Nicht jedem Unternehmen steht eine große Gewerbefläche zur Verfügung. Das muss jedoch nicht unbedingt heißen, dass man zusammengequetscht auf engstem Raum zwischen Akten und Papierstapeln sitzen muss. Auch kleine Büroräume können groß rauskommen und eine richtige Umgestaltung kann sich positiv auf die allgemeine Arbeitsproduktivität und -motivation auswirken.

Hier sind einige Tipps, wie Sie Ihre Büroräumlichkeiten am besten nutzen.

Ordnung ist das halbe Leben

Es ist wichtig, dass Sie wichtige Dokumente sicher und platzsparend lagern. So wirkt Ihr Büro nicht nur sauberer, sondern Sie behalten außerdem eine bessere Übersicht. Akten sollten nicht im Büro rumliegen sondern sie gehören ins Archiv.

Wer Ordner benutzt, der sollte lieber die schmale Variante nehmen, da viele der großen Ordner oft nur halb gefüllt werden und anschließen zu viel Platz einnehmen. Platzsparende Varianten sind hier zum Beispiel Hängeregister. Auch kleine Regale oder Rollcontainer sind zu empfehlen, da sie helfen das Papierchaos zu bekämpfen. Hier finden Sie noch weitere Tipps, wie man Akten platzsparend lagern kann.

Papierloses Büro

Eine Alternative zu überfüllten Akten und Archiven ist das papierlose Büro. Überraschend wenig Unternehmen scheinen das digitale Zeitalter zu begrüßen, denn der Papierkrieg im Büro geht weiter. Dabei gibt es mittlerweile hervorragende Hard- und Software, die es Ihnen ermöglicht Papier gegen PDF-Dateien auszutauschen. Microsoft Office, CamScan und ePrint und andere Software können den Büroalltag deutlich erleichtern.

Geräte wie das MacBook Air oder das HP Business Notebook eignen sich dafür ebenfalls sehr gut und können unter anderem bei Staples gefunden werden. Sie nehmen weniger Platz ein als ein Desktop-Computer und gleichzeitig sparen Sie enorm viel Platz, da kein unnötiges Papier mehr herumfliegt. Hinzu kommt auch, dass Sie so mit dem Handy oder dem Tablet auf die Dokumente zugreifen können.

Bereits existierende Papierdokumente können natürlich ebenfalls leicht digitalisiert werden indem man sie einscannt. Selbst Unterschriften auf Papierdokumenten können mittlerweile durch einen elektronischen Identitätsnachweises ersetzt werden.

Auch Terminkalender braucht man heute eigentlich nicht mehr. Mit verschiedenen Apps auf dem Handy können Sie leicht Termine kreieren, die Sie immer rechtzeitig an Verpflichtungen erinnern. Sie können z.B. mit Google Events genau einstellen, wie früh Sie an einen Termin erinnert werden möchten. Sie müssen sich also keine Sorgen mehr machen, ob Sie Ihren Kalender bei sich haben, denn die Events können auf Tablet, Computer und Handy synchronisiert werden. Termine, die mit dem Handy eingegeben wurden, sind also auch auf dem Computer einsehbar. Das bedeutet nicht nur, dass Sie weniger Papier benötigen, sondern auch, dass Sie Ihre Mitarbeiter leichter organisieren.

Es kommt nicht auf die Größe an

Viele Unternehmen können heutzutage auf große Büroräume verzichten. Die Digitalisierung unseres Zeitalters hat dafür gesorgt, dass man deutlich weniger Platz für Archive und Ordner mit einplanen muss. Vor allem Firmen, die noch in den Kinderschuhen stecken, sollten sich eher langsam an große Büroräume heranwagen. Aufgeräumte, gut organisierte Büros sehen nicht nur einladender aus; sie sind außerdem auch übersichtlicher, praktischer und machen einen besseren Eindruck auf potenzielle Kunden oder neue Mitarbeiter.