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Stempel – die praktischen Helfer für effiziente Abläufe

Stempel

In Unternehmen ist zwar heute bis zum Schriftverkehr beinahe alles digitalisiert, aber Stempel haben sich aus der analogen Welt in die neue Zeit retten können. Sie sind praktikable Helfer in vielen Unternehmens-Bereichen. Sie erleichtern administrative Vorgänge, dokumentieren Prozesse und entfalten mitunter sogar rechtlichen Urkunds-Charakter.

Es gibt keinesfalls eine rechtliche Pflicht, einen Firmenstempel zu führen. Dennoch unterstützt er in der Außenwirkung einen seriösen Firmenauftritt.

Stempel so rechtssicher wie die eigene Unterschrift

Welche Rechtskraft ein Firmenstempel haben kann, musste ausgerechnet eine Gruppe juristischer Experten durch ein Urteil des BGH (BGH XII ZR 35/11) schmerzlich erfahren. Die Sozietät aus 15 Anwälten hatte einen Mietvertag für Kanzleiräume über fest vereinbarte zehn Jahre Laufzeit geschlossen. Der Mietvertrag trug die Unterschrift eines dieser Anwälte nebst einem Firmenstempel.

Einige Jahre später wollten die Anwälte den Vertrag vorzeitig kündigen. Der Vertrag sei nie rechtsgültig geschlossen worden. Die Anwälte argumentierten, wegen der fehlenden Unterschriften aller Mitglieder der Sozietät mangele es dem Vertrag an der rechtlich vorgeschrieben Schriftform.

Die Richter des BGH ließen die Anwälte abblitzen. Der geforderten Schriftform sei mit der Unterschrift des einen Anwalts und dem Firmenstempel genüge getan. Der Firmenstempel sei Beweis, dass dieser Anwalt unterschrifts- und vertretungsberechtigt für die ganze Firma gehandelt hat.

Stempel verhelfen zu einem seriösen Firmenauftritt

Wer Firmenstempel benutzt, sollte jedenfalls ein paar Pflichtangaben in den Stempel aufnehmen. Das sind:

  • der Firmenname, eventuell mit dem Zusatz der Tätigkeit oder des Gewerbes
  • die Rechtsform, also GmbH, KG, GbR, AG usw.
  • die komplette Anschrift



  • WERBUNG
  • Kontaktdaten wie Telefon, Fax und Email, Homepage
  • Bei Anwendung im Buchhaltungsbereich die UStID

Als Element der Corporate Identity verstärkt auch das Firmenlogo die Wirkung und Aufmerksamkeit des Stempels.

Als Optimum gelten Stempel im Format 60 x 40 Millimeter. Sie können in einer gut lesbaren Schriftgröße neun Stempelzeilen aufnehmen und bieten dabei auch noch genug Platz für ein Logo.

Robuste Eingangsstempel für zuverlässige Dokumentation

Einige Stempel werden durch jahrelangen Gebrauch besonders strapaziert. Bei solchen Stempeln empfehlen sich professionelle Lösungen wie robuste Modelle mit Stahlkern-Stativgehäuse von Trodat Stempel.

Das betrifft zum Beispiel Eingangsstempel. Mit solchen Datumsstempeln wird der Post- oder Dokumenten-Eingang einfach und gut ersichtlich dokumentiert. Besonders bei Post für Behörden oder Gerichte dient der Eingangsstempel als Beweis für die Wahrung von Fristen. In Unternehmen hilft er, termingerechte Bearbeitung sicherzustellen oder auch Zahlungsfristen einzuhalten oder Rabatte mitzunehmen. Darüberhinaus dient er der Kontrolle der administrativen Effizienz und unterstützt die Kundenpflege (CRM).

Als wichtiges Hilfsmittel für die Prozess-Sicherheit und das Qualitätsmanagement dienen Wareneingangs-Stempel. Solche Stempel tragen neben dem Datum auch noch Felder zum händischen Ankreuzen – etwa betreffend die Menge, die Vollständigkeit, die Qualität oder eventuelle Beschädigungen. Diese Stempel bilden auch mitunter wichtige Beweisurkunden. Als Kaufmann muss man nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) fehlerhafte oder unvollständige Lieferungen beim Eingang sofort reklamieren. Ein Wareneingangs-Stempel dokumentiert das sicher.

Foto: Hayati Kayhan / shutterstock.com

2 Kommentare

  1. Ich kann Ihnen auch einen Stempel für Ihr Unternehmen empfehlen. Das sieht nicht nur professionell aus, sondern es hat auch die richtige Wirkung zusätzlich zur Unterschrift.

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