Offene Rechnungen sind kein harmloser Nebeneffekt des Geschäftslebens – sie können dein Unternehmen in ernste Schwierigkeiten bringen. Wer zu lange wartet, riskiert den finanziellen ‚Game Over‘-Moment. Doch das muss nicht sein! Mit der richtigen Strategie für Rechnungsstellung und Mahnwesen bekommst du dein Geld schneller und sicherst deine Liquidität.

In diesem Beitrag erfährst du, wie du Rechnungen so formulierst, dass sie schneller bezahlt werden und was du tun kannst, wenn das Geld auf sich warten lässt.

Rechnungen richtig erstellen – So vermeidest du Verzögerungen

Die Grundlage für eine pünktliche Zahlung ist eine korrekte und professionelle Rechnung. Fehlerhafte oder unklare Rechnungen führen oft zu unnötigen Verzögerungen. Achte auf folgende Punkte:

• Vollständige Angaben: Dein Firmenname, Adresse, Steuernummer, Rechnungsnummer und das Datum müssen auf jeder Rechnung stehen.
• Klare Leistungsbeschreibung: Beschreibe genau, welche Dienstleistung oder welches Produkt du geliefert hast.
• Richtige Beträge: Prüfe, ob Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Gesamtsumme korrekt berechnet sind.
• Eindeutige Zahlungsfrist: Statt „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen“ besser „Bitte begleichen Sie den Rechnungsbetrag bis zum 15. März 2024“.
• Bankverbindung und Zahlungsmethoden: Stelle sicher, dass dein Kunde weiß, wohin das Geld überwiesen werden soll.

Zahlungsfristen und Anreize für schnellere Zahlungen

Je schneller du bezahlt wirst, desto stabiler bleibt deine Liquidität. Deshalb solltest du nicht nur klare Zahlungsfristen setzen, sondern auch Anreize für frühzeitige Zahlungen schaffen:

• Skonto anbieten: Zum Beispiel „2 % Rabatt bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“.
• Klar formulierte Mahnstufen: Erwähne bereits in der Rechnung, welche Konsequenzen eine verspätete Zahlung hat.
• Bequeme Zahlungsmethoden: Biete verschiedene Zahlungsoptionen an, z. B. PayPal oder Lastschrift.

Was tun, wenn die Zahlung ausbleibt? Dein Mahnwesen optimieren

Manchmal bleibt die Zahlung trotz aller Vorsichtsmaßnahmen aus. Ein gut strukturiertes Mahnwesen hilft dir, schnell und professionell zu reagieren:

1. Freundliche Zahlungserinnerung (nach ca. 7 Tagen)
   Eine freundliche E-Mail oder ein Anruf reicht oft schon aus. Beispieltext:
   „Hallo [Kundenname], vielleicht ist meine Rechnung vom [Datum] untergegangen. Bitte überweise den Betrag bis zum [neue Frist]. Danke!“
2. Erste Mahnung (nach ca. 14 Tagen)
   Falls keine Reaktion kommt, folgt die erste offizielle Mahnung per E-Mail oder Post. Bleibe höflich, aber bestimmt.
3. Zweite Mahnung (nach ca. 30 Tagen)
   Erhöhe den Druck: Weise auf mögliche Verzugszinsen hin.
4. Letzte Mahnung (nach ca. 45 Tagen)
   Setze eine endgültige Frist und kündige rechtliche Schritte an.
5. Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren
   Falls weiterhin keine Zahlung eingeht, kannst du ein Inkassobüro oder ein gerichtliches Mahnverfahren in Betracht ziehen.

So vermeidest du Zahlungsausfälle von Anfang an

Der beste Schutz vor säumigen Zahlern ist eine kluge Vorbeugung. Wer die häufigsten Fehler im Liquiditätsmanagement kennt und vermeidet, sichert sein Unternehmen besser gegen finanzielle Engpässe ab:

• Vorkasse oder Anzahlung: Gerade bei neuen Kunden kann es sinnvoll sein, einen Teil des Betrags vorab zu verlangen.
• Bonitätsprüfung: Prüfe vor großen Aufträgen die Bonität des Kunden.
• Klare Verträge: Halte Zahlungsbedingungen schriftlich fest.
• Gute Kundenbeziehungen pflegen: Ein persönliches Gespräch kann oft mehr bewirken als eine formelle Mahnung.

Jetzt aktiv werden!

Eine effiziente Rechnungsstellung und ein konsequentes Mahnwesen helfen dir, dein Geld schneller zu bekommen. Klare Rechnungen, Anreize für schnelle Zahlungen und ein strukturiertes Mahnwesen sorgen dafür, dass deine Liquidität gesichert bleibt.

Setze diese Tipps gleich um, damit du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst – statt offenen Rechnungen hinterherzulaufen.

Pin it!