Liquidität sichern – das klingt nach großen Strategien. Dabei sind es oft die kleinen, ganz praktischen Dinge, die den Unterschied machen.

Einer der wichtigsten Hebel? Einnahmen. Klar – klingt banal, ist aber entscheidend.

Und wie kommt das Geld rein?

Indem du deinen Kunden korrekte Rechnungen stellst – für alle Leistungen und Produkte, die du erbracht oder geliefert hast.

Klingt einfach, ist es aber nicht. Genau hier passieren oft vermeidbare Fehler.

Deshalb zeige ich dir in diesem Artikel die wichtigsten Punkte, auf die du beim Rechnungsstellen achten solltest – und die häufigsten Stolperfallen.

Los geht’s!

Wieso muss man überhaupt eine Rechnung stellen?

Warum überhaupt eine Rechnung stellen? Ganz einfach: weil du dazu gesetzlich verpflichtet bist.

§14 Abs. 2 Nr. 2 des Umsatzsteuergesetzes schreibt vor, dass du innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung stellen musst, wenn du einem Unternehmen oder einer juristischen Person eine Lieferung oder Leistung erbracht hast.

(Ausnahmen und Sonderfälle spare ich mir an dieser Stelle – im Zweifel fragst du lieber deine:n Steuerberater:in oder eine:n Jurist:in.)

Und klar: Je korrekter deine Rechnung ausgestellt ist, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie zügig bezahlt wird.

Was sind die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung?

Was gehört eigentlich alles in eine korrekte Rechnung?

Auch das ist gesetzlich geregelt – genauer gesagt in §14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz.

Dort steht schwarz auf weiß, welche Pflichtangaben eine Rechnung enthalten muss.

Die ersten vier Punkte schauen wir uns heute an – mit praktischen Beispielen, was gerne mal schiefläuft:

1. Vollständiger Name und korrekte Anschrift

Klingt einfach, wird aber oft falsch gemacht:
Auf jede Rechnung gehören der vollständige Name und die korrekte Anschrift – sowohl vom Kunden als auch vom leistenden Unternehmen.

Typische Fehler:

• Zentrale Buchhaltung übersehen: In größeren Unternehmen geht die Rechnung oft nicht an deinen Projektkontakt, sondern an eine zentrale Buchhaltung – mit ganz anderer Adresse. Also: besser vorher klären!
• Kein Ansprechpartner angegeben: Ohne konkreten Namen sucht sich die Rechnung beim Kunden gern ihren eigenen Weg durchs Haus – langsam.
• Firmierung falsch oder unvollständig: Schon ein vergessenes „GmbH“ oder ein falsches Leerzeichen kann zur Rückfrage führen. Und Rückfragen verzögern Zahlungen.
• Eigene Firmierung falsch: Wenn du Freiberufler oder Kleingewerbetreibende:r bist, musst du deinen bürgerlichen Namen aufführen – nicht nur den Fantasienamen wie „Design Studio Müller“. Auch die Rechtsform gehört dazu, z. B. „GbR“.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

Auf deine Rechnung gehört entweder die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) vom Bundeszentralamt für Steuern – aber nicht beide.

Ich persönlich finde ja: Die USt-ID wirkt professioneller 😉

Typische Fehler:

• Steuernummer vergessen: Das passiert gern, wenn du die Rechnung manuell schreibst. Tipp: Nutze eine Vorlage oder Briefpapier, auf dem die Nummer fest hinterlegt ist.
• Länderkennzeichen fehlt: Eine USt-ID ohne „DE“ ist keine vollständige USt-ID – also immer das Länderpräfix mit angeben!

3. Ausstellungsdatum

Klingt banal, ist aber Pflicht: Das Ausstellungsdatum gehört auf jede Rechnung. Punkt.

Typische Fehler:

• Datum fehlt komplett: Passiert öfter als man denkt – einfach mit draufschreiben.
• Datum schlecht platziert: Wenn die Buchhaltung erst suchen muss, dauert die Zahlung. Muss nicht sein.

4. Eindeutige Rechnungsnummer

Jede Rechnung braucht eine einmalige, nachvollziehbare Nummer – das ist Pflicht.
Und nein: Die Nummer muss nicht bei 1 anfangen oder lückenlos sein. Wichtig ist nur, dass du ein eigenes System hast – und es durchziehst.

Typische Fehler:

• Rechnungsnummer fehlt: Das führt sofort zu Rückfragen – oder zur Ablehnung.
• Nummer doppelt vergeben: Der Kunde merkt’s vielleicht nicht, aber das Finanzamt schon.
• Nummer willkürlich gewählt: Ohne System wird’s bei einer Betriebsprüfung schnell ungemütlich.

Mehr Informationen

Vier Pflichtangaben haben wir – sechs folgen noch.

In Teil 2 dieser Serie erfährst du,

• welche Angaben außerdem auf deine Rechnung gehören,
• wie du mit Kleinbetragsrechnungen umgehst
• und was du bei Rechnungen ins Ausland beachten musst.

👉 Weiterlesen: Teil 2 – Weitere Pflichtangaben auf Rechnungen

Alle bisherigen und künftigen Beiträge dieser Serie findest du hier:

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