Na, wie sieht euer Schreibtisch aus? Ist er überhaupt noch zu sehen? Oder stapeln sich die Papierberge? Mengen von wichtigen Unterlagen, die man auf gar keinen Fall wegwerfen kann, weil man sie ja ganz sicher später noch einmal benötigt?

Und wie sehen eure Aktenordner aus? Ist das drin, was drauf steht? Steht überhaupt was auf den Ordnerrücken? Und könnte sich auch ein mitdenkender Fremder darin zu Recht finden?

Na?

Oder regiert doch eher das Chaos und „man müsste mal“ richtig aufräumen?

Hier die drei besten Tipps für mehr Ordnung im Büro, um das Chaos zu beseitigen und langfristig zu beherrschen!

1. Unterlagen kategorisieren

Ganz kurz vorab: es gibt doch eigentlich nur drei Sorten von Unterlagen:

1. Welche, die noch Teil eines aktiven Vorgangs sind.
2. Solche, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören, aber aufbewahrt werden müssen.
3. Und ganz viele, die zu einem abgeschlossenen Vorgang gehören und nie wieder benötigt werden.

Hat man seine Unterlagen erst einmal in diese drei Kategorien unterteilt, dann ist die Ablage ganz einfach:

a. Ablage

Alles, was noch nicht abgeschlossen ist kommt in die Ablage. Egal ob Pultordner, Pinnwand, Ablagekasten oder ähnliches. Auf jeden Fall müssen die Unterlagen so aufbewahrt werden, dass man schnell dran kommt, sie sich aber nicht ungeordnet auf dem Schreibtisch rumstapeln.

Ich habe für mich einen Pultordner und diverse farbige Ablagemappen entdeckt. In die Mappen stecke ich alles, was später einmal ein Beitrag im Unternehmerhandbuch werden könnte, in den Pultordner kommen Unterlagen zu Vorgängen, die ich später noch bearbeiten muss.

b. Ordner

Die Unterlagen, die man zwar aktuell nicht benötigt, aber aufbewahren muss (egal ob aus gesetzlichen oder aus betriebsinternen Gründen), heftet man am besten in einen entsprechend sortierten Ordner ab. Die jeweils optimale Ordnerstruktur hängt von Art und Thema der Unterlagen ab, die man in dem Ordner aufbewahren möchte.

Ganz wichtig: eine vernünftige und vor allem eindeutige Beschriftung der Ordnerrücken! Sonst steht man nachher vor einer meterlangen Reihe von Ordnern und muss schon wieder suchen…

Man muss auch gar nicht täglich Unterlagen in Ordner abheften. Ich mache das z.B. mit meinen Buchhaltungsunterlagen einmal im Monat. Bis dahin lagere ich sie in einem kleinen Mäppchen, in das alle Zettel kommen, die fertig bearbeitet sind und nur noch im Buchhaltungsordner abgeheftet müssen. Das geht schnell (Mäppchen auf, Papier rein, Mäppchen zu), sorgt aber trotzdem für Ordnung im Büro, da die „fertigen“ Vorgänge nicht mehr zwischen den noch „unfertigen“ herumfliegen.

c. Papierkorb

Und zu guter Letzt die Unterlagen, die man nicht mehr benötigt. Ganz einfach: Ablage P, also wegschmeißen! Sensible Unterlagen natürlich vorher shreddern, klar, oder?

Wer Sorge hat, dass er Unterlagen eventuell zu früh entsorgt, sollte überlegen den Papierkorb einfach nicht mehr täglich, sondern nur noch wöchentlich oder 14-tägig zu leeren. So hat man noch eine Gnadenfrist, falls man doch zu vorschnell war. Das hilft ungemein, wenn man sich unsicher ist.

2. Papiere reduzieren

Wie kommt man nun aber schnell zu einer Entscheidung, ob ein Blatt Papier wirklich noch benötigt wird oder nicht?

Hier ein paar Fragen, die für mehr Klarheit sorgen:

• Ist es das Papier an sich, was ich aufheben muss, oder lediglich eine Teilinformation darauf, die ich später noch benötige? Manchmal reicht ja auch eine Kurznotiz und man muss nicht die Dreißig-Blatt-Broschüre aufheben. Gleiches gilt für Zeitschriften: interessante Artikel rausschneiden oder kopieren und dann die Zeitung wegschmeißen.
• Kann ich den Inhalt mehrerer Unterlagen auf einer Art „Übersichtsblatt“ zusammenfassen und die einzelnen Papiere entsorgen? Das verringert den Papierberg deutlich. Außerdem habe ich so die wichtigen Informationen schnell auf einen Blick erfasst.
• Kann ich mir diese Information schnell und einfach wieder beschaffen? Oder ist sie endgültig verloren, wenn ich diesen Zettel wegschmeiße? In Zeiten von Google ist vieles so leicht im Netz zu finden, da muss man nicht alles Ausdrucken und Aufheben.
• Ist das Original schon irgendwo anders abgelegt? Dann sollte man sich gut überlegen, ob eine doppelte Archivierung Sinn hat. Gerade in großen Unternehmen wird ein und dieselbe Information gerne in mehreren Abteilungen aufgehoben. Besser ist es, einen Ort zu definieren, wo jeder diese finden und nutzen kann. Die Regel sollte sein: Jedes Dokument wird nur einmal abgelegt. Falls erforderlich, werden Querverweise statt Kopien abgelegt.
• Ach ja, bekommt ihr auch so viele Verbraucherinformationen? Hier gilt: Nicht erforderliche Informationen werden abbestellt. Sofort.

Bei der Beantwortung dieser Fragen muss man echt hart sein, sonst türmen sich bald wieder die Papierberge auf dem Schreibtisch.

3. Nicht zu viel Vornehmen

Am besten man arbeitet sich jeden Tag nur ein Stückchen weiter durch den Dschungel. Sagen wir mal 15 Minuten. Das ist überschaubar und man weiß, dass es gleich wieder vorbei ist.

Wenn man sich das ganze Chaos auf einmal vornimmt führt das leicht zur Verzweiflung, weil man gar nicht weiß, wann und wie man das alles schaffen soll neben der normalen Arbeit. Aber eine Viertelstunde? Die hat man schnell mal übrig.

Ich räume z.B. immer zum Feierabend kurz ein wenig auf, das gibt mir ein gutes Gefühl und ich komme am nächsten Tag nicht ins totale Chaos im Büro. Außerdem türmt sich so gar nicht erst so viel auf und man hat schnell aufgeräumt.

Ordnung im Büro? Los geht’s!

Und zu Letzt das Wichtigste:

Viel Erfolg beim Weg durch den Papierdschungel – diese Tipps holen euch da raus!

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