Gastbeitrag von Sven Meyer

Für Existenzgründer gibt es allerlei Infomaterial, vor allem kaufmännisches. Seltsamerweise gehört keinerlei Geschäftsprozessmanagement dazu. Dabei betrifft das Thema wirklich alle Bereiche und ist ein tolles Mittel, um die eigene Planung auf Herz und Nieren zu prüfen.

Wenn Sie sich also gerade für den kommenden Betriebsalltag vorbereiten und alles Notwendige dafür in Stellung bringen wollen, schauen Sie sich unbedingt Ihre Prozesse genauer an! Ganz besonders dann, wenn Sie viel mit Dienstleistern arbeiten und mit Mitarbeitern starten.

Der Artikel ist natürlich auch interessant, wenn Sie schon selbstständig sind. Die Prozesse offenbaren immer Optimierungspotenzial.

Was ist Geschäftsprozessmanagement?

„Geschäftsprozessmanagement“ ist ein sperriges Wort. Einfach gesagt geht es darum, Abläufe in Unternehmen zu erkennen, zu dokumentieren und zu optimieren.

Wir schauen in der Regel viel zu oberflächlich auf das, was wir den ganzen Tag tun. Das führt in der Praxis dazu, dass man durch den Alltag geht, ohne die Details wahrzunehmen. Doch es stimmt schon: Der Teufel steckt im Detail. Und die Chancen auch.

Mit Geschäftsprozessmanagement können wir unter die Haube schauen und die tatsächlichen Abläufe sichtbar machen. Es wird klar, wer was macht und wo es knarzt.

Wie wird ein Prozess modelliert?

Das Geschäftsleben ist sehr komplex. Es besteht aus vielen verschiedenen Abläufen, die jeweils durch ein bestimmtes Ereignis angestoßen werden:

Ereignis: „Was ist passiert?“
Handlung: „Was wird gemacht?“

Konkrete Beispiele:

Ereignis: Wir erhalten eine Rechnung mit der Post
Handlung: Eingangsrechnung buchen

Ereignis: Eine unbezahlte Kundenrechnung hat das Fälligkeitsdatum überschritten
Handlung: Kunde mahnen

Ereignis: Ein Lieferant informiert per Mail über eine Preiserhöhung
Handlung: Preiserhöhung prüfen, ggf. nachverhandeln oder Verkaufspreise anpassen

Das Abbilden des Ablaufes heißt „Modellieren“.

Stecken Sie also gerade in der Planung, dann überlegen Sie sich pro Unternehmensbereich, welche Abläufe es geben muss. Nehmen Sie zum Beispiel den Bereich „Ein Kunde bestellt Ware“ und dann notieren Sie sich die Ereignisse, die es dazu geben wird. Bleiben Sie zunächst bei den offensichtlichen Prozessen, wie:

• Ein Kunde bestellt – Ware wird geliefert
• Es gibt eine Retoure
• Wir schicken die Rechnung

Nach diesem Prinzip gehen Sie jeden Bereich durch.

Im nächsten Schritt geht es darum, den genauen Handlungsablauf für jedes dieser Ereignisse zu modellieren. Der Clou ist, die nachfolgenden Handlungsschritte genau aufzudröseln:

Ein Beispiel-Modell für den Prozess „Retoure“. Der Prozess fängt mit dem Ereignis „Retoure geht ein“ an und hört mit dem Ereignis „Retoure abgewickelt“ auf. Dazwischen stehen Handlungen (in den blauen, abgerundeten Vierecken). Die Rauten mit dem X geben Entscheidungen an, bei denen je nach Vorgang unterschiedlich gehandelt wird.

Mit dem Modell arbeiten

Sie haben jetzt Ihre Geschäftsprozesse abgebildet. Das ist erstmal ziemlich Arbeit! Doch die lohnt sich, denn jetzt wissen Sie: Was passiert da in meinem Unternehmen? [oder: Was muss passieren?].

Wenn Sie die Prozesse vor sich haben, erkennen Sie:

• Enden Abläufe im nichts?
  Wurde z. B. noch nicht geklärt, was genau mit Kundenbeschwerden passiert?
• Sind Abläufe noch nicht optimal?
  Ist es vielleicht sinnvoller, die Abläufe anders anzuordnen? Manche Sachen zu bündeln?
• Habe ich genug Leute eingeplant?
  Wenn man überschlägt, welche Aufgaben wie lange dauern und wie oft sie anfallen, sieht man schnell, ob die Personalplanung realistisch ist.
• Sind alle notwendigen Werkzeuge und Ressourcen berücksichtigt?
  … denken Sie daran, dass auch Zeit eine Ressource ist. Gerade wenn Abläufe komplexer sind, mehrere Leute/Abteilungen betreffen, kann das andere Bereiche – etwa die Liquidität – beeinflussen.

Apropos: Auf Basis der Modelle können Sie auch viele weitere Verbesserungen vornehmen, z. B. Möglichkeiten zur Automatisierung prüfen oder die Kundenbindung erhöhen.

Realitätscheck Prozessmanagement

Vor der eigentlichen Gründung ist meist noch gar nicht so richtig klar, wie der Arbeitsalltag später im Detail aussieht. Da ist es leicht, etwas zu übersehen, sich zu verkalkulieren oder falsch zu budgetieren.

Prozessmanagement hilft, insbesondere durch die Prozessmodelle, die späteren Abläufe darzustellen und geistig vorwegzudenken. Damit sichern Sie entweder Ihre Planung ab oder merken rechtzeitig, wenn noch etwas im Argen liegt.