Es gibt im Geschäftsleben genau ein Schreiben, das alle Kunden lesen: die Rechnung. Grund genug, sich Gedanken darüber zu machen, wie man das optimal nutzen kann.

„Wieder nur Rechnungen.“ Häufig ausgestoßener Seufzer beim morgendlichen Leeren des Briefkastens. Ja, sie hat keinen guten Ruf, die Rechnung. Aber weil sie nun einmal unabdingbarer Bestandteil des Geschäftslebens ist, kann man sie mit ein paar Handgriffen zu einem zusätzlichen Marketingtool pimpen.

Die Rechnung ist ein offizielles Dokument, aber …

Die Basics beim Rechnung schreiben sind klar: eine Rechnung ist ein offizielles Dokument und muss Datum, Absender, Empfänger, Rechnungsbetrag netto und brutto, ausgewiesene Umsatzsteuer, Art der Leistungen oder Produkte enthalten.

Dabei dürfte auch ein grafisch gestalteter Briefkopf Standard bei Profis sein. Doch damit hören die Gemeinsamkeiten auch schon auf.

Logo noch zeitgemäß?

Bevor es ans Feintuning geht, sollten zunächst die Grundlagen einer Prüfung unterzogen werden: Ist das Design noch zeitgemäß?

Dabei geht es nicht zwingend um eine totale Neukreation. Oft genügen schon kleine Modifizierungen, um ein bestehendes Logo dem Zeitgeschmack anzupassen.

Corporate Design muss passen

Das Logo ist wesentlicher Bestandteil des Corporate Design (CD) und sollte immer auch im Kontext der geschäftlichen Außendarstellung eines Unternehmens stehen. Anders ausgedrückt: Es muss zur Firma passen.

Oft wird es um einen erklärenden Claim ergänzt. Das kann sinnvoll sein, wenn sich aus dem Namen des Unternehmens nicht unbedingt das Tätigkeitsfeld ergibt.

Auch ein Claim gehört auf die Rechnung

Gibt es einen Claim, gehört der selbstverständlich auch auf die Rechnung und kann so helfen, in der alltäglichen Reizüberflutung durch unterschiedliche Marken und Designs aufzufallen und den Wiedererkennungswert des Unternehmens zu verstärken.

Corporate Wording für die passende Ansprache entwickeln

Auch der Ton macht die Musik. Das Stichwort heißt Corporate Wording (CW). Nicht immer muss die Kundenansprache streng formal sein. Wer Surfklamotten vertreibt, kann die Kunden auch duzen. Das kann die Bindung verstärken und die Chance erhöhen, aus Einmalkunden Mehrfachkäufer zu machen.

Höflichkeit und Verbindlichkeit sollten allerdings auch bei einer vertrauteren Ansprache oberstes Gebot sein.

Unterschrift macht eine Rechnung persönlicher

Eine Rechnung muss zwar nicht unterschrieben sein, trotzdem kann gerade eine Unterschrift selbst einer Rechnung eine persönlichere Note verleihen. Im Zusammenhang mit einer passenden Einleitung rundet sie das geschäftliche Schreiben ab.

Dezente Werbung direkt in die Zielgruppe

Werbung? Warum nicht. Wer Produkt A gekauft hat, interessiert sich vielleicht auch für das ähnliche oder vielleicht noch aktuellere Produkt B. Warum also dies  nicht auch auf die Rechnungen schreiben und dezent darauf hinweisen?

Es muss nicht gleich ein aufwändiger Flyer sein. Kombiniert mit einem Sonderangebot für einen Bestandskunden, trifft die Werbung unter Umständen zielgenauer als über einen anderen Kanal. Und sie ist vor allen Dingen kostenlos. Gleiches gilt natürlich auch für neue Serviceleistungen, die Kunden noch nicht kennen.

Social Media-Aktivitäten integrieren

Dass die Bankverbindung fester Bestandteil einer Rechnung ist, leuchtet ein. Genauso selbstverständlich kann auf Social Media-Aktivitäten des Unternehmens hingewiesen werden. Das ergibt erst recht dann Sinn, wenn es einer Firma gelungen ist, einen in sich schlüssigen und für die Kunden relevanten Kanal aufzusetzen, der regelmäßig gepflegt wird – egal ob Instagram, LinkedIn oder ein anderer Kanal, der zur Zielgruppe passt.

Digitale Rechnungen: dieselbe Logik, mehr Möglichkeiten

Wer Rechnungen als PDF per E-Mail verschickt, hat sogar noch mehr Spielraum. Die E-Mail selbst ist Teil der Kommunikation – eine professionelle Signatur mit Logo, Website und Social-Media-Links gehört also genauso dazu wie ein kurzer, persönlicher Begleittext statt einer leeren Mail mit Anhang.

Im PDF selbst lassen sich klickbare Links einbetten: direkt zur Produktseite, zum nächsten Angebot oder zur Bewertungsplattform. Wer möchte, dass Kunden eine Bewertung hinterlassen, findet in der Rechnung einen besseren Moment dafür als in jedem anderen Schreiben – der Kunde hat gerade etwas gekauft und ist gedanklich noch beim Thema.

Eine Rechnung, zwei Aufgaben

Wer seine Rechnung einmal grundlegend überarbeitet – Logo, Claim, Ansprache, dezenter Hinweis auf Zusatzleistungen – hat danach ein Dokument, das nicht nur abrechnet, sondern auch kommuniziert. Der Aufwand ist einmalig, der Effekt läuft mit jeder verschickten Rechnung weiter.

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