Gastbeitrag von Julia Schumacher

Firmen sind heute in zunehmendem Maße gefordert, in ihren Notfallplänen Disaster Recovery zu berücksichtigen. Notfallpläne sollten eine Reihe möglicher Vorfälle umfassen, welche alltägliche Geschäftsabläufe beeinträchtigen und sogar zu erheblichen Verlusten führen könnten.

Ein Beispiel wäre der Verlust sensibler Daten. Selbst für das beste Dokumentenmanagementsystem kann der Faktor Mensch zum Problem werden, zumal immer mehr Angestellte auf ihren Smartphones und Laptops Daten mit sich tragen. Fehlerhafte Dokumentenspeicherung und daraufhin möglicherweise auftretender Datenverlust können den HR Abteilungen gerade dann Kopfschmerzen bereiten, wenn die Daten gestohlen werden oder unauffindbar bleiben. Doch es gibt eine Reihe von Schritten, die im Fall der Fälle befolgt werden können.

Up-to-date bleiben

Im Falle eines Datenverlustes braucht HR aktuelle Kontaktdaten aller möglicherweise involvierten Mitarbeiter. Wichtig ist außerdem, die vom Datenverlust betroffenen Geschäftsbereiche zu identifizieren. So kann den relevanten Mitarbeitern die nötige Unterstützung angeboten und so können Maßnahmen zur Schadensbegrenzung in Gang gesetzt werden.

Die richtigen Stellen informieren

Um für die Zukunft weitere Datenverluste zu verhindern und ein besser gesichertes Dokumentenmanagementsystem zu gewährleisten, braucht eine Firma einen Fallmanager zur Untersuchung des Störfalls und zur Unterstützung aller Betroffener. Betroffene Kunden müssen zu ihrer eigenen Sicherheit benachrichtigt werden. Darüber hinaus kann es notwendig werden, Aufsichtsbehörden und Rechtsabteilungen zu informieren und zu Rate zu  ziehen.

Wie kann Wiederholungsfällen vorgebeugt werden?

Um die Kontinuität des Geschäftsbetriebes zu sichern und um die Wahrscheinlichkeit wiederholter Datenverluste zu verringern, sollte den Führungskräften die Wichtigkeit der Datensicherung für den Betrieb immer wieder ins Bewusstsein gerufen werden.

Eine ganze Reihe führender Unternehmen bieten für ein erfolgreiches Dokumentenmanagement wesentliche Dienstleistungen an, darunter sichere Aktenvernichtung, Dokumentenscanning und sichere Datenerfassung. Eine Überlegung wert wären außerdem die regelmäßige Überprüfung der Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter durch HR, um verdächtiges Verhalten festzustellen.

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