Finanzen & Buchhaltung
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10 Tipps für mehr Liquidität

Liquidität

Egal wie gut die Perspektive, egal wie rosig die Zukunft für die eigene Firma erscheint: wenn HEUTE kein Geld mehr für die Bezahlung offener Rechnung da ist, dann ist man leider insolvent (Insolvenzordnung §17).

Daher ist es für jedes Unternehmen überlebenswichtig, die ein- und ausgehenden Zahlungen so zu steuern, dass immer genug flüssige Mittel (umgangssprachlich Geld) vorhanden sind, man also liquide ist und es auch bleibt.

Stark vereinfacht gilt folgende Formel:

  • Einnahmen: mehr + früher = gesteigerte Liquidität
  • Ausgaben: weniger + später = gesteigerte Liquidität

Je mehr wir zeitnah einnehmen, umso höher ist der Betrag auf dem Konto. Logisch. Wichtig ist daher – außer dem reinen Betrag der Zahlung – vor allem der Zeitpunkt des Zahlungseinganges. Manchmal kann ein kleiner Betrag, der heute bei uns eingeht, mehr wert sein, als ein großer zu einem undefinierten Zeitpunkt (die Sache mit dem Spatz in der Hand…).

Je weniger und je später wir Geld ausgeben müssen, umso mehr bleibt im Töpfchen. Eigentlich auch klar, oder? Darum sollten wir darauf achten, dass wir möglichst wenig Geld möglichst spät ausgeben.

Beides zusammen steigert die Liquidität und sichert unser Unternehmen.

Hier daher 10 Tipps für mehr Liquidität:

1. Aussagekräftige Gestaltung des Kundenangebots

Der wichtigste Punkt, um die Einnahmen zu erhöhen und so mehr Geld auf dem Konto zu haben, ist natürlich die Steigerung des Umsatzes.

Daneben gibt es aber noch einen Punkt, der gerne übersehen wird: die Gestaltung des Angebots!

Ein Beispiel: ich biete meinem Kunden die Unterstützung bei der Einführung eines Qualitätsmanagement-Systems an. Mein Kunde möchte für die Auftragsvergabe selbstverständlich ein schriftliches Angebot von mir. Meiner Schätzung nach wird das ungefähr 10 Tage dauern, genau weiß ich das aber natürlich erst hinterher.

  • Variante 1: 10 Tage à X EUR = Angebotssumme – fertig ist das Angebot.
  • Variante 2: Ich schreibe zusätzlich noch einen ungefähren Ablauf des Projekts inklusive Timing, erläutere die einzelnen Phasen und zeige auf, wo es sich bei den genannten Zeiten um eine Schätzung handelt.

Was wird passieren? Bei Angebot 1 kann der Kunde sich eigentlich gar nicht vorstellen, was er da kauft, außer, dass ich wohl 10 Tagessätze in Rechnung stellen werde. Ich bin mir nicht sicher, ob ihm das zur Auftragsvergabe reicht 🙂 Werden es dann später vielleicht sogar 11 Tage ist er irritiert und zahlt womöglich die Rechnung nicht – oder erst nach langen Diskussionen.

Bei Angebot 2 ist mein Kunde schon vor der Auftragserteilung sehr gut informiert, kann ggfs. mit mir über die Einzelheiten sprechen und bekommt sicher die Freigabe für meinen Auftrag sehr viel schneller als mit Angebot 1. Außerdem ist ihm von vorneherein bewusst, dass es sich nicht um einen Fixpreis handelt, sondern dass ich nach Aufwand abrechnen werde. Unnötige Diskussionen werden vermieden und die Rechnung zeitnah bezahlt.

Gestalten Sie Ihre Angebote so, dass Ihre Kunden sie sofort verstehen und lassen Sie keinen Spielraum für „aber ich hatte gedacht, dass …“.

2. Korrekte Rechnungen stellen

Der Auftrag ist super gelaufen, alle sind zufrieden, aber Ihre Rechnung wird trotzdem nicht bezahlt? Vielleicht liegt es einfach daran, dass sie nicht einwandfrei ausgestellt wurde.

Korrekte Rechnungen erhöhen die Chance auf prompte Bezahlung. Klingt simpel, aber oft scheitern Unternehmer bereits an dieser Stelle.

Was sind die Bestandteile einer ordnungsgemäßen Rechnung?

