Sie haben sich selbstständig gemacht und eine kleine Firma gegründet? Gratulation! Das Büro ist eingerichtet, die ersten Aufträge sind avisiert. Es kann losgehen.

Nun stellt sich noch die Frage nach potenziellen Mitarbeitern. Junge Unternehmer neigen dazu, erst einmal alles selbst in die Hand zu nehmen, da Personalkosten einen beachtlichen Posten bei den Ausgaben darstellen. Nichtsdestotrotz braucht jede Firma Mitarbeiter mit verschiedenen Qualifikationen, angefangen beim Sekretariat über eine Buchhaltung bis hin zum Kundenservice.

Deshalb ist die Beauftragung von externen Dienstleistern eine gute Lösung für den Start: Ausgebildete Fachkräfte übernehmen diverse Aufgaben, die Sie abgeben wollen – oder aus Zeit- und Kostengründen müssen.

Die Vorteile des sogenannten Outsourcings (Auslagerung) bestimmter Arbeitsbereiche bestehen unter anderem darin, dass die Ausgaben für feste Arbeitnehmer inklusive Sozialversicherungen und Steuern entfallen, dass weder Räume noch Mobiliar für ein Team benötigt werden. Auch die Anschaffung technischer Anlagen (Telefonzentralen, Server etc.) kann eingespart werden kann.

Nachstehend erhalten Sie einen ersten Überblick, welche Leistungen Sie extern erledigen lassen können.

Welche Aufgaben erledigt ein Büro- und Telefonservice?

Sekretariat

Auf dieser Position sitzt üblicherweise die „gute Seele des Büros“. Ein Vollprofi, der den Chef abschirmt, Anrufer zuvorkommend behandelt, Termine koordiniert, sich um E-Mailverkehr und Geschäftsbriefe kümmert und so weiter.

Lagern Sie diese Funktion aus, haben Sie sogar die Möglichkeit, bis zu 24 Stunden erreichbar zu sein, ohne dass Sie selbst ans Telefon gehen müssen – Callcenter arbeiten im Allgemeinen rund um die Uhr.

Für Einzelunternehmer und Selbstständige wie etwa Handelsvertreter, Architekten, Handwerker oder Fotografen, die ihr Geld nicht hauptsächlich am Schreibtisch verdienen, sondern viel unterwegs sind, ist eine Weiterleitung aller Anrufe unabdingbar.

Kundenservice

Vertreiben Sie Waren zum Beispiel über einen Onlineshop, brauchen Sie Mitarbeiter, die das Telefongeschäft beherrschen. Freundliche Beratung, höfliche Ansprache, gute Warenkenntnis und das klare Ziel, den Anrufer zufriedenzustellen, müssen gewährleistet sein.

Nach wie vor bestellen viele Kunden, vor allem ältere, gern persönlich über eine Hotline. Außerdem wirkt eine Versandfirma, die telefonisch erreichbar ist, weniger anonym und damit vertrauenserweckender.

Bei einem wortgewandten und gut informierten Verkäufer kaufen Kunden meistens mehr, als sie ursprünglich geplant hatten!

Neukundenakquise

Am Anfang Ihrer Karriere als Selbstständiger ist es entscheidend, einen Kundenstamm aufzubauen. Doch die Kundenakquise liegt vielen Gründern nicht im Blut. Offensives Werben für die eigene Firma und deren Produkte oder Dienstleistungen ist Aufgabe von Vertriebsmitarbeitern.

Externe Dienstleister haben dafür spezialisierte Teams, die mithilfe einer bestehenden Adressdatei gezielt Kunden anrufen, um ein neues Unternehmen vorzustellen.

Die Neukundenakquise auszulagern ist empfehlenswert, wenn Ihnen selbst das Know-how für diese Aufgabe fehlt bzw. Sie keine Mitarbeiter dafür einstellen wollen.

Nutzen Sie kostenfreie Testwochen der Anbieter

Häufig bieten Büro- und Telefon-Services an, dass Sie die Dienstleistung vor Vertragsabschluss bis zu 30 Tage gratis testen dürfen. Nutzen Sie dieses Angebot unbedingt! So stellen Sie zum einen schnell fest, ob Ihnen die Leistungen zusagen, aber auch, ob Sie gegebenenfalls andere oder darüber hinausgehende Hilfe benötigen.

Möchten Sie schließlich einen Vertrag abschließen, beachten Sie die folgenden Punkte:

1. Vertragslaufzeiten
2. Grundgebühren
3. Mindestumsätze
4. Mögliche Aufschläge für Wochenenden
5. Günstige Paket-Preise

Am besten vergleichen Sie in Ruhe die Tarife verschiedener Dienstleister. Buchen Sie nicht direkt über ein Online-Formular, sondern greifen Sie zum Telefonhörer und rufen Sie die Firmen, die für Sie infrage kommen, persönlich an. So können Sie direkt einmal testen, wie freundlich und zuvorkommend Sie als potenzieller, neuer Kunde dort behandelt werden.