ToDo or not – Aufgaben planen und auch erledigen!

ToDo or not – Aufgaben planen und auch erledigen!

Heute nehme ich mal wieder an einer Blogparade teil:

bei Selbständig im Netz geht es aktuell um das Thema „Getting things done“, d.h. um Erfahrungsberichte und Tipps wie man sich selbst strukturiert und welche Tools und Tricks man nutzt, um die anstehenden Aufgaben auch wirklich erledigt zu bekommen.

Und weil ich heute endlich einen freien Nachmittag habe, bin ich dann auch mal zum Nachdenken gekommen und habe mir überlegt, wie ich das eigentlich mache…

Wie die meisten Selbständigen bin ich eigentlich chronisch überlastet. Kundenprojekte, Akquise, Networking, Weiterbildung, Freunde, Familie, Freizeit, Sport – alles muss irgendwie unter einen Hut gebracht werden und eigentlich reicht die Zeit immer nicht so richtig aus…

Meine „Aufgaben-Erledigungs-Strategie“ basiert daher auf drei Säulen:

Was meine ich damit?

Prioritäten setzen

Bevor ich einfach wild drauf los arbeite, versuche ich mir immer einen Plan zu machen und Prioritäten zu setzen.

Nicht bis ins letzte Detail, aber zumindest so, dass ich weiß welche Aufgaben wirklich wichtig und dringend sind. Denn nichts ist ärgerlicher, als seine Zeit mit unwichtigen Dingen zu verschwenden, wenn dann die wichtigen Aufgaben unerledigt bleiben.

Ich versuche also zu ermitteln, welche der anstehenden Aufgaben wichtig & dringend sind und welche ich auch einfach mal sein lassen kann.

Dafür nutze ich meist die klassische Eisenhower-Matrix (Details hier: Prioritäten setzen bei der Tagesplanung? So geht’s.):

  • Priorität 1 – wichtig & dringend: diese Aufgaben versuche ich möglichst sofort zu erledigen. In diese Kategorie gehören häufig die Anforderungen aus Kundenprojekten, denn meine Kunden möchten natürlich schnell ein Resultat sehen und davon lebe ich schließlich. Aber auch Dinge wie Autoreparaturen könnten hier hinein fallen, denn eine funktionierende Infrastruktur sichert meine Freiberuflichkeit.
  • Priorität 2 – wichtig, aber nicht dringend: diese Aufgaben haben eine große Bedeutung und sollten sofort nach den Prio-1-Aufgaben erledigt werden. Wenn man sie dauernd verschiebt, schadet dies langfristig dem Unternehmen, also mir. In diese Kategorie fallen neben beruflichen aber auch viele private Dinge, wie z.B. der Geburtstag meiner Nichte oder andere wichtige Termine. Ich finde gerade als Selbständiger muss man sich häufig vor sich selbst beschützen und für genug Privatleben sorgen!
  • Priorität 3 – dringend, aber unwichtig: hier muss man sich ernsthaft fragen, ob man sich dieser Aufgabe überhaupt widmen sollte. Und vor allem auf diese Entscheidung nicht zu viel Zeit verwenden, es gibt ja noch Aufgaben mit Priorität 1 und 2 zu erledigen. Falls möglich sollten Aufgaben der Priorität 3 möglichst delegiert werden. Fragt sich nur an wen ;-)

    WERBUNG
  • Priorität 4 – unwichtig & nicht dringend: in den Papierkorb damit. Das ist mit das Wichtigste für mich: einfach mal Dinge sein lassen. Sonst müllt man sich zu und kommt zu gar nichts mehr. Oft ist diese Entscheidung nicht leicht, aber im Endeffekt führt es zu nichts, wenn man sich zu viel aufhalst.

Manchmal füge ich für mich auch noch eine Priorität 2b ein: wichtig, aber aktuell nicht zu schaffen ;-) Hier hinein fallen z.B. aktuell öfter mal die Artikel für’s Unternehmerhandbuch, da ich mit Kundenprojekten gut ausgelastet bin… Die Artikel möchte ich zwar gerne schreiben, aber anderes ist wichtiger und das muss man manchmal einfach einsehen und akzeptieren! Es gibt viel zu tun…

Ordnung halten

Klingt total spießig, aber in dem ich versuche wichtige Papiere, Mails, Dokumente u.ä. immer zeitnah sortiert abzulegen, behalte ich den Überblick und stehe nicht irgendwann vor einem Riesenberg, der kaum zu schaffen ist.

So sammle ich z.B. meine Finanzunterlagen den Monat über in einem Mäppchen und erledige meine Buchhaltung regelmäßig am Monatsende. Dabei hefte ich die Unterlagen auch direkt ordentlich ab, so geht nichts verloren und wenn die Steuererklärung naht verschwende ich keine Zeit mit Suchen.