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

  1. den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Kunden,
  2. die eigene Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
  3. das Ausstellungsdatum,
  4. eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
  5. die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
  6. den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung,
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  8. den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  9. in den Fällen von Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen einen Hinweis auf die 2-jährige Aufbewahrungspflicht des Kunden,
  10. in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Kunden oder durch einen von ihm beauftragten Dritten die Angabe „Gutschrift”.

Die häufigsten Fehlerquellen bei der Rechnungsstellung:

  • Falsche Rechnungsadresse: gerade bei größeren Unternehmen hat das zentrale Rechnungswesen oft eine andere Adresse als die Abteilung, mit der das Projekt umgesetzt wurde. Daher lieber vorher nach der genauen Rechnungsanschrift fragen als nachher monatelang auf die Zahlung warten.
  • Falsche Firmierung: wenn man auch nur ein Wort in einem längeren Firmennamen vergisst, ist die Rechnung nicht korrekt und muss neu erstellt werden. Das kostet wertvolle Zeit und verzögert die Zahlung. Auch die eigene „Firma“ sollte korrekt genannt werden. Der schicke „Firmen“-Name eines Freiberuflers oder Kleingewerbetreibenden ist NICHT dessen Firma, sondern der eigene Name muss mit auf der Rechnung stehen. Bei mir reicht zum Beispiel LORENZ consultants nicht, es muss unbedingt Heike Lorenz auf der Rechnung stehen. Auch die Rechtsform ist Teil des vollständigen Namens. Fehlt z.B. bei Schulze & Schultze der Zusatz GbR, so ist die Rechnung nicht korrekt ausgestellt und die Zahlung verzögert sich.
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  • Falsche oder ungenaue Angaben zur Leistung: wieso sollte der Kunde etwas bezahlen, das er nicht versteht? Je einfacher die Leistungsbeschreibung für den Kunden nachzuvollziehen ist, desto weniger Gründe gibt es für ihn eine Rechnung nicht zu bezahlen.
  • Die Summen stimmen nicht: zu jedem Steuersatz muss die Nettosumme und auch die Steuersumme angegeben werden. Das Finanzamt möchte nämlich bei einer Prüfung möglichst wenig Aufwand beim Nachvollziehen der Rechnung haben und für den Rechnungsempfänger ist es natürlich auch leichter die Rechnung zu durchschauen, wenn die einzelnen Summen vorhanden und korrekt angegeben werden.
  • Der Rabatt ist nur in Prozent angegeben: ein vereinbarter Rabatt muss in Euro netto angegeben werden, ansonsten wie oben – die Rechnung ist fehlerhaft und muss neu gestellt werden, dass verzögert die Zahlung.
  • Anlagen/Nachweise sind zusammen geheftet: manche Unternehmen sind in dem Punkt pingelig und lehnen geheftete Unterlagen ab.

3. Vernünftiges Rechnungsdatum wählen

Leistung erbracht und dann schnell die Rechnung stellen. Eigentlich eine gute Idee, denn ohne Rechnung kommt auf keinen Falls Geld aufs Konto.

Aber: beim Datum der Rechnungsstellung sollte man an die Umsatzsteuer denken, wenn man keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Die Rechnung am Ende des Monats zu stellen, hat zur Folge, dass die enthaltene Umsatzsteuer auch für diesen Monat fällig wird – nicht gut für die Liquidität. Also vielleicht besser die Rechnung erst am 1. des kommenden Monats stellen, dann hat man gute Chancen, dass das Geld da ist, bevor die Umsatzsteuerzahlung an das Finanzamt fällig wird.

Eine andere Möglichkeit, warum Ihre Rechnung lange nicht beglichen wurde: Sie haben leider den Zahlungslauf des Kunden verpasst. Das ist zwar eigentlich kein Argument, sich nicht an die vereinbarten Zahlungsfristen zu halten, aber wenn man weiß, dass der Kunde immer nur am 15. des Monats Überweisungen schreibt, dann ist es natürlich schon ein wenig eigene Blödheit, wenn man seine Rechnungen immer erst am 16. schickt.

4. Vorschusszahlungen vereinbaren

Gerade bei großen und lange währenden Projekten kann ein kleines Unternehmen es sich oft nicht leisten die komplette Arbeit zu erbringen und erst im Nachhinein bezahlt zu werden. Die Abrechnung in Teilen (z.B. 30% Anzahlung, 30% in der Mitte des Zeitraums und 40% nach Fertigstellung) oder nach bereits erbrachtem Aufwand (z.B. nach monatlich geleisteten Stunden) hilft in dieser Situation. Vor allem der Liquidität.

