Finanzen & Buchhaltung, IT & Technik
Schreibe einen Kommentar

Papierlose Buchhaltung für das Büro 2.0

Papierlose Buchhaltung

Die papierlose Buchhaltung gewinnt immer mehr Anhänger. Dabei geht es einerseits darum, nicht mehr für jeden einzelnen Verwaltungsakt mehrere Papierformulare ausfüllen und an geeigneter Stelle abheften zu müssen. Auf der anderen Seite ist das hauptsächliche Ziel, sämtliche Rechnungs- und Zahlungsvorgänge sowie sonstige Verwaltungsabläufe nur noch digital ablaufen zu lassen.

Wer aktuell mit seinem Unternehmen neu startet, ist gut beraten, direkt mit der papierlosen Form der Buchhaltung einzusteigen. Bestehende Firmen müssen einen etwas höheren Aufwand betreiben, um sämtliche Prozesse in virtuelle Bahnen zu lenken. Dennoch lohnt es sich.

Herausforderung: Strukturen und Prozesse anpassen

Damit die rein digitale Buchhaltung überhaupt funktionieren kann, muss zuerst die wichtigste Voraussetzung geschaffen werden: sichere und auf Redundanz ausgelegte Prozesse im Datenhandling.

Das heißt, es muss vor allem sichergestellt werden, dass durch technikbedingte Datenverluste – wie beispielsweise Festplatten-Crashes – keine sensiblen Daten unwiederbringlich verloren gehen. Denn auch für digital gehaltene Inhalte gelten die gleichen Aufbewahrungszeiten, wie für Offline-Formulare: Zwischen sechs und zehn Jahren liegen die Fristen, in denen Geschäftsdaten aufbewahrt und zugänglich gehalten werden müssen. Diese Daten sollten deshalb automatisiert an mehreren unabhängig voneinander liegenden Orten gespiegelt werden, was entsprechende Kosten in der Anschaffung der notwendigen IT-Ausrüstung bzw. Serverkapazität bedeutet.

Außerdem muss das System vor Zugriffen durch Unberechtigte innerhalb und außerhalb des Unternehmens zuverlässig geschützt sein – auch hier werden deshalb Maßnahmen fällig, beispielsweise in den verbesserten Zugangsschutz.

Zu guter Letzt müssen die Arbeitsabläufe im Unternehmen und die Strukturen in der Buchhaltung den neuen Gegebenheiten des Büro 2.0 angepasst werden. Gerade bei langfristig eingeschliffenen Routinen kann das zur größten Herausforderung im gesamten Umstellungsprozess werden. Die anschließende Zeitersparnis sowie die Kostenreduktion für Archive und Lager machen diesen Schritt jedoch trotzdem sinnvoll.

Die Vorteile der digitalen Verwaltungsprozesse

Wer als Unternehmensführer diesen Schritt trotz des zu Anfang entstehenden Aufwandes unternimmt, kann die verschiedenen Vorteile nutzen, die eine papierlose Verwaltung mit sich bringt. So werden nicht nur Arbeitswege und Papierkosten eingespart.

WERBUNG

Selbst in der Zusammenarbeit mit Dienstleistern hat die digitale Verwaltung große Pluspunkte, wie Andreas van Riesen, Buchhaltungsspezialist bei www.gaap-gmbh.de, erklärt: „Grundsätzlich eignet sich die papierlose Buchführung für jede Unternehmensgröße. Nur die Prozesse werden sich unterscheiden. Aber auch schon für kleine Unternehmen ergeben sich beispielsweise aus dem digitalen Austausch mit dem Steuerberater Kostenvorteile beim Honorar.“

Eine kurzfristige Aufwandssteigerung, um langfristig durch schlanke und sichere Prozesse in der Buchhaltung zu profitieren: Das ist die Quintessenz der Umstellung auf die papierlose Verwaltung.

Um Personalaufwand und Papierkosten einzusparen, steigen immer mehr Unternehmen um auf die rein digitale Buchhaltung und Verwaltung. Dieser Schritt erfordert zwar einigen Zusatzaufwand, schlägt sich jedoch in zukunftsfähigen Prozessen nieder. Das Wichtigste ist, eine den eigenen Bedürfnissen ebenso wie denen des Steuerberaters und des Finanzamtes angepasste Struktur und ein sicheres Datenhandling zu etablieren.

GAAP Steuerkanzlei Berlin

Foto: GAAP GmbH

Dieser Beitrag wurde mir zur Verfügung gestellt durch die GAAP GmbH. Die GAAP GmbH ist eine mittelständische Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft, die privaten und öffentlichen Unternehmen, Freiberuflern sowie Startups und Privatpersonen Beratung bezüglich betriebswirtschaftlicher Fragen, Rechnungslegung, Steuern und Wirtschaftsrecht bietet. Vielen Dank!

Foto: pstiegele / pixabay.com

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.