ein vernünftiges CRM-Tool durchaus sinnvoll sein.

Check 5: Projektmanagement

Für meine Kunden wäre es toll, wenn auch das Projektmanagement, die Team-Kommunikation und die Zeiterfassung in einer Software zusammenlaufen würden. Im Detail wünschen wir uns:

• Teamsteuerung & Kommunikation: diese sollten durch eine neue Software vereinfacht werden. Aktuell geht noch vieles per Mail und die Postfächer quellen über.
• Zeitplanung und –Erfassung bzw. Ressourcenplanung: eine Zeitplanung inkl. GANTT-Diagramm wäre gerade für umfangreiche Projekte mit großen Teams super. Und auch die Integration der Zeiterfassungin einer Software wäre wirklich ein Fortschritt. So könnte man den Aufwand für die Projekte besser überwachen und in die Nachkalkulation einfließen lassen. Eine SOLL-IST-Analyse innerhalb des Projekts wäre Spitze!
• Kalkulation: wir möchten unsere Projekte gerne nicht mehr mit Excel, sondern am liebsten auch in der neuen Softwarekalkulieren. Aber das muss nicht sein, da ist Excel oft doch noch die beste Lösung, weil flexibler.
• Dokumentenverwaltung: dieVerwaltung der Projektdokumente, die hätten wir auch gerne mit in der Software. Aktuell wird OneNote genutzt, aber das passt natürlich nicht für jedes Dokument. Aber auch das ist eher ein Nice-to-have, da können wir Abstriche machen.

Was davon kann lexoffice?

Auch hier ist lexoffice nicht die geeignete Software. Dieses Tool ist nur für die Finanzsteuerung von kleinen Unternehmen und Einzelkämpfern konzipiert. Eine Zeiterfassung wird beispielsweise gar nicht angeboten.

Mein Fazit: hm, da bin ich verwöhnt, für den Preis der Module hätte ich da schon gerne etwas mehr Leistung. Zumindest eine rudimentäre Zeiterfassung ist für mich wichtig, da ich bei vielen Projekten nach Stunden abrechne.

Mein Fazit

lexoffice ist für meine Kunden und mich leider nicht die richtige Software, da wir zu viel Wert auf die detaillierte Auswertung unserer Projekte legen.

Wer aber eine vernünftige Buchhaltungssoftware sucht, die online funktioniert (Stichwort SaaS – Software as a Service) und vor allem ein integriertes Online-Banking-Modul hat, der sollte sich lexoffice vielleicht einmal anschauen. Über 1 Million Nutzer vertrauen auf Deutschlands die Business-Komplett-Lösungen von Lexware für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen bis 50 Mitarbeiter. In den letzten Monaten wurde lexoffice ständig weiter entwickelt und ich denke, dass bleibt auch so. Und wer weiß, vielleicht bietet lexoffice in einem Jahr genau die Features, die mir heute noch fehlen? Ich werde das auf jeden Fall im Auge behalten.

Ãœbrigens: Wen die Software interessiert, der kann lexoffice unverbindlich & kostenfrei testen!

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