5. Skonto gewähren für eine bessere Liquidität

Ihre Kunden brauchen immer total lange, bis sie bezahlen? Dann rechnen Sie doch mal aus, ob Sie im Gegenzug für eine schnelle Begleichung der Rechnungen auf ein paar Euro verzichten können. Ein paar Prozent Skonto motivieren die meisten Unternehmen, sich auch wirklich an die damit verbundenen kurzen Zahlungsfristen zu halten!

6. Aktives Forderungsmanagement

Kommen wir zu einem unschönen, aber leider häufigen Fall: Die Leistung ist wie vereinbart erbracht, die Rechnung korrekt gestellt und trotzdem zahlt der Kunde einfach nicht. Was nun?

Erst einmal das Gespräch suchen. Oft reicht schon ein kleiner freundlicher Hinweis und die Rechnung wird beglichen. Es kann schließlich jedem passieren, dass es mal etwas drunter und drüber geht und eine Rechnung nicht bei der Buchhaltung landet.

Hilft das nicht, kommt man manchmal um eine Mahnung oder sogar ein gerichtliches Mahnverfahren nicht herum. Auch das kann man zunächst freundlich formulieren, deutlich werden sollte man aber auf jeden Fall. Wir müssen schließlich alle von etwas leben.

Auf jeden Fall sollte man immer im Blick haben, welche Rechnungen noch offen sind, sonst droht leider irgendwann die Firmenpleite.

Einfache Regel: Kunden, die nicht zahlen, sind keine Kunden!

Kleiner Tipp: schon auf die Rechnung einen eindeutigen Zahlungstermin setzen, am besten gibt man ein konkretes Datum an. Dann kann nachher keiner sagen, er hätte es anders verstanden.

7. Ausgaben senken

Der Basis-Tipp für mehr Liquidität: möglichst wenig Kosten verursachen, das heißt sparen. Einfach in einer ruhigen Stunde mal nachrechnen, was man wofür ausgibt und dann versuchen die Kosten zu senken.

Muss es wirklich der superteure Handytarif sein? Was ist mit den Versicherungen, gibt es dieselbe Leistung auch günstiger und brauche ich sie überhaupt alle? Bekomme ich die benötigte Ware vielleicht woanders günstiger? Das klassische Sparen ist noch immer der beste Weg, die Liquidität zu sichern.

Aber auch andere Methoden senken die Ausgaben und schonen so den Kontostand: man kann das vom Lieferanten gewährte Skonto nutzen oder sich mit größeren Einkäufen Mengenrabatte sichern.

Auch bei der Finanzierung von Autos oder Maschinen lassen sich oft viele Euro sparen. Kaufen oder Leasen, was ist besser? Lieber jetzt den ganzen (vielleicht vergünstigten) Betrag zahlen oder die Ausgaben über einen längeren Zeitraum strecken? Besser noch einmal genau nachrechnen, ehe man den Vertrag abschließt.

8. Rücklagen bilden

Um zum Beispiel Skonto „zu ziehen“ muss ich schnell den geforderten Betrag zur Hand haben. Natürlich kann man in so einem Fall einen Kredit aufnehmen und manchmal rechnet sich das sogar. Zinsen zahlt man dafür aber trotzdem.

Auch die Nutzung des Dispokredits, um die Steuervorauszahlungen zu tätigen, ist keine gute Idee. Die Zinsen hierfür kann man sich nun wirklich sparen, indem man entsprechende Rücklagen bildet.

Daher ist es sinnvoll, sich einen Plan kommender Zahlungen zu erstellen und dann gezielt darauf hin zu arbeiten. Einkommen-, Gewerbe- & Körperschaftssteuervorauszahlungen werden zum Beispiel immer quartalsweise fällig, Versicherungen meist zu Beginn des Jahres. In dem man übers Jahr monatlich ein zwölftel des zu erwartenden Betrages auf die hohe Kante legt, kommt man nicht in Bedrängnis, wenn die Zahlung dann fällig wird. Gut eignen sich für die hohe Kante zum Beispiel Tagesgeldkonten, sonst verwechselt man leicht den Betrag auf dem Girokonto mit dem wirklich verfügbaren Geld.

9. Zahlungsfristen nutzen

Je länger das Geld bei uns auf dem Konto bleibt, umso besser für die Liquidität. Daher lohnt es sich gewährte Zahlungsziele von Lieferanten auch wirklich auszunutzen. Außerdem sollte man im Gespräch mit den Lieferanten versuchen, deren Zahlungsziele an die der eigenen Kunden anzupassen, so ist immer Geld da, wenn es benötigt wird.

