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Drucken im Unternehmen: Die vier wichtigsten Punkte

Drucker

Nicht nur im Privatleben, sondern auch im unternehmerischen Alltag spielen Nachhaltigkeit und Umweltschutz eine entscheidende Rolle. Das möglichst papierfreie Büro als Folge dieser Bewegung ist längst auch in großen Firmen angekommen.

Dennoch bleiben Drucker weiterhin notwendig, um die tagtäglichen Arbeitsabläufe effizient und zielgerichtet zu gestalten. Wie zukunftsfähig und förderlich das eigene Druck-Konzept ist, finden Unternehmer anhand der folgenden vier Punkte heraus. Sie zeigen auf, wo Optimierungsbedarf besteht und bieten Anreize für die Umgestaltung der Druckumgebung.

1. Wirtschaftlichkeit

Wirtschaftlichkeit ist eines der Schlagworte, die in Unternehmen tagtäglich von Belang sind. Jeder Arbeitsschritt in allen Bereichen und Abteilungen sollte so ausgerichtet sein, dass sich Effizienz und eine möglichst gute Ausnutzung vorhandener Ressourcen bietet.

Auch im Bereich des Druckens spielt Wirtschaftlichkeit eine Rolle. Dies beginnt schon bei der Art und Weise, wie Mitarbeiter im Unternehmen mit dem Drucker umgehen. Längst überholt ist das Ausdrucken aller Dokumente, da hier sowohl Papier als auch Energie und Druckertinte verschwendet würden.

Es lohnt sich daher, die eigenen Mitarbeiter für einen verantwortungsbewussten Umgang mit Ausdrucken zu sensibilisieren und die Anzahl der täglichen Menge zu senken. So sollten nur Dokumente ausgedruckt werden, die tatsächlich in dieser Form benötigt werden. Genügt der digitale Austausch von Informationen, ist dieser stets wirtschaftlicher und senkt die Betriebskosten.

Auch beim Drucken selbst kann wirtschaftliches von weniger wirtschaftlichem Verhalten klar unterschieden werden. Schon die Auswahl verschiedener Schriftarten hilft dabei, Druckkosten zu senken, indem weniger Tinte verbraucht wird.

Gleiches gilt für den doppelseitigen Druck von Dokumenten. Auch wenn Präsentationen und Übersichten ausgedruckt werden sollen, können mehrere Folien auf eine DIN A4 Seite gedruckt werden. Dann sinkt nicht nur der Papier-Verbrauch, denn zeitgleich erhalten Tintenpatronen und Kartuschen eine deutlich verlängerte Lebensdauer.

Darüber hinaus verfügen moderne Drucker über Sparfunktionen. Hier setzt der Drucker eine geringere Anzahl an Farbpunkten und verbraucht so weniger Tinte. Insbesondere für den Ausdruck interner Dokumente ist die Sparfunktion ein wichtiger Schritt in Richtung Wirtschaftlichkeit, denn die Leserlichkeit verringert sich durch den gesenkten Verbrauch nicht.

2. Usability

Unter „Usability“ zu verstehen ist die Leichtigkeit, die Mitarbeiter bei der Bedienung eines Druckers genießen. Allzu komplizierte Modelle, deren Funktionen sich nicht selbst erklären, sorgen häufig für hohe Zeitverluste und auch Fehldrucke.

Somit verschlechtert sich bei mangelhafter Usability eines Druckers nicht nur die Effizienz der Arbeitszeitnutzung. Im gleichen Atemzug steigen auch die Verbrauchszahlen, was sich in beiden Fällen negativ auf die bereits erwähnte Wirtschaftlichkeit des Unternehmens auswirkt.

Es lohnt sich daher auf Drucker zu setzen, deren Aufbau und Funktionsweise auf professionelle Nutzerfreundlichkeit abzielen. Da sich dies meist nicht auf den ersten Blick erkennen lässt, helfen detaillierte Erfahrungsberichte zu einzelnen Modellen bei der Auswahl. Im Bereich der Laserdrucker hat mein-deal.com einen solchen Bericht zusammengestellt.

3. Umweltfreundlichkeit

Die Außenwirkung des eigenen Unternehmens ist Dreh- und Angelpunkt gelungener Kommunikation mit Kunden und Geschäftspartnern. Als immer wichtiger in diesem Bereich gelten auch die Bestrebungen eines Unternehmens, Nachhaltigkeit und Umweltschutz in die täglichen Arbeitsabläufe zu integrieren.

