Gastbeitrag von Birgit Ennemoser & Renate Schenk
Lohnabrechnung – klingt trocken, ist aber eine der sensibelsten Aufgaben in jedem Unternehmen. Denn wer Gehälter auszahlt, übernimmt Verantwortung: rechtlich, finanziell und nicht zuletzt gegenüber den eigenen Mitarbeitenden. Fehler bei der Lohnabrechnung können teuer werden – und sie kosten mehr als Geld. Sie gefährden Vertrauen, Motivation und das Image des Unternehmens.
Deshalb lohnt es sich, genauer hinzuschauen: Was macht eine gute Lohnabrechnung aus, wo lauern Risiken – und wie lassen sich diese vermeiden?
Inhalt
Viel mehr als Zahlen und Daten
Eine korrekte Lohnabrechnung berücksichtigt neben dem Bruttolohn auch alle relevanten Abzüge: Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag sowie die Beiträge zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Dazu kommen mögliche Zuschläge, Prämien, geldwerte Vorteile oder vermögenswirksame Leistungen.
Auch persönliche Daten wie Steuerklasse, Kinderfreibeträge, Sozialversicherungsnummer oder Krankenkassenzugehörigkeit müssen stimmen – andernfalls drohen Fehlbeträge oder falsche Beitragsberechnungen.
„Die Lohnabrechnung ist kein administrativer Nebenschauplatz – sie ist rechtliche Verpflichtung, Vertrauenssache und Visitenkarte des Unternehmens zugleich.“Claudia Bender, Leiterin Personalwesen
Fehlerquellen mit Folgen
Gerade diese Komplexität birgt ein hohes Fehlerpotenzial. Unvollständige oder veraltete Stammdaten, falsch erfasste Arbeitszeiten oder nicht berücksichtigte Änderungen wie Elternzeit, Krankmeldungen oder Teilzeitvereinbarungen können dazu führen, dass Mitarbeitende zu wenig oder zu viel Gehalt erhalten. Auch gesetzlich vorgeschriebene Abgaben an das Finanzamt oder die Sozialversicherungsträger können dadurch fehlerhaft oder verspätet erfolgen.
Die Konsequenzen reichen von Nachforderungen über Bußgelder bis hin zu strafrechtlicher Verfolgung – etwa im Falle der fahrlässigen Vorenthaltung von Sozialabgaben. Und das ist längst nicht alles.
Vertrauen steht auf dem Spiel
Nicht nur Behörden reagieren empfindlich auf fehlerhafte Abrechnungen – auch das Vertrauen der Mitarbeitenden kann erheblich leiden. Wer mehrfach unpünktlich oder mit falschem Gehalt entlohnt wird, verliert schnell das Vertrauen in den Arbeitgeber. Das kann nicht nur die Motivation im Team beeinträchtigen, sondern sich auch negativ auf das Unternehmensimage und die Mitarbeiterbindung auswirken.
„Ein einmal verlorenes Vertrauen lässt sich nicht mit einer Korrekturabrechnung wiederherstellen.“Martin Scholz, Geschäftsführer
Besonders heikel wird es, wenn falsche Abrechnungen Einfluss auf Leistungen wie Elterngeld, Krankengeld oder spätere Rentenzahlungen haben – ein Risiko, das auch arbeitsrechtliche Auseinandersetzungen nach sich ziehen kann.
Prävention durch Professionalität
Um solchen Folgen vorzubeugen, braucht es professionelle Strukturen und Prozesse. Der Einsatz moderner Lohnabrechnungssoftware ist heute ebenso essenziell wie gut geschulte Mitarbeitende im Personal- oder Rechnungswesen. Die regelmäßige Anpassung an gesetzliche Neuerungen, interne Kontrollmechanismen sowie ein strukturiertes Vier-Augen-Prinzip sind dabei unerlässlich.
Gerade kleinere Unternehmen profitieren häufig von der Auslagerung der Lohnabrechnung an spezialisierte Steuerkanzleien oder Lohnbüros – hier wird nicht nur fachliche Expertise geboten, sondern auch rechtliche Sicherheit gewährleistet.
„Wer Verantwortung für Menschen übernimmt, muss auch bei der Lohnabrechnung Sorgfalt und Genauigkeit garantieren.“Dr. Nadja Ritter, Fachanwältin für Arbeitsrecht
Ein Zeichen für Verlässlichkeit
Die Lohnabrechnung ist keine Routinearbeit, sondern eine anspruchsvolle Verantwortung. Wer sie gewissenhaft und zuverlässig durchführt, leistet einen wesentlichen Beitrag zum finanziellen und rechtlichen Fundament des Unternehmens. Gleichzeitig wird damit ein Zeichen für Verlässlichkeit, Fairness und Vertrauen gegenüber der Belegschaft gesetzt – ein Wert, der heute wichtiger ist, denn je.
Die Autorinnen
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- Birgit Ennemoser
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- Renate Schenk
Birgit Ennemoser leitet das Geschäftsfeld Personal Services von Auren und betreut dort gemeinsam mit ihrer Kollegin Renate Schenk Firmenkunden in der Entgeltabrechnung. Beide sind als Buchautorinnen aktiv und bringen Lohnexpertise unter die Menschen.
Das Buch zum Thema
Wer sich tiefer einarbeiten möchte, dem sei dieses Buch empfohlen:
Titel: Lohn- und Gehaltsabrechnung für Dummies*
Inhalt: Möchten Sie in die Lohn- und Entgeltbuchhaltung einsteigen? In diesem Buch lernen Sie nicht nur den exemplarischen Ablauf einer Entgeltabrechnung kennen, sondern verstehen auch das „Drumherum“, das Sie dazu beherrschen müssen: die gesetzlichen Grundlagen, Lohn- und Entgeltarten, Wissenswertes zur Lohnsteuer und zur Meldung bei der Sozialversicherung und vieles mehr. Dabei kommen auch Besonderheiten wie Ausfallzeiten, Einmalzahlungen, Sachbezüge, Entgeltfortzahlung, Teillohnzahlungszeiträume, Mutterschutz und Altersvorsorge nicht zu kurz. Und schon bald werden Sie alle Mitarbeitenden Ihres Unternehmens – vom Minijobber über die frisch gebackene Mutter bis hin zur Vorruheständlerin – mit einer korrekten Lohnabrechnung versorgen.
Herausgeber: Wiley-VCH
Seitenzahl der Print-Ausgabe: 416 Seiten
ISBN-13: 978-3527722785
Preis: 30,00 EUR
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