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Schluss mit Aktenkilometern – effizienter wirtschaften mit Digitalisierung

Digitalisierung

Aktenordner genießen in Deutschland einen höheren Wohnkomfort als manche Menschen. Auf unzähligen Regalkilometern sind die Akten archiviert, bestens geschützt vor Staub, Schädlingen oder Zerstörung durch Brand oder Klimaeinflüsse. Diese raumintensive Archivierung kostet Unsummen.

Dabei ist es für Unternehmer trotz strenger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen längst obsolet geworden, teuren Raum und Aktenschrank-Monster vorzuhalten oder zu mieten. Viel günstiger und praktischer ist es, auch alte Papier-Aktenbestände zu digitalisieren.

Das Unternehmerhandbuch konnte sich bei der SAGA GmbH informieren. Das Spezialunternehmen für die Digitalisierung von Akten und Dokumenten verwandelt auch große Papier-Aktenbestände durch professionelles Scannen in Dateien. Und das bietet etliche Vorteile.

1. Vorteil: Einfacher Zugriff

Digitalisierte Akten lassen sich einfach in die elektronische Datenverarbeitung des Unternehmens integrieren. Dadurch können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf eine Akte zugreifen. Außerdem muss kein Mitarbeiter mehr umständlich ins Archiv laufen, lange suchen und anschließend seinen Schreibtisch mit sperrigen Ordnern vollstapeln. Durch Online-Zugriff werden Akten zusätzlich mit Tablets oder Smartphones mobil.

2. Vorteil: Hohe Effizienz

Wie oft dauern Vorgänge wochenlang, weil ein Aktenordner zur Bearbeitung von einem Mitarbeiter zum anderen wandern muss? Durch die schnelle und gleichzeitige Verfügbarkeit einer Akte auf dem Bildschirm wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter effizienter genutzt. Schnell erledigte Vorgänge schaffen zufriedene Kunden – und Zeit für neue. So kann eine effiziente Datenverarbeitung ohne zusätzliches Personal Umsatz und Gewinn steigern.




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3. Vorteil: Weniger Raum – weniger Kosten

Ein Quadratmeter Büro kostet in Deutschland durchschnittlich 7,67 Euro Miete im Monat – in Münchner Bestlage dürfen es aber auch gerne 28 Euro sein. Wieviel Gigabyte Speicherplatz gibt’s zum gleichen Preis? Also auch ganz ohne turnhallengroße Aktenarchive: Wer sich den Platz für große Aktenschränke spart, dem reicht vielleicht auch weniger Büroraum.

4. Vorteil: Die Qualität der Original-Akte bleibt erhalten

Es ist ja schon ärgerlich genug, wenn eine Tasse Kaffee über eine gewöhnliche Akte fliegt. Akten können aber durchaus von musealem oder historischem Wert sein. Herauskramen und häufiges Anfassen beeinträchtigen Qualität und Lesbarkeit – besonders etwa bei Plänen oder Karten. So können Bibliotheken oder auch Firmenarchive wertvolle Urkunden zur Forschung freigeben, ohne dass das Original Schaden nehmen kann.

Voraussetzungen der Digitalisierung

Damit die digitalisierte Akte das Original auf Papier ersetzen kann, ist aber auch ein professioneller Scan nötig. Ein Unternehmen wie die SAGA GmbH ist technisch und personell dafür gerüstet. So erschweren oft Büroklammern, beidseitige Beschriftung, handschriftliche Notizen oder Knicke ein Scannen. Nur modernste Kameratechnologie stellt ein akzeptables Ergebnis sicher. SAGA hält darüberhinaus neben einer besonderen technischen Qualifikation auch eine kaufmännische Ausbildung seines Scan-Personals für unerlässlich. Die gescannten Dateien erhält der Kunde in einem von ihm gewünschten Bildformat (etwa BMP, JPG, GIF, TIFF, PDF) auf CD, DVD, USB-Festplatte oder online.

Foto: Garsya / shutterstock.com

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