Hier kommt der zweite Teil zum Thema korrekte Rechnungen stellen – mit den nächsten Pflichtangaben und den wichtigsten Sonderfällen aus der Praxis.

Diesmal geht es unter anderem um Kleinbetragsrechnungen, Auslandsrechnungen und Gutschriften – also genau die Punkte, bei denen besonders gern etwas schiefläuft.

Wenn du all das im Griff hast, steigen deine Chancen auf schnelle Zahlungen – und das bringt echte Entlastung für deine Liquidität.

Weitere Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung

In Teil 1 hast du erfahren, welche vier Angaben auf keiner Rechnung fehlen dürfen. Jetzt geht’s weiter mit den Punkten 5 bis 10 – also den restlichen Pflichtangaben nach §14 Umsatzsteuergesetz.

Diese Angaben sorgen für Klarheit – beim Kunden, beim Finanzamt und nicht zuletzt in deiner eigenen Buchhaltung.

5. Menge und Art der Leistung

Auch dieser Punkt klingt einfach, sorgt aber in der Praxis oft für Probleme. Auf der Rechnung muss klar und nachvollziehbar stehen, was genau geliefert oder geleistet wurde – und in welcher Menge.

Typische Fehler:

• Die Beschreibung ist zu ungenau oder unverständlich. Warum sollte ein Kunde etwas bezahlen, das er nicht erkennt oder nicht bestellt zu haben glaubt?
• Die Bezeichnung ist zu technisch, zu vage oder schlichtweg falsch.

Je klarer die Leistungsbeschreibung formuliert ist, desto weniger Rückfragen gibt es – und desto schneller wird bezahlt.

6. Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung

Neben dem Rechnungsdatum musst du auch angeben, wann die Leistung erbracht oder die Lieferung erfolgt ist. Dieser Zeitpunkt ist Pflicht – egal ob du nach Aufwand, Pauschale oder Etappenziel abrechnest.

Typischer Fehler:

• Der Leistungszeitpunkt fehlt komplett. Natürlich kann man das Datum nicht immer auf den Tag genau angeben – aber ein Zeitraum reicht völlig aus. Zum Beispiel: Leistungszeitraum: Januar–März 2025.

Fehlt diese Angabe, ist die Rechnung nicht korrekt – und muss neu erstellt werden. Das kostet Zeit, Nerven und Liquidität.

7. Nettosummen nach Steuersätzen aufschlüsseln

Wenn deine Rechnung Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen enthält (z. B. 19 % und 7 %), musst du die Nettobeträge jeweils getrennt ausweisen. Auch Steuerbefreiungen gehören in eine eigene Zeile – sauber getrennt vom Rest.

Typische Fehler:

• Es wird nur eine Gesamtsumme angegeben. Das reicht nicht – jeder Steuersatz braucht seine eigene Nettosumme.
• Rabatte werden nur prozentual angegeben. Ein vereinbarter Nachlass muss in Euro netto auf der Rechnung stehen. Fehlt das, gilt die Rechnung als fehlerhaft.

Und wie immer: Ist die Rechnung falsch, verzögert sich die Zahlung. Ganz automatisch.

8. Steuersatz und Steuerbetrag

Auf deiner Rechnung muss zu jedem Nettobetrag der passende Steuersatz und der entsprechende Steuerbetrag angegeben werden – klar und getrennt ausgewiesen.

Typische Fehler:

• Die Steuersummen stimmen nicht oder fehlen komplett.
• Der Steuersatz ist falsch. Standard in Deutschland ist 19 %, aber es gibt viele Ausnahmen: z. B. 7 % bei Büchern oder Lebensmitteln.
• Kleingewerbetreibende müssen gar keine Umsatzsteuer ausweisen – sofern sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen.
  Kleinunternehmer, die nicht am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen, ergänzen bitte folgenden Text auf Ihren Rechnungen und weisen keine Umsatzsteuer aus:
  Es erfolgt kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gem. § 19 UStG.

Warum das Ganze so genau?

Weil sowohl das Finanzamt als auch der Kunde schnell erkennen wollen, ob alles korrekt ist. Je klarer deine Rechnung aufgebaut ist, desto schneller wird sie durchgewunken – und bezahlt.

9. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht

Wenn du eine Leistung an einer Immobilie für eine Privatperson abrechnest (z. B. Bauarbeiten, Handwerkerleistungen), musst du einen besonderen Hinweis auf die Rechnung setzen:

„Der Rechnungsempfänger ist verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“

Dieser Pflichtvermerk ergibt sich aus § 14b UStG – und betrifft ausschließlich Rechnungen an Privatkunden im Zusammenhang mit Grundstücken.

10. Die Angabe „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Kunden

In seltenen Fällen stellt nicht du, sondern dein Kunde die Rechnung – z. B. bei Provisionen, Vermittlungsleistungen oder im Agenturgeschäft. Dann spricht man von einer sogenannten Gutschrift.

Wichtig: Auf dem Dokument muss ausdrücklich das Wort „Gutschrift“ stehen – sonst gilt es rechtlich nicht als Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Denn klar: Der Kunde stellt dir nichts in Rechnung – sondern er gibt dir Geld. Und genau das muss deutlich werden.

Sonderfall: Kleinbetragsrechnung (bis 250 Euro brutto)

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 Euro (inkl. USt) gelten vereinfachte Regeln. Grundlage ist § 33 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung – die Grenze wurde 2017 von 150 auf 250 Euro angehoben.

Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen:

• vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der gelieferten Ware oder erbrachten Leistung
• Gesamtbetrag (inkl. Steuer) sowie Steuersatz
  oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung

Nicht erforderlich sind:

• Name und Anschrift des Kunden
• Rechnungsnummer
• Steuernummer oder USt-ID
• Leistungsdatum
• separate Netto- und Steuerbeträge

💡 Tipp: Für kleine Belege lohnt sich eine eigene Vorlage. Das spart Zeit – und reduziert Fehlerquellen.

Sonderfall Akonto-Rechnung

Eine Akonto-Rechnung wird gestellt, bevor die Leistung erbracht wurde – also als Vorschuss. Das unterscheidet sie von Teil- oder Abschlagsrechnungen, bei denen bereits eine Teilleistung vorliegt.

Wichtig: Auf der Rechnung muss der Zeitpunkt der Rechnungsstellung oder der Zahlung angegeben sein – denn das ist in diesem Fall der relevante Leistungszeitpunkt.

Ohne dieses Datum gilt die Rechnung als unvollständig – mit den bekannten Folgen: Rückfragen, Verzögerungen, Stress.

Sonderfall Auslandsrechnung

Lieferst oder leistest du für Kunden im Ausland, gelten besondere steuerliche Vorgaben. Viele davon findest du in § 4 UStG – dort sind steuerfreie Lieferungen geregelt. Damit du diese Steuerbefreiung auch korrekt anwenden kannst, muss deine Rechnung bestimmte Angaben enthalten.

1. Innergemeinschaftliche Lieferung (innerhalb der EU)

Bei Rechnungen an Unternehmen innerhalb der EU gilt das Reverse-Charge-Verfahren.
Das heißt:

• Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen.
• Auf der Rechnung müssen beide USt-IDs stehen – deine und die des Kunden.
• Außerdem musst du einen Hinweis ergänzen, z. B.:
  „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers – Reverse Charge“

Bei Privatkunden innerhalb der EU gilt: Solange du unter den jeweiligen Lieferschwellen bleibst, versteuerst du wie gewohnt in Deutschland. Überschreitest du die Schwelle, musst du im Zielland versteuern.

2. Ausfuhrlieferung (außerhalb der EU)

Bei Lieferungen in Drittländer (z. B. Schweiz, USA):

• Die Lieferung ist in Deutschland umsatzsteuerfrei.
• Du weist keine Umsatzsteuer aus.
• Der Empfänger kann Unternehmen oder Privatperson sein – das spielt keine Rolle.

Noch ein Tipp: Zahlungstermin klar angeben

Setz einen konkreten Zahlungstermin – am besten mit genauem Datum, z. B. „zahlbar bis zum 31.08.2025“.

So gibt’s keine Missverständnisse – und wenn doch mal eine Mahnung nötig wird, hast du gleich eine solide Grundlage in der Hand.

Klingt banal, ist aber enorm hilfreich. Für dich – und für deine Liquidität.

Mehr Informationen

Das waren die wichtigsten Punkte für korrekte Rechnungen – inklusive Sonderfälle. Wenn du all das beachtest, bist du gut aufgestellt für schnelle Zahlungen und entspannte Buchhaltungsrunden.

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