Das gleiche gilt für alle anderen Unterlagen, die ich aufheben möchte. Ich treffe die Entscheidung „Papierkorb oder nicht“ sehr schnell und was bleibt wird nicht monatelang gehortet, sondern schnell gelesen, bearbeitet und abgelegt. Gilt im Übrigen auch für Mails ;-) Ein überfüllter Posteingang hilft ja nicht unbedingt, oder? Und die diversen Papier- und Zeitungsstapel, die man irgendwann nochmal lesen wollte – kommt man wirklich dazu? Nach meiner Erfahrung eher nicht, man schmeißt den Kram doch irgendwann weg, das kann man also auch sofort tun ohne sie noch jahrelang aufzuheben und sich den Schreibtisch zu verschandeln.

Hilfsmittel nutzen

Ich habe jetzt schon die unterschiedlichsten Tools ausprobiert, aber eigentlich lande ich doch immer wieder bei den gleichen Dingen: Outlook, Analog-Kalender & Zettelbox.

  • Termine: werden alle in Outlook eingetragen und mit dem Handy synchronisiert. Am besten gleich mit der Adresse, wo sie stattfinden, die kann ich dann bei Bedarf ins Navi eingeben. Zusätzlich habe ich für den Hausgebrauch noch einen Analog-Kalender (so richtig aus Papier), den nutze ich ein bisschen wie ein Tagebuch und außerdem mag ich es, alte Kalender nach Jahren mal wieder anzugucken und sich zu erinnern ;-)
  • Aufgaben: vom Zettelchen bis zum Spezial-Online-ToDo-Tool, da probiere ich immer mal wieder was aus. Mein Fazit: ich habe hier auf meinem Schreibtisch eine Zettelbox stehen und bei Bedarf werden Dinge, die ich erledigen möchte, dort notiert. Für mich geht es oft schneller sich Sachen einfach kurz per Hand zu notieren, als umständlich eine Software zu starten etc. Ist die Aufgabe erledigt, schmeiße ich den Zettel weg und habe ein sehr gutes Gefühl beim Zusammenknüllen… Das funktioniert natürlich nur für mich alleine! Bei größeren Projekten schreibe ich richtige Listen & Timings, um alle Beteiligten ins Boot zu holen, klar. Außerdem nutze ich die Aufgaben-Funktion von Outlook. Mails, die Aufgaben enthalten versehe ich einfach mit einer Erinnerung, dann kann ich sie ablegen und vergesse trotzdem nicht, was zu tun ist. Auch für immer wieder kehrende Aufgaben nutze ich Outlook, so vergesse ich weder den TÜV noch die Abgabe der Steuererklärung!

Fazit

Das Wesentliche ist die Entscheidung, was einem Wichtig ist!

Hat man sich das erst einmal klar gemacht und seine Aufgaben und Termine danach sortiert, ergibt sich der Rest meist von selbst. Denn dann ist klar, was man zuerst macht und was man (zumindest heute) liegen lässt ;-)

Mehr Informationen

Hier die bereits erschienenen Beiträge zum Thema “Zeitmanagement“:

Mehr Infos findet ihr in den Kategorien „Selbstmanagement“ und „Organisation“.

Foto: Stephanie Hofschläger / pixelio.de

Hat Dir der Beitrag gefallen? Dann lass Dir doch einfach neue Beiträge via eMail zuschicken oder abonniere den RSS-Feed!
Teilen:Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterPin on PinterestShare on LinkedInShare on StumbleUponShare on TumblrDigg this
Powered by Shutterstock
Bilder zum Thema powered by Shutterstock

Heike Lorenz

Diplom-Kauffrau und Kulturmanagerin. 15 Jahre Erfahrung als kaufmännische Projektleiterin in verschiedenen Kulturbetrieben und Eventagenturen. Seit 2005 selbständig als freiberufliche Unternehmensberaterin im Bereich Organisation, Controlling und Projektmanagement. Schwerpunkte: kleine und mittelständische Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich. Mehr unter LORENZ consultants.

Kommentare (2) Schreibe einen Kommentar

  1. Da hst du Recht, dass sind alle sehr wichtige Punkte, die man einhalten muss. Gerade bei mir ist Ordnung wichtig! Da ich sehr schnell dazu neige alles um mich herum zu stapeln und irgendwo hinzuwerfen. Danach ärgere ich mich, weil ich es natürlich nicht wiederfinden kann.

    Antworten

  2. Pingback: 40 x “Getting Things Done” Tipps und Tricks – Blogparade-Auswertung Teil 2 > Existenzgründung, Planung, Selbständig > Getting Things done, GTD, Tipps, Aufgaben, Selbständig, Blogparade, Auswertung, Teil 2

Hinterlasse eine Antwort

Pflichtfelder sind mit * markiert.