Umsatzsteuer / Mehrwertsteuer / Vorsteuer – fast jeder kennt mindestens einen dieser Begriffe, aber ist auch jedem klar, wer diese Steuern letztlich bezahlt und wie man sie berechnet?

Im Folgenden eine kurze Einführung in das System der Umsatzsteuer in Deutschland und was dies für den Unternehmer bedeutet.

Kurz-Version Thema Umsatzsteuer

Wieso spricht man von Mehrwertsteuer?
Und was ist der Unterschied zu Umsatzsteuer und Vorsteuer?

Ganz kurz erklärt:

System der Umsatzsteuer

Auf jeder Stufe der Steuererhebung wird nur der vom jeweiligen Unternehmen erzeugte Mehrwert besteuert.

Umsatzsteuer = Steuer auf den Umsatz des Unternehmens

Vorsteuer = Steuer auf Vorleistungen durch Lieferanten

Mehrwertsteuer = Steuer auf den durch das Unternehmen geschaffenen Mehrwert

Berechnung der Umsatzsteuer

Umsatzsteuer-Abgabe ans Finanzamt

Die Differenz zwischen eingenommener Umsatzsteuer und gezahlter Vorsteuer ergibt den Betrag, den das Unternehmen an das Finanzamt abführt – oder erstattet bekommt, falls die Vorsteuer höher ist.

Getragen wird die gesamte Umsatzsteuer letztlich vom Endverbraucher, da dieser (im Gegensatz zu den Unternehmen) nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, d.h. dass er die an Lieferanten gezahlte Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer nicht vom Finanzamt erstattet erhält.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist die Steuer auf den Umsatz bzw. Erlös, den das Unternehmen mit seinen Leistungen und Lieferungen erzielt. Seit der Harmonisierung des Steuersystems 1967 wird der Begriff Umsatzsteuer gleichbedeutend mit Mehrwertsteuer verwendet.

Der Unternehmer muss die vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen.

Vorsteuer

Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die in der Rechnung des Lieferanten ausgewiesen wird.

Das Unternehmen zahlt die Vorsteuer an den Lieferanten, kann sich diesen Betrag aber regelmäßig vom Finanzamt erstatten lassen.

Umsatzsteuersätze in Deutschland

Seit 01.01.2007 gelten in Deutschland ein Umsatzsteuersatz von 19% und ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7%. Eine Liste der dem ermäßigten Steuersatz unterliegenden Gegenstände (wie z.B. Tomaten und Trüffel) findet sich hier. Einige Leistungen sind sogar ganz von der Umsatzsteuerpflicht befreit, wie z.B. Briefmarken.

Umsatzsteuerpflicht (Kleinunternehmerregelung)

Nicht jeder Unternehmer ist umsatzsteuerpflichtig. Als Kleinunternehmer kann man wählen, ob man am Umsatzsteuerverfahren teilnehmen möchte (s.a. UStG § 19 Besteuerung der Kleinunternehmer) oder es lieber bleiben lässt. Hat man sich allerdings für die Teilnahme entschieden, so ist man an diese Entscheidung für mindestens fünf Jahre gebunden.

Zudem sind bestimmte Berufsgruppen (z.B. Ärzte) von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgeschlossen.

Vorteile der Kleinunternehmerregelung: man erspart sich einiges an Verwaltungsaufwand und die Kunden müssen nur den Netto-Rechnungsbetrag zahlen. Dieser Netto-Vorteil wirkt sich allerdings nur aus, wenn die eigenen Kunden Endkunden bzw. Verbraucher sind, da Unternehmen die an andere Unternehmen gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet bekommen.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung: man bekommt vom Finanzamt die in den Rechnungen von Lieferanten enthaltene Vorsteuer bzw. Umsatzsteuer nicht erstattet, d.h. man kauft „teurer“ ein. Außerdem wird man „teurer“ bei Geschäften mit Endkunden bzw. Verbrauchen, falls man so viel Erfolg hat, dass man die Umsatzgrenzen sprengt und dann kein Kleinunternehmer mehr ist, da man ja dann die Umsatzsteuer auf die Preise aufschlagen muss, will man die Steuer nicht aus der eigenen Marge bezahlen.

Beispiele

Umsatzsteuervoranmeldung & Umsatzsteuererklärung

Wann ist eine Umsatzsteuervoranmeldung fällig?

