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Business E-Mails – wie es richtig gemacht wird

Business-E-Mail

Die E-Mail wurde in diesem Jahr stolze 45 Jahre alt. 1971 versendete Ray Tomlinson die erste elektronische Nachricht. Heute ist sie der wichtigste Kommunikationsweg in der Geschäftswelt.

Die E-Mail ist software- und geräteunabhängig und hat damit vielen Kommunikationstools einiges voraus. Wird sie zu Marketingzwecken eingesetzt, kann sie maßgeblich zum Erfolg eines Unternehmens beitragen.

Trotzdem verordnen relativ wenige Firmen ihren Mitarbeitern Trainings und Schulungen im Umgang mit der digitalen Kommunikation. Nicht selten kommt es deshalb vor, dass E-Mails lieblos, unprofessionell oder fehlerhaft verfasst werden.

Peinliche Rechtschreibfehler, nicht eingehaltene Formalia oder versehentlich verschickte Dokumente hinterlassen nicht nur einen schlechten Eindruck beim Empfänger der Mail, sondern können Unternehmen auch nachhaltig schaden. Viele haben den Eindruck, in der digitalen Kommunikation sei Formalität weniger wichtig als bei einem Brief. Doch zumindest im geschäftlichen Bereich sollte ihr derselbe Wert beigemessen werden. Geschäftliche Mails sollten stets professionell geschrieben werden.

Unerlässlich ist auch die Einrichtung einer eigenen Business E-Mail bei einem entsprechenden Provider. Hierbei bekommt die Firma eine individuelle Domain, was die Vertrauenswürdigkeit und Professionalität massiv erhöht. Geschäftliche E-Mails mit kostenlosen Providern wie Yahoo oder GMX zu verschicken, kann sich heute nämlich kein Unternehmen mehr leisten. Außerdem garantiert eine Business-Mail hohe Sicherheit und zuverlässigen Datenschutz.

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Betreffzeile formulieren, Anrede beachten, Korrektur lesen

Jeder Mensch macht Fehler, aber mit ein paar elementaren Grundregeln können die meisten Missgeschicke vermieden werden. Dazu gehört, immer einen präzisen und angemessenen Betreff zu formulieren, damit der Empfänger direkt weiß, worum es sich handelt. Außerdem sollte auf einen höflichen und formalen Ton geachtet werden. Eventuelle Ausfälle könnten noch jahrelang gegen den Schreiber verwendet werden und Konsequenzen nach sich ziehen.

Generell sollte man sich bewusst machen, wer der Empfänger ist und welche Wortwahl dementsprechend angemessen ist. Besonders in der Kreativbranche gibt es viele Unternehmen mit flachen Hierarchien, bei denen Dinge lockerer gehandhabt werden. Für die erste E-Mail an einen neuen Kontakt sollte man aber lieber auf Nummer sicher gehen.

Grundsätzlich sollte man jede Mail vor dem Abschicken noch einmal gegenlesen. Viele Fehler können so noch rechtzeitig eliminiert werden. Hat man aber aus Versehen vertrauliche Daten versendet, wird es brenzlig. Zur Not gibt es aber auch hierfür praktische Hilfsfunktionen, die versendete Dateien wieder zurückholen oder unkenntlich machen können.

Foto: Richard Revel / pixabay.com




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Dieses Fachmagazin richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, Selbständige und Existenzgründer, die nicht für jedes Thema eine Fachabteilung haben. Hier gibt es praktische Tipps zur Unternehmensführung, die selbständig umgesetzt werden können.

3 Kommentare

  1. Sehr richtige und wichtige Feststellung – auch Mails sollen professionell verfasst werden. Das gehört einfach zum Standard. Ich persönlich glaube, dass ich die hier genannten Tipps schon recht gut umsetze, werde mich aber noch ein bisschen weiter ins Thema E-Mail-Sicherheit einlesen.

  2. Pingback: Business E-Mails – wie es richtig gemacht wird | Heikes Projekte

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