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Mit ein paar Klicks die Arbeit von zehn Jahren erledigen – Akten-Outsourcing mit Blitzarchiv

Aktenarchivierung

Das papierlose Büro und digitalisierte Akten sind rasant auf dem Vormarsch.

Dennoch: Physische Aktenordner werden Unternehmer noch lange Zeit begleiten. Seien es Bestandsakten oder auch solche, für die es noch keine digitale Alternative gibt. Und für die meisten dieser Akten gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Zehn Jahre sind  da der Standard.

Und diese Akten sind für Unternehmen ein teures Gut. Allein schon der Platz für die Aufbewahrung kostet. Dazu kommen oft noch erhebliche Investitionen in Regale, Aufbewahrungsboxen, Archivierungs-Software, den Datenschutz, den Brandschutz, Video-Überwachung, die Zugriffs-Sicherheit und vieles mehr. Hinzu kommt der jährlich wiederkehrende Personalaufwand für die Aussortierung abgelaufener Aktenjahre und die Bestellung und Überwachung der Aktenvernichtung.

Der Bürokeller wird da schnell zu klein oder ist aus unterschiedlichen Erwägungen von Anfang an keine Lösung.

Praktisch, sicher, flexibel und günstig – der Service von Blitzarchiv

Die Top-Lösung, um Platz im Aktenregal zu schaffen ist der Service von Blitzarchiv. Das Outsourcing der Aktenarchivierung hat viele Vorteile – es kann die Kosten senken und die Produktivität steigern.

Denn mit dem Outsourcing der Archivierung ist es nicht anders als mit Cloud-Dienstleistungen für Daten. Die auf eine Akte oder einen Karton entfallenden Kosten sind beim Outsourcing wesentlich niedriger, als wenn man selbst ein Archiv unterhält. Und weil sich das Unternehmen um seine Kernkompetenzen kümmern kann, statt um Aktenarchivierung, steigt die Produktivität.

www.blitzarchiv.de
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Mit dem Service von Blitzarchiv kann der Nutzer in wenigen Minuten und mit ein paar Klicks am Rechner den kompletten Archivierungs- und Aktenvernichtungs-Aufwand von 10 Jahren erledigen.

Die Vorteile im Überblick:

  1. Blitzarchiv ist praktisch. Der Kunde wählt online einen Termin und die Ordner oder Kartons werden abgeholt. Blitzarchiv übernimmt die rechtskonforme Einlagerung über den vereinbarten Zeitraum und vernichtet die Akten auf Wunsch nach Ende der Aufbewahrungsfrist.
  2. Blitzarchiv spart Zeit. Nach der Bestellung kümmert sich Blitzarchiv um alle Vorgänge, sodass man nie mehr in den Aktenkeller muss, es kein Schleppen mehr gibt und die Aktenvernichtung sich von selbst organisiert
  3. Blitzarchiv garantiert Datensicherheit. Nur der backup-gesicherte Einlagerungsroboter im Hochregallager weiß, wo die versiegelten Kartons des Kunden stehen. Auf dem Karton steht nur ein anonymer Barcode und kein Firmenname. Auch Mitarbeiter von Blitzarchiv haben keinen Zugriff auf diese Daten.
  4. Blitzarchiv ist flexibel. Wenn der Kunde Akten benötigen sollte, erreicht er die kostenlose Datenbank online 24/7. Über eine sichere SSL-verschlüsselte Kommunikation sucht der Einlagerungsroboter den entsprechenden Karton heraus und es erfolgt ein Versand an den Kunden.
  5. Blitzarchiv ist kostengünstig. Wenn der Kunde zum Beispiel einen gesamten Aktenjahrgang mit 50 eigenen Kartons für zehn Jahre einlagert, werden 3.421 Euro fällig. Wer 50 genormte Blitzkartons für jeweils sieben Aktenordner kauft, zahlt inklusive der Kartons sogar nur 2.231 Euro (also 18,60 EUR pro Monat). Zu diesem Preis kann man kaum selbst ein Archiv betreiben, dass rechtssicher ist und auch die physische Unversehrtheit der Akten gewährleistet.
  6. Blitzarchiv ist skalierbar. Das Lager in Eigenregie verursacht jährlich gleich hohe Kosten, während Blitzarchiv auf Grund der Skalierbarkeit nur die tatsächlich genutzte Lagerfläche in Rechnung stellt.
  7. Blitzarchiv bietet professionellen und seriösen Schutz. Das Unternehmen ist Mitglied der Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit (GDD). Die Kundenakten sind gegen Sachschäden bis zu fünf Millionen Euro versichert. Und zusätzlich – regelmäßig noch wichtiger – mit bis zu zwei Millionen Euro gegen Vermögensschäden.

Foto: HauiM2 / pixabay.com




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