Das Finanzamt bestimmt anhand der Steuerlast im Vorjahr, wie oft ein Unternehmen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss:

• Monatlich, wenn die Umsatzsteuer über 7.500 EUR lag.
• Quartalsweise, bei einer Steuerlast zwischen 1.000 und 7.500 EUR.
• Jährlich, wenn die Umsatzsteuer unter 1.000 EUR blieb.

Diese Regelung sorgt für eine gleichmäßige Verteilung der Steuerzahlungen und verhindert hohe Nachzahlungen am Jahresende.

SOLL- vs. IST-Versteuerung – Wann wird die Steuer fällig?

Unternehmen können zwischen zwei Methoden wählen, um die Umsatzsteuer ans Finanzamt abzuführen:

SOLL-Versteuerung (Regelfall)

• Die Steuer entsteht, sobald eine Rechnung geschrieben wird – unabhängig davon, wann der Kunde bezahlt.
• Vorteil: Steuerpflichtige Umsätze lassen sich sofort erfassen.
• Nachteil: Unternehmen müssen die Steuer vorfinanzieren, falls Kunden verspätet zahlen.

IST-Versteuerung (auf Antrag möglich)

• Die Umsatzsteuer wird erst fällig, wenn der Kunde tatsächlich bezahlt.
• Vorteil: Keine Vorfinanzierung notwendig – ideal für kleine Unternehmen.
• Nachteil: Nicht für alle Unternehmen verfügbar, z. B. für Kapitalgesellschaften.

Die Umsatzsteuererklärung – Jahresabgleich und Korrekturen

Zusätzlich zur Voranmeldung müssen Unternehmen einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben.

• Sie fasst alle Voranmeldungen des Jahres zusammen und dient als Endabrechnung.
• Falls sich Abweichungen ergeben – etwa durch Rundungsfehler oder nachträgliche Korrekturen –, erfolgt eine Nachzahlung oder Erstattung.
• Das Finanzamt nutzt die Erklärung, um festzulegen, wie oft das Unternehmen im Folgejahr eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen muss.

Was du zur Umsatzsteuer mitnehmen solltest

Die Umsatzsteuer ist ein zentrales Element des deutschen Steuersystems – und betrifft alle Unternehmer, egal ob sie Waren verkaufen oder Dienstleistungen anbieten. Während Regelunternehmer Umsatzsteuer ausweisen und ans Finanzamt abführen müssen, bietet die Kleinunternehmerregelung eine Möglichkeit, diesen Verwaltungsaufwand zu vermeiden.

Damit die Abrechnung der Umsatzsteuer reibungslos funktioniert, solltest du Folgendes beachten:

• Umsatzsteuer und Vorsteuer richtig unterscheiden → Unternehmen erheben Umsatzsteuer, können aber selbst gezahlte Vorsteuer zurückholen.
• SOLL- oder IST-Versteuerung gezielt wählen → Wer seine Steuer erst bei Zahlungseingang abführen will, muss die IST-Besteuerung beantragen.
• Regelmäßige Voranmeldungen nicht vergessen → Abhängig von der Steuerlast im Vorjahr sind monatliche, quartalsweise oder jährliche Meldungen erforderlich.
• Jährliche Umsatzsteuererklärung sorgfältig erstellen → Sie gleicht alle Voranmeldungen ab und kann zu einer Nachzahlung oder Erstattung führen.

Praxis-Tipp: Ordnung spart Nerven und Geld

Eine gut organisierte Buchhaltung hilft, Fehler zu vermeiden und unnötige Nachzahlungen zu verhindern. Nutze ein Buchhaltungsprogramm oder hole dir Unterstützung durch einen Steuerberater, um alle Fristen und Pflichten einzuhalten.

Besonders bei internationalen Geschäften solltest du dich über spezielle Regelungen informieren, denn hier gelten je nach Geschäftspartner andere Vorschriften. Dazu mehr in einem separaten Artikel.

Noch Fragen zur Umsatzsteuer?

Falls du tiefer in das Thema einsteigen möchtest, findest du weitere Infos in den Kategorien Finanzen und Steuern.

🔹 Gesetzliche Grundlage: Umsatzsteuergesetz (UStG)

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