Viele Marketing-, Werbe- oder Internet-Agenturen haben tolle Konzepte und Ideen. Wenn sie die Aufträge und Etats ihrer Kunden bearbeiten, stoßen sie aber oft auf Probleme, die eigene Produktivität sicherzustellen.
Etwa in den Gewerken Konzept, Text oder Grafik sind viele Mitarbeiter an verschiedenen Stellen mit einem Etat betraut. Möglicherweise sind auch externe Mitarbeiter in ein Projekt eingebunden. Wenn hier Kommunikation und Workflow nicht perfekt funktionieren, kann sich selbst ein attraktiver Etat am ende als unprofitabel erweisen – einfach weil keine ausreichende Kontrolle darüber herrschte, an welcher Stelle welcher Aufwand und welche Kosten anfallen.
Inhalt
Professionelle webbasierte Lösung für Agenturen
Das beste Instrument zur Produktivitäts-Steigerung und –Sicherung ist eine leistungsfähige Agentur-Software, die alle Abläufe erfasst und Lücken und Workflow-Defizite zuverlässig erkennt. Als eine professionelle Lösung für Werbe- und Internet-Agenturen hat sich die modulare webbasierte Software KBMpro etabliert. Sie bildet Features wie ein Projekt- und Job-Management, Zeiterfassung, Angebots- und Auftragswesen sowie Rechnungs- und Mahnwesen auf einer einheitlichen Oberfläche ab. So sind alle Abläufe transparent gestaltet. Für Internet-agenturen gibt’s zusätzliche Leistungspakete wie die Passwort-Datenbank für Kunden-Passwörter, die Verwaltung von Domainbeständen und Server- oder Wartungs-Verträgen.
Die Zeiterfassung
Welche Arbeitszeit man dem Kunden in Rechnung stellen kann, lässt sich im Agenturgeschäft nicht mit einer Stechuhr erfassen. Dafür braucht es flexible digitale Lösungen. KBMpro gibt minutengenau die für den Kunden anrechenbare Zeit aus – und diese Daten sind auch mobil per Smartphone oder Tablet erfassbar und abrufbar.
Der Adressmanager
Herzstück eines leistungsfähigen CRM ist ein Adressmanager. KBMpro legt zu den Adressen die gesamte Kundendokumentation ab. Jeder Adresse lassen sich individuell Ansprechpartner und Aufgaben zuordnen. Für die gezielte Ansprache kann der Anwender aus dem Adressmanager Kunden- oder Mailing-Gruppen bilden. So muss man für die Kommunikation nicht mehr einzelne Daten mühsam zusammensuchen.
Der Serienbriefmanager
In der Kundenkommunikation wäre der schönste Adressmanager nur halb so viel wert, wenn man dann kostbare Zeit für das Erstellen von Serien-Briefen, -Mails oder –Faxen aufwenden muss. Teils umständliche Funktionen wie die von herkömmlichen Office-Produkten werden dem professionellen Anspruch im Agenturgeschäft einfach nicht gerecht.
Mit dem Serienbriefmanager von KBMpro funktioniert das innerhalb von ein paar Minuten. Das System protokolliert Versand und Empfang und verwaltet Rückläufer. Weil’s so einfach ist, eignet sich der Manager auch für Kleinstserien – etwa wenn man nur bei drei oder vier Druckereien ein Angebot einholen möchte.
Das Projekt- und Jobmanagement
Dieses Instrument sichert die Produktivität der Agentur. Besonders bei größeren Projekten kann man leicht den Überblick über Aufwand und Kosten verlieren – und leider fällt das oft erst am Ende auf. Das Projektmanagement erfasst auf einer Oberfläche alle Arbeitszeiten und Kosten und bildet sie zusätzlich mit einem Soll- / Ist-Vergleich ab. So behält man den gesamten Ablauf voll unter Kontrolle – egal, an welcher Stelle Arbeitszeit und Kosten anfallen.
Die Technik
Die modulare und webbasierte Software läuft unter Mac, Windows und Linux. Eine Installation ist nicht nötig – lediglich ein Web-Browser und der PDF-Reader. Die Software ist Multi-User-fähig und individuell konfigurierbar. Alle Dokumente werden als PDF ausgegeben.
Weitere Infos zu Agentursoftware erhalten Sie unter agenturbo.de.
Foto: Sanchai Khudpin / shutterstock.com