Ein einfacher Trick, damit die Rechnung dann punktgenau überwiesen wird: eine Terminüberweisung einrichten. So kann ich das Zahlungsziel optimal nutzen und trotzdem die Rechnung direkt fertig bearbeiten und ablegen. Außerdem muss ich nicht in 30 Tagen an die Überweisung denken.

10. Geld anlegen

Das gesparte Geld einfach auf dem Girokonto herum liegen zu lassen, ist eine Möglichkeit. Eine andere ist es, sich nach Anlageformen umzuschauen, mit denen ich vielleicht noch den einen oder anderen Euro hinzu verdienen kann. Natürlich sind die Zinsen aktuell nicht wirklich hoch, aber je nach Summe kommt da eben doch etwas zusammen.

Wichtig: unbedingt prüfen, wann ich das Geld wieder benötige! Sonst muss ich nachher einen Kredit aufnehmen, um eine Maschine zu ersetzen, weil ich an das angelegte Geld noch nicht heran komme. Das verursacht dann wieder Kosten, die ich mir hätte sparen können, wenn ich vorher richtig geplant hätte.

Vorlage für die Liquiditätsplanung

Pierre Tunger hat eine tolle Excel-Vorlage für die Liquiditätsplanung entwickelt. Mit diesem Tool überblickst Du ganz leicht die Entwicklung Deines Geldbestands. Du erkennst auf einen Blick, welche Gelder nicht gebunden sind und z.B. für Investitionen zur Verfügung stehen, aber auch wann ein Zahlungsengpass oder sogar eine Zahlungsunfähigkeit droht.

Die Vorlage kannst Du Dir hier anschauen:

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Foto: Rony Michaud / pixabay.com

*Alle mit Sternchen gekennzeichneten Links sind Affiliate-Links, d.h. wir bekommen eine kleine Provision, wenn ihr darüber bestellt. Für euch kostet es natürlich keinen Cent mehr 🙂

5 Kommentare

  1. Thomas sagt

    Zuerst möcht ich mal Danke für die Super Erklärungen sagen. Helfen mir gerade um BWL Wissen aufzufrischen – Danke

    Zu dem Angebot möchte ich vielleicht anmerken, gerade um Liquidät zu erhöhen, ab wann im Projektanlauf Zahlungen zu erfolgen haben.

    Z.B.
    30% Bei Auftragserteilung
    30% nach Projektmilestone 1
    30% nach Projeltmilestone 2
    Der Test bei Abnahme des Gesamtprojekts

    Damit sind beide Vertragspartner im klaren was wann gefordert werden kann. Gerade bei Dienstleistungen habe ich damit beste Erfahrungen gemacht.

    • Hi Thomas,
      Danke für deinen Tipp – genau das meinte ich bei Punkt 4. „Vorschusszahlungen vereinbaren“ – die Zeitpunkte sind je nach Projekt / Produkt natürlich ganz unterschiedlich 🙂

  2. Hallo Heike,

    Punkt 3 bzgl. der Fälligkeit der Umsatzsteuer kenne ich etwas anders. Es kommt meines Wissens nach bei der Soll-Versteuerung nicht auf das Datum der Rechnung, sondern auf das Datum der Leistung an. D. h. die Umsatzsteuer wird nicht später fällig, nur weil die Rechnung später geschrieben wurde. Der §16 Abs. 1 UStG zielt ja nur auf die Leistungen im Besteuerungszeitraum ab, nicht auf die Rechnungsstellung. Wikipedia verweist dazu noch auf einen Anwendungserlass, der das wohl auch noch mal klarstellt: https://de.wikipedia.org/wiki/Entstehung_der_Umsatzsteuer_(Deutschland)#Problemstellung

    Bei der Ist-Versteuerung kann es aber durchaus sinnvoll sein, mit der Rechnung ein paar Tage zu warten um so den Zahlungseingang herauszuzögern.

    Cooler Artikel – Liquidität ist für jeden Selbstständigen das A & O, da sind konkrete Tipps wichtig 🙂

    Viele Grüße
    Sven

    • Hi Sven,
      grundsätzlich hast du natürlich Recht!

      ABER: „Trotz der unmissverständlichen Regelungen zur Sollversteuerung hat sich in der Praxis ergeben, die Steuer erst in dem Voranmeldungszeitraum zu erklären, in dem die Rechnung ausgestellt wird.“ (s. Wikipedia in dem Absatz, den Du auch nennst)

      Und das ist es, was ich meine 🙂

      Und Danke für das Lob 🙂

      Viele Grüße
      Heike

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