Auch wenn wir uns theoretisch in Richtung papierloses Büro bewegen – der Ordner bleibt. Ob als physischer Aktenordner oder digitale Dateiablage: Eine durchdachte Ordnerstruktur und ein effizientes Dokumentenmanagement helfen, den Überblick zu behalten und Suchzeiten zu minimieren.
Doch wie findet man die optimale Struktur? Ganz einfach: Sie muss sich nach den eigenen Arbeitsabläufen richten.
Denn wie so oft gilt auch hier: Form follows function! Es gibt keine universell perfekte Struktur – jedes Unternehmen hat eigene Anforderungen.
Inhalt
Wie entwickelt man die passende Ordnung im Ordner?
Eine gute Ordnerstruktur basiert auf vier Schritten:
- Bestandsaufnahme – Welche Dokumente müssen abgelegt werden?
- Gruppierung – Welche Kategorien ergeben Sinn?
- Ranking – Welche Reihenfolge ist sinnvoll?
- Ablage & Benennung – Wie werden Dokumente strukturiert?
1. Bestandsaufnahme – Welche Dokumente gibt es?
Bevor eine Ordnerstruktur entwickelt wird, lohnt sich ein Blick auf die Realität:
- Welches Thema hat der Ordner? (z. B. Projekt, Buchhaltung, Personal)
- Welche Dokumententypen gibt es? (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge, Protokolle)
👉 Beispiel aus einem Event-Projekt:
Typische Dokumentenkategorien sind:
- Kundenkommunikation: Anfragen, Angebote, Beauftragungen, Rechnungen, Freigaben
- Lieferantenkommunikation: Bestellungen, Verträge, Rechnungen
- Konzeption & Kreation: Präsentationen, Raumpläne, Skizzen, Medieninhalte
- Projektverwaltung: Meeting-Protokolle, Zeitpläne, Kalkulationen, Dokumentationen
💡 Tipp: Alte Ordner durchsehen – oft zeigt sich dabei, welche Dokumente regelmäßig gebraucht werden und wie sie sinnvoll gruppiert werden können.
2. Gruppierung – Wie lassen sich Dokumente sinnvoll bündeln?
Sobald klar ist, welche Dokumente verwaltet werden müssen, geht es um die richtige Kategorisierung. Dabei gibt es zwei bewährte Methoden:
- Gruppierung nach Adressatenkreis → Trennung zwischen Kunden, Lieferanten, internen Prozessen
- Gruppierung nach Themengebiet → z. B. Finanzen, Personal, Kreativarbeit, Rechtliches
In vielen Fällen ist eine Kombination beider Methoden sinnvoll.
👉 Beispiel:
- Finanzielle Dokumente zusammenfassen → schneller Überblick über Kosten & Rechnungen
- Rechtlich relevante Unterlagen separat ablegen → Verträge nicht im allgemeinen Schriftverkehr „verstecken“
Die beste Struktur ergibt sich aus den individuellen Arbeitsabläufen im Unternehmen.
3. Ranking – Welche Reihenfolge ist sinnvoll?
Eine gut durchdachte Struktur berücksichtigt auch die Anordnung der Kategorien.
Grundregel: Häufig genutzte und wichtige Dokumente gehören nach vorne bzw. oben.
Ein bewährtes System für Projektordner:
- Planungsdokumente
- Kundendokumente
- Lieferantendokumente
- Finanzdokumente
- Dokumentation (z. B. Reportings)
- Kreation & Konzeption
- Sonstiges (möglichst wenig nutzen, um Unordnung zu vermeiden)
💡 Tipp: In digitalen Ablagen hilft eine Nummerierung, um die Reihenfolge zu steuern:
- 01_Planung
- 02_Kunden
- 03_Lieferanten
4. Ablage & Benennung – Wie werden Dokumente strukturiert?
Eine einheitliche Benennung und Ablage sorgt für schnelle Auffindbarkeit.
Physische Ordner:
- Neueste Dokumente immer oben ablegen.
- Alphabetische Ablage:
- Personen nach Nachname (z. B. Karl Müller unter „M“)
- Firmen nach Firmennamen (z. B. Karl Müller GmbH unter „K“)
👉 Beispiel: Karl Müller unter M und die Karl Müller GmbH unter K. Wie im Telefonbuch auch ;-)
Digitale Ablage:
- Einheitliche Dateibenennung für chronologische Sortierung:
JahrMonatTag_Dokumentname (z. B. 24-02-10_Projektplan_Event_XYZ.docx) - Vermeidung von Sonderzeichen und Leerzeichen, um Probleme bei der Suche oder Verlinkung zu vermeiden.
- Nutzung von einheitlichen Vorlagen für bestimmte Dokumententypen.
Warum ist eine einheitliche Ordnerstruktur so wichtig?
Eine klare Ablage spart nicht nur Zeit, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit im Team. Besonders praktisch ist sie, wenn eine Vertretung einspringen muss oder neue Mitarbeiter eingearbeitet werden.
Weitere Vorteile:
✅ Schnelle Auffindbarkeit → Kein langes Suchen nach Dokumenten
✅ Effizienteres Arbeiten → Strukturierte Ablage spart Nerven
✅ Bessere Kontrolle → Keine fehlenden oder doppelt gespeicherten Dateien
✅ Qualitätssicherung → Einheitliche Dokumentenvorlagen & Standards
💡 Zusätzlicher Nutzen: Eine gut durchdachte Ordnerstruktur kann auch als Checkliste dienen:
- Fehlt ein wichtiges Dokument in einer Kategorie? → Muss eventuell noch erstellt oder angefordert werden.
