Seit Ende 2024 vergibt das Bundeszentralamt für Steuern eine neue Nummer für alle wirtschaftlich Tätigen: die Wirtschafts-Identifikationsnummer, kurz W-IdNr. Ob sie ins Impressum muss, hängt von deiner Situation ab: Wer bereits eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer im Impressum hat, ist vorerst auf der sicheren Seite.
Wer keine USt-IdNr. hat, muss die W-IdNr. eintragen, sobald sie zugeteilt wurde. Eine Übergangsfrist gibt es nicht.
Inhalt
Was ist die Wirtschafts-Identifikationsnummer?
Die W-IdNr. ist eine dauerhafte, einheitliche Kennnummer für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freiberufler in Deutschland. Sie dient der eindeutigen Identifizierung im Steuer- und Verwaltungsverfahren und ist Teil der Digitalisierungsstrategie der deutschen Finanzverwaltung.
Der Aufbau folgt einem festen Muster: DE + 9 Ziffern + fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal, zum Beispiel DE123456789-00001. Das Unterscheidungsmerkmal kennzeichnet die jeweilige wirtschaftliche Tätigkeit. Wer mehrere Betriebe oder Betriebsstätten hat, erhält ab März 2026 weitere Unterscheidungsmerkmale (-00002, -00003 usw.).
Wichtig: Die ersten elf Stellen der W-IdNr. (DE + 9 Ziffern) sind bei den meisten Unternehmen identisch mit der bestehenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Die W-IdNr. ersetzt die USt-IdNr. aber nicht – beide Nummern laufen parallel weiter.
Die Vergabe erfolgt automatisch, ohne Antrag. Wer bereits vor November 2024 eine USt-IdNr. hatte, wurde per öffentlicher Bekanntmachung des Bundeszentralamts informiert. Alle übrigen wirtschaftlich Tätigen erhalten ihre W-IdNr. über das ELSTER-Postfach.
Wer hat die W-IdNr. schon erhalten?
Die Einführung läuft stufenweise. Nicht alle Unternehmen haben die Nummer bereits. So findest du heraus, ob dir deine W-IdNr. schon zugeteilt wurde:
Schritt 1: ELSTER-Postfach prüfen
Die W-IdNr. wird digital mitgeteilt – nicht per Brief. Logge dich in dein ELSTER-Benutzerkonto ein und prüfe Postfach und Stammdaten.
Schritt 2: W-IdNr. aus der USt-IdNr. ableiten
Wer bereits vor November 2024 eine USt-IdNr. hatte: Aus DE123456789 wird DE123456789-00001. Diese Ableitung ist nach aktuellem Verständnis der Finanzverwaltung für den häufigsten Fall gültig – im Zweifel über ELSTER verifizieren.
Schritt 3: Geduld, falls noch keine Nummer vorliegt
Die Einführungsphase soll 2026 abgeschlossen sein. Wer noch keine W-IdNr. erhalten hat, muss noch nichts im Impressum ändern. Die Pflicht entsteht erst mit der Zuteilung.
Was bedeutet das für dein Impressum?
Das Digitale-Dienste-Gesetz (DDG) schreibt vor, dass Anbieter geschäftsmäßiger Websites im Impressum entweder die USt-IdNr. oder die W-IdNr. angeben müssen (§ 5 Abs. 1 Nr. 6 DDG).
Daraus ergeben sich drei Szenarien:
Szenario 1: Du hast eine USt-IdNr. im Impressum
Deine Impressumspflicht ist erfüllt. Die zusätzliche Angabe der W-IdNr. ist nach aktuellem Rechtsstand freiwillig. Empfehlenswert ist es trotzdem: Die Rechtslage ist noch nicht abschließend durch Gerichte geklärt, und wer beide Nummern nennt, ist auf der sicheren Seite.
Szenario 2: Du hast keine USt-IdNr.
Sobald dir die W-IdNr. zugeteilt wurde, musst du sie ins Impressum eintragen. Eine Übergangsfrist gibt es nicht. Wer die Zuteilung verpasst oder ignoriert, riskiert ein abmahnfähiges Impressum.
Szenario 3: Du hast noch keine W-IdNr. erhalten
Kein Handlungsbedarf im Impressum – aber beobachten. Sobald die Nummer im ELSTER-Postfach liegt, zügig handeln.
Die korrekte Schreibweise im Impressum ist zwingend einzuhalten:
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE123456789 Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): DE123456789-00001
Was die W-IdNr. nicht ist
Ein paar Missverständnisse kursieren, die es lohnt klarzustellen:
Sie ersetzt nicht die Steuernummer. Die Steuernummer bleibt für Steuererklärungen und Kommunikation mit dem Finanzamt weiterhin relevant. Erst langfristig – voraussichtlich ab 2027 – soll die W-IdNr. die Steuernummer in manchen Formularen schrittweise ablösen.
Sie gehört (noch) nicht auf Rechnungen. Eine Pflicht zur Angabe der W-IdNr. auf Rechnungen, Angeboten oder Geschäftsbriefen besteht derzeit nicht. Das könnte sich künftig ändern – aber noch gilt die bisherige Regelung.
Sie ist kein Ersatz für die USt-IdNr. im Geschäftsverkehr. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und EU-Geschäften bleibt die USt-IdNr. das relevante Instrument.
Was jetzt konkret zu tun ist
Die W-IdNr. betrifft jeden, der mit einer Website geschäftsmäßig auftritt. Was zu tun ist:
- ELSTER-Postfach prüfen: Liegt die W-IdNr. bereits vor?
- Impressum prüfen: Ist die USt-IdNr. korrekt angegeben? Falls keine USt-IdNr. vorhanden ist: W-IdNr. sofort ergänzen.
- Beide Nummern eintragen: Wer auf Nummer sicher gehen will, nennt USt-IdNr. und W-IdNr. mit korrekter Schreibweise.
- Alle digitalen Auftritte prüfen: Website, Blog, App, Landingpages – überall dort, wo ein Impressum vorgeschrieben ist.
- Rechtsberatung bei Unsicherheit: Wer nicht sicher ist, ob sein Impressum aktuell korrekt ist, sollte einen Fachanwalt für IT-Recht konsultieren.
Noch nicht vollständig geklärt
Die W-IdNr. ist neu, und die Rechtslage ist an einem Punkt noch offen: Ob die alleinige Angabe der USt-IdNr. dauerhaft ausreicht oder ob die W-IdNr. irgendwann zusätzlich verpflichtend wird, hat weder der Gesetzgeber abschließend geregelt noch haben Gerichte dazu entschieden.
Das Risiko, nur auf die USt-IdNr. zu setzen, ist derzeit gering – aber nicht null. Wer keine Angriffsfläche bieten will, trägt beide Nummern ein. Der Aufwand ist minimal.
Eine neue Nummer – aber kein neues System
Die Wirtschafts-Identifikationsnummer ist kein isoliertes Projekt. Sie ist der erste sichtbare Schritt einer grundlegend digitalisierten Finanzverwaltung. Wer heute sein Impressum aktualisiert, ist nicht nur rechtlich auf dem Stand – er bereitet sich auch auf das vor, was in den nächsten Jahren folgt: W-IdNr. in Steuererklärungen, möglicherweise auf Rechnungen, schrittweise Ablösung der Steuernummer in vielen Bereichen.
Das Impressum ist der einfachste Teil davon. Zehn Minuten, ELSTER aufrufen, Nummer prüfen, eintragen – fertig.
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