Egal, in welchen Betrieb, welches Büro man kommt: Überall finden sich Schrankwände voll mit Aktenordnern, deren Inhalt auch bequem auf einem USB-Stick Platz finden würde. Gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen – etwa für Rechnungen – lassen die Zahl der Aktenordner unaufhörlich wachsen.

Längst ist die elektronische Rechnung der auf Papier steuerrechtlich gleichgestellt, dennoch wollen viele Betriebe vom Papier nicht lassen. Gerade mal 27 Prozent der Unternehmen in Deutschland verschicken ihre Rechnungen übers Internet wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes ergab.

Neue EU-Richtlinie für elektronischer Rechnungen

Gerade die Institution, der gerne Bürokratie nachgesagt wird, will nun den Weg zum papierlosen Büro ebnen helfen – die Europäische Union.

Diese Tage trat eine EU-Richtlinie zu Empfang und Verarbeitung elektronischer Rechnungen bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. Europäische Standardisierungs-Behörden sollen nun einen Standard entwickeln.

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat

Die gute Nachricht: Deutschland ist ZUGFeRD dieser Entwicklung. Das „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) mit Vertretern aus Wirtschaft, Verbänden und Politik hat dieses Standardformat mit dem griffigen Namen entwickelt. ZUGFeRD integriert Rechnungsdaten in einem PDF-Dokument im XML-Format. Der neue Standard kann für den Versand, die Bearbeitung und die Aufbewahrung einer Rechnung genutzt werden – denn die Aufbewahrungsfrist gilt selbstverständlich auch für E-Rechungen.

Zu beachten ist, dass die Rechnung in dem Format aufbewahrt werden muss, in dem sie empfangen wurde. Ansonsten gelten für E-Rechnungen keine weitergehenden Dokumentationspflichten, als für solche auf Papier.

Laut branchenverband Bitkom basiert das ZUGFeRD-Format auf dem internationalen Standard UNCEFACT und ist daher international kompatibel. Eine Broschüre der Bitkom zu dem Thema samt Musterrechnung gibt’s hier zum Herunterladen.