- Gibt es veraltete oder überflüssige Dokumente? → Regelmäßige Bereinigung hält die Struktur aktuell.
Die optimale Ordnerstruktur – Zusammenfassung
Diese Methode eignet sich nicht nur für Projektordner, sondern auch für Buchhaltung, Personalakten und allgemeine Geschäftsunterlagen.
4 Schritte zur perfekten Ordnerstruktur:
1️⃣ Bestandsaufnahme: Welche Dokumente fallen regelmäßig an?
2️⃣ Gruppierung: Nach Adressatenkreis oder Themengebiet?
3️⃣ Ranking: Welche Reihenfolge ist am sinnvollsten?
4️⃣ Ablage & Benennung: Einheitliche Dateinamen & klare Struktur.
Ergebnis:
✅ Schneller Zugriff auf relevante Dokumente
✅ Weniger Suchzeiten & bessere Zusammenarbeit
✅ Effizientere Arbeitsabläufe & höhere Qualität
Eine klare Struktur spart Zeit, Nerven und sorgt für einen reibungslosen Arbeitsalltag!
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Ich hätte eine Frage zu ganz normalen Aktenordner. Vor ca. 8 Jahren hatten wir einen damals guten Freund als kleine Hilfe für unseren Büro Kram. Bei uns hatten sich alle Zettel in allen möglich Ablagefächern / Schubladen gestapelt. Da wir keinen überblick mehr über sämtliche Unterlagen hatten meinte unser Freund wir sortieren die Unterlagen nach einem speziellen System. Farbiege Ordner mit spezieller Bedeutung. So nachdem aber unsere Firma sehr klein war haben wir dies nicht komplett nutzen können. Anscheinend ist es ein System das auch gerne in großen Firmen angewendet wird. Es soll somit für jeden der sich nicht in einem Büro auskennt sofort möglich sein alle Unterlagen zu finden. Er nannte das Beispiel, fällt der Chef oder die Sekretärin einmal aus kann die Firma durch einen schnellen unerfahrenen Ersatz reibungslos weiterlaufen. So meine Frage: Welche Farbe hat welche Bedeutung? Das was wir verwendet haben war: BLAU = Verwaltung (mit diversen Einteilungen) Rot = Kundenordner und SCHWARZ = Versicherungen. Was ich noch in Erinnerung haben ist dass es für Schwarz noch eine weitere Einteilung gab aber welche fehlt mir leider. Da es bei uns sehr viel Papier zum einordnen gibt (großteils nicht möglich im PC zu speichern) würde ich gerne das Ordnersystem nochmal komplett von vorne sortieren.
Hm,
ich kenne dieses System leider nicht – tut mir leid!
Würde mich natürlich auch interessieren, denn es klingt simpel & effizient!
Viele Grüße
Heike Lorenz
Vielen Dank für diese Tipps..!
Ich bin jetzt seit knapp einem Jahr selbstständig und muss wirklich langsam Ordnung in das zunehmende Chaos bringen ;)
weiter so und liebe Grüße
Gerne!
Frohes Aufräumen und einen guten Start in die Woche :-)
„Um auf dem Server eine ebenso geordnete Reihenfolge der Dokumente zu erzielen hat sich folgende Form der Dateibenennung bewährt: JahrMonatTag_Dokumentname (Beispiel: 100903_Blog-Post-Ordnerordnung.doc, d.h. dieses Dokument wurde am 03.09.10 erstellt).“
Und was ist, wenn an einem Tag mehrere Personen dieselbe Datei als „psyeudo Vorlage“ kopieren (auf den eigenen Rechner), danach bearbeiten und dann mit dem selben Dateinamen und Datum auf dem Netzlaufwerk abspeichern wollen?
Wie kann man generell verhindern bzw. vorbeugen, dass in einem Ordner zu viele Dateien im Laufe der Zeit anfallen?
Wie kann man verhindern bzw. vorbeugen, dass die Pfadlänge zu den Dateien zu lang wird, so dass WIndows nicht streikt (max. 256 Zeichen)?
Hallo hoschy,
eine Sache vorweg: es gibt nicht die eine „richtige“ Lösung, nur Empfehlungen.
Jetzt aber zu deinen Fragen:
1. Dateidopplungen kann man vermeiden, indem man z.B. ein Namenskürzel einfügt. Mir ist auch eh‘ unklar, wieso man die Datei nicht direkt auf dem Server bearbeitet, wenn man mit mehreren Personen zusammen arbeitet. Dieses hin und her kopieren erzeugt immer Verwirrung.
2. Wann genau sind es denn zu viele Dateien? Wer bestimmt das? Ansonsten hilft ja immer noch löschen ;-)
3. Hier hilft eine flache Ordnerstruktur & möglichst kurze Dateinamen.
Generell: mitdenken hilft immer! Ich finde, dass sollte man von seinen Mitarbeitern erwarten können.
Verregnete Grüße
Heike
Eine Gruppierung die ich auf dem Computer sehr gerne nutze ist folgende: Die meisten Unternehmen vergeben eine Kunden- oder Projektnummer. Einfach diese Nummer im Verzeichnisbaum und in den Datei-Namen nutzen. Beispiel:
Ordner+Datei:
Firma/Kunden/2345 – Mustermann GmbH/Datum – 2345 – Terminbestätigung.doc
Die Sortierung im Papier-Ordner kann dann auch nach diesen Nummern erfolgen. Ebenso kann man Unterlagen, die mehrere Projekte betreffen an einer Stelle speichern und die anderen Projektnummern anhängen. Wenn man nun nach der Projektnummer sucht, so findet man auch darauf bezogene Dokumente (einfaches Tagging).