Wie eine Umfrage zeigte, sind rund 56 Prozent der Befragten der Meinung, dass Unternehmen mehr für nachhaltiges Wirtschaften tun müssen. Firmen, die sich dieser Aufgabe bereits annehmen, haben im Vergleich zur Konkurrenz daher häufig die Nase vorn.

Statistik: Investieren Unternehmen genug in Nachhaltigkeit? | Statista

Statistik: Investieren Unternehmen genug in Nachhaltigkeit? | Statista

Umweltfreundlichkeit beim Drucken bezieht sich vor allem auf die verwendeten Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Papier. Um die Umwelt nachhaltig zu schonen, sollten Unternehmer daher nicht auf Papier aus Frischfasern setzen, sondern auf Recyclingpapier umsteigen.

www.blitzarchiv.de
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Ein wichtiges Indiz für umweltfreundliches Druckerpapier ist der „Blaue Engel“. „Wer bei Collegeblock, Heft und Co. auf den Blauen Engel statt auf Frischfaserpapier setzt, sorgt für rund 60% weniger Energie- und bis zu 70% weniger Wasserverbrauch bei der Produktion von Papiererzeugnissen.“ (Quelle: https://www.blauer-engel.de/de/news-infos/kinder-schule/schulstart-mit-dem-blauen-engel/recyclingpapier)

Was sich hier auf Schulmaterialien bezieht, lässt sich mit Leichtigkeit auf den unternehmerischen Alltag übertragen. Unternehmer müssen außerdem keine steigenden Kosten befürchten, wenn sie auf Recyclingpapier umsteigen. Oftmals nämlich ist die umweltfreundliche Alternative sogar günstiger.

Was Tinte und Toner betrifft, muss in Unternehmen nicht unbedingt Neuware verwendet werden. Auch sogenannte „kompatible“ Patronen und Kartuschen eignen sich im Hinblick auf die Druckqualität und den Ausnutzungsgrad für den professionellen Einsatz in der Geschäftswelt.

Der Vorteil: Bereits verwendete Patronen und Kartuschen werden gereinigt, gewartet und neu befüllt. Dies macht die Produktion neuer Hülsen überflüssig und schont die Umwelt so in beträchtlichem Maße.

4. Sicherheit

Die Sicherheit der eigenen Druckumgebung ist ein häufig vergessenes Detail, zeitgleich aber ein neuralgischer Punkt. Ihr keine Beachtung zu schenken, kann im Ernstfall schlimme Konsequenzen nach sich ziehen.

Punkte, deren Sicherheit Unternehmer überprüfen sollten, liegen in den Bereichen:

  • Druckerstandort,
  • Verfügbarkeit von Ausdrucken
  • und Druckernetzwerk.

Druckerstandort und Verfügbarkeit von Ausdrucken sind Punkte, die in direkter Verbindung zueinander stehen.

Gemeint ist hiermit die Gefahr, dass bereits ausgedruckte Dokumente nicht zu lange in einem öffentlich zugänglichen Drucker liegen sollten. Sonst ist es theoretisch möglich, dass dritte Personen Zugriff zu sensiblen Informationen erhalten, wenn das Dokument nicht sofort abgeholt wird.

Lange Laufwege zwischen zentralen Druckern und Arbeitsplätzen steigern dieses Risiko. Da zentrale Drucker jedoch im Hinblick auf die Senkung von Energiekosten sinnvoll sind, braucht es sichere Lösungsansätze. Ein solcher könnten spezielle Drucker sein, die einen Druckauftrag erst dann auslösen, wenn sich der jeweilige Mitarbeiter mit einer PIN oder seinem Fingerabdruck identifiziert hat.

Das Druckernetzwerk als potenzielle Gefahrenquelle ist besonders anfällig für Angriffe von außen. Im sogenannten Druckmanagementsystem liegen alle gedruckten Dokumente in digitaler Form vor und können theoretisch von einem Außenstehenden abgerufen und eingesehen werden. Es lohnt sich daher, einen Experten mit der Absicherung des unternehmenseigenen Druckmanagementsystems zu beauftragen, um möglicher Spionage von Beginn an einen Riegel vorzuschieben.

Foto: tookapic / pixabay.com


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