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Delegieren, so geht’s!

Delegieren

Die beste Lösung für Zeitprobleme ist manchmal, dass jemand anderes die Arbeit macht. Was man nicht selbst erledigen muss, entlastet das eigene Zeitbudget.

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So einfach ist das! Oder doch nicht?

Wie Delegieren funktioniert und wie man die häufigsten Fallen umschifft, darum geht’s im folgenden Artikel.

Warum überhaupt Delegation?

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Je mehr Tätigkeiten man an andere übergibt, umso mehr Zeit bleibt einem für wichtige Führungsaufgaben. Man verschwendet keine Zeit auf Routinedinge, sondern kümmert sich um die Erfolgssicherung und Entwicklung des Unternehmens, denn das ist der eigentliche Job des Unternehmers.

Zudem motiviert es die Mitarbeiter, wenn sie wichtige Aufgaben übertragen bekommen. Zeigt es doch, dass ihnen vertraut wird und sie relevant für das Unternehmen sind.

„Das Beste, was eine Führungskraft für ein großartiges Team tun kann ist, die Teammitglieder ihre eigene Größe entdecken zu lassen.“ Warren Bennis (Wirtschaftswissenschaftler und Führungspsychologe)

Was sollte man also tun, um Aufgaben sinnvoll und risikoarm auf andere zu übertragen?

Ich zitiere an dieser Stelle mal meinen Vater: „Vernünftige Aufträge lösen (fast) alle Probleme!“Lutz Lorenz

Abgesehen davon, dass Väter natürlich immer Recht haben… Dieser Satz beschreibt sehr gut, worauf es bei der Delegation ankommt: nur wer die zu übertragende Aufgabe, die erteilten Befugnisse, die benötigten Kompetenzen und das zu erreichende Ziel präzise formuliert, kann mit einer zufriedenstellenden Leistung des Mitarbeiters bzw. des externen Lieferanten rechnen.

Nur wen allen Parteien klar ist WAS, bis WANN, WIE, WOMIT und mit WELCHEM Ergebnis erledigt werden soll, kann Delegation erfolgreich sein.

A – Aufgaben präzise formulieren

Je komplexer eine zu übertragende Aufgabe ist, umso mehr Gedanken muss sich der Delegierende im Vorfeld machen. Er muss die Aufgabe, die delegiert werden soll, sorgfältig planen, aufbereiten und mit dem Delegationsempfänger besprechen. Vor jeder Delegation steht also die Aufgliederung der Arbeit in operationalisierte, übersichtliche, abschätzbare, kontrollierbare und delegierbare Teile.

  • WAS genau ist die Aufgabe?
  • Was ist eigentlich alles zu tun?
  • Welche Teilaufgaben müssen erledigt werden?
  • Was gehört genau NICHT zur Aufgabe?

AuftragNur wenn die Aufgabe umfassend und präzise formuliert wird, kann der Mitarbeiter oder Lieferant diese übernehmen und gemäß den Erwartungen lösen. Bei umfangreichen oder wichtigen Aufgaben sollte man den Delegationsauftrag sogar besser schriftlicher festhalten.

B – Delegationsempfänger sorgfältig auswählen

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Nicht jeder kann jede Aufgabe übernehmen. Man muss genau prüfen, ob der Mitarbeiter oder der Lieferant überhaupt in der Lage ist, die Aufgabe zufriedenstellend zu erledigen.

  • Ist das billigste Angebot wirklich das Beste, wenn der Lieferant leider vor der Fertigstellung Pleite geht?
  • Kann man ernsthaft dem Praktikanten die Restaurantleitung übertragen?
  • Ist die introvertierte Mitarbeiterin wirklich die Richtige für die Kaltakquise?
  • Und hat der ausgewählte Mitarbeiter überhaupt genug Kapazität, um sich der neuen Aufgabe zu widmen?

Es liegt in der Verantwortung des Managers genau zu prüfen, an wen er die jeweilige Aufgabe überträgt, für eine entsprechende Weiterbildung zu sorgen oder auch ein angemessenes Team als Unterstützung bereit zu stellen.

Denn: die Führungsverantwortung verbleibt beim Delegierenden!

C – Ziele eindeutig und klar formulieren

WAS soll erreicht werden und WARUM?

Diese Frage gilt es zu beantworten, wenn dem Mitarbeiter wirklich die Relevanz seiner neuen Aufgabe klar sein soll. Nur so kann er Alternativen richtig bewerten und Entscheidungen zielführend treffen.

ZieleDaher ist es auch ganz wichtig, ihn über eventuell vorhandene übergeordnete Ziele zu informieren, damit er den Gesamtzusammenhang verstehen kann. Manchmal ist z.B. Gewinnmaximierung nicht das Ziel sondern vielmehr Kundenbindung mittels Verzicht auf die Marge. Wenn man das weiß, steuert man das Projekt natürlich ganz anders als ohne dieses Wissen.

Nicht zuletzt müssen sich alle einig sein, wie der Erfolg bzw. die Zeilerreichung gemessen werden soll. Welche Kriterien werden zur Bewertung herangezogen und welche sind eher nebensächlich? Wie werden einzelne Parts bewertet und was geschieht bei Nichterfüllung des Ziels?

D – Informationen umfassend und vollständig weiter geben

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Nur wer umfassend informiert ist über das, was er tun soll, kann es vernünftig erledigen. Daher ist es ganz wichtig neben der reinen Aufgabe auch die Rahmenbedingungen klar und eindeutig zu formulieren.

  • Welche Hintergrundinfos könnten wichtig sein?
  • Gibt es Vorschriften oder Regeln, die beachtet werden müssen?
  • Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?
  • Gibt es Unterlagen aus Vorjahren, die heran gezogen werden könnten?

Wenn man erwartet, dass ein anderer die Aufgabe ebenso gut erledigt wie man selbst, dann muss man ihm auch alle Informationen zur Verfügung stellen, die man selber nutzen würde. Nur so hat er eine reale Chance das gewünschte Ergebnis zu erzielen.

E – Methoden und Ressourcen festlegen

Auch das WIE und WOMIT der Aufgabenumsetzung sollte man im Vorfeld festlegen.

  • Gibt es Regeln für die Art der Umsetzung?
  • Müssen bestimmte Abläufe eingehalten oder gewisse Verfahren genutzt werden?
  • Gibt es gesetzte Teammitglieder, die zur Erledigung herangezogen werden müssen bzw. können? Oder gibt es bestimmte Stellen, die involviert werden müssen?
  • Welche Hilfsmittel und Ressourcen werden benötigt und stehen diese auch zur Verfügung?
  • Ganz wichtig ist auch die Budgetfrage: wer gibt welche Mittel frei bzw. wie viel Budget steht überhaupt zur Verfügung?

F – Zeitrahmen und wichtige Termine klären

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Neben den inhaltlichen Dingen ist ein nicht unterschätzendes Thema die Terminkoordination mit allen Beteiligten und die Bestimmung des Zeitrahmens für das Projekt oder die Aufgabe.

  • Neben dem Endtermin: Gibt es weitere wichtige Termine?
  • Müssen gewisse Zwischentermine eingehalten werden und sind diese mit zu erreichenden Meilensteinen verbunden?
  • Gibt es einen spätesten Starttermin?
  • Sind regelmäßige Feedback-Termine geplant?
  • Wie viel Aufwand steckt in dem Projekt?
  • Und wie viel Zeit können die Beteiligten wirklich aufbringen?
  • Gibt es Zusammenhänge mit Terminen in anderen Prozessen (brauchen z.B. irgendwelche Budgetrunden Input o.ä.)?

TermineNur wenn sich alle Beteiligten über den Gesamtzeitrahmen und die darin enthaltenen Termine im Klaren sind, kann die Delegation zufriedenstellend funktionieren. Nur so ist gewährleistet, dass der Delegierende nicht vor der Zeit eine falsche Erwartungshaltung einnimmt oder der Mitarbeiter wichtige Termine aus Unkenntnis versäumt.

G – Reporting planen

Kernfrage: WER braucht WANN WELCHE Information in WELCHEM Format und in WELCHEM Detailgrad?

Muss der Mitarbeiter über jeden seiner Schritte Bericht erstatten, so kann man kaum von einer echten Aufgabenübertragung sprechen und die Entlastung des Chefs stelle ich dann auch in Frage.

Natürlich ist es wichtig, dass der Delegierende regelmäßig über den Stand der Dinge, Erfolge und Probleme informiert wird. Er trägt schließlich (zumindest teilweise) die Ergebnisverantwortung. Das heißt, er muss die Aufgabendurchführung im Blick behalten.

Wichtig ist, dass im Vorfeld klar definiert wird, welche Meilensteine eingehalten werden sollen und welche Planabweichungen noch zu tolerieren sind. Ziel ist hier das „Management by Exception“, d.h. der Chef kümmert sich nicht um alles, sondern nur um zuvor klar definierte Sondersituationen und kann in Notfällen unterstützend eingreifen.

ReportingSo kann das regelmäßige Reporting kurz ausfallen und der Delegationsempfänger hat genügend Spielraum die Aufgabe selbstbestimmt zu erledigen.

Und nicht vergessen: auch der Mitarbeiter braucht Feedback, inwieweit seine Ergebnisse den Erwartungen entsprechen!

H – Befugnisse anpassen

Ein Klassiker: der Mitarbeiter soll eine Aufgabe erledigen, damit der Chef entlastet wird – er erhält aber keinerlei Entscheidungsbefugnis und muss für jede Kleinigkeit um Erlaubnis fragen. Ob das den Chef wirklich entlastet? Ich glaube nicht.

Wer eigenverantwortlich handeln soll, der braucht eine gewisse Menge an Handlungsspielraum und Entscheidungsfreiheit. Auch die Budgethoheit für ein Projekt gehört dazu, zumindest bis zu einem gewissen Betrag sollte der neue Aufgabeninhaber selbständig entscheiden können.

Nur wer selbständig entscheiden kann, der kann auch die Verantwortung übernehmen.

Kleine Tipps fürs Delegieren

  • Delegieren sie frühzeitig und nicht erst, wenn man die Aufgabe aus Zeitmangel schon nicht mehr selber schaffen kann.
  • Geben sie komplette Aufgaben ab und nicht nur Teilaufgaben.
  • Geben sie ähnliche Aufgaben möglichst immer demselben Mitarbeiter.
  • Niemals dieselbe Aufgabe an mehrere Mitarbeiter übertragen (Doppelarbeit vermeiden).
  • Gestehen sie Fehler zu und halten Sie den Delegierten den Rücken frei.
  • Informieren sie betroffene Stellen über die Aufgabendelegation und die damit verbundenen Befugnisse des Delegationsempfängers, damit keine Widerstände entstehen.
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Mehr Informationen

Hier alle bereits erschienenen Beiträge zum Thema Zeitmanagement:

Zeitmanagement
Delegieren

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