Das Smartphone ist längst fester Bestandteil unseres Alltags – und damit auch der Arbeitswelt. Ob als Diensthandy, privates Gerät im Job oder zur Erreichbarkeit im Homeoffice: Für Unternehmen stellen sich viele Fragen. Welche Rechte und Pflichten gelten? Was ist steuerlich möglich? Und wo lauern rechtliche oder organisatorische Risiken?

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die wichtigsten Aspekte rund um das Thema Handy am Arbeitsplatz und zeigt, wie Unternehmer und Mitarbeiter klare Regeln schaffen können.

Diensthandy: Rechte und Pflichten

Stellt ein Unternehmen ein Diensthandy zur Verfügung, sollten die Spielregeln eindeutig festgelegt werden.

• Private Nutzung: Ist sie ausdrücklich erlaubt, kann der Arbeitgeber diese nicht einfach überwachen. Ist sie verboten, darf er kontrollieren, ob das Gerät ausschließlich beruflich genutzt wird.
• Erreichbarkeit: Während der Arbeitszeit kann erwartet werden, dass das Handy genutzt wird. In der Freizeit gilt das nicht – eine 24/7-Erreichbarkeit muss vertraglich geregelt sein.
• Kontrolle & Datenschutz: Arbeitgeber dürfen keine privaten Daten einsehen. Daher ist es wichtig, die Grenzen zwischen beruflicher und privater Nutzung klar zu ziehen.

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Privates Handy am Arbeitsplatz

Viele Mitarbeiter nutzen auch ihr eigenes Smartphone während der Arbeitszeit. Grundsätzlich gilt:

• Verbot ist möglich, etwa wenn betriebliche Abläufe gestört werden.
• Duldung ist üblich, solange private Telefonate oder Chats im Rahmen bleiben.
• Rechtliche Absicherung: Arbeitgeber sollten in einer Betriebsvereinbarung oder Arbeitsordnung festlegen, was erlaubt ist und was nicht.

So vermeiden beide Seiten Konflikte und schaffen klare Verhältnisse.

Bring Your Own Device (BYOD)

Foto: Derick Anies / unsplash.com

Der Trend, private Geräte auch beruflich zu nutzen, klingt praktisch – bringt aber Herausforderungen:

• Software-Lizenzen: Privat gekaufte Software darf nicht automatisch geschäftlich eingesetzt werden.
• Datensicherheit: Virenschutz, Firewalls und sichere Verbindungen sind Pflicht.
• Haftung: Gehen Unternehmensdaten verloren, kann das teuer werden.

Viele Firmen setzen deshalb auf Mobile-Device-Management-Systeme (MDM), um private Geräte in die Sicherheitsarchitektur einzubinden.

Steuerliche Vorteile und Stolperfallen

Ein Diensthandy kann für Arbeitgeber ein attraktives Instrument sein, um Mitarbeiter steuerfrei zu unterstützen.

• Diensthandy: Stellt das Unternehmen das Gerät und übernimmt die Kosten, bleibt die private Nutzung steuerfrei (§3 Nr. 45 EStG).
• Kostenerstattung: Nutzt ein Mitarbeiter sein privates Handy dienstlich, können Unternehmen die anteiligen Kosten übernehmen. Dafür gibt es zwei Wege:
  • Exakte Ermittlung über drei Monate und anschließend pauschale Erstattung.
  • Pauschalbetrag: 20 % der Kosten, max. 20 € pro Monat.

Achtung: Unternehmen können in diesem Fall die enthaltene Vorsteuer nicht geltend machen.

Handy-Knigge im Büro

Neben rechtlichen und steuerlichen Fragen geht es auch um Höflichkeit. Ständiges Tippen im Meeting oder private Anrufe im Großraumbüro sind ein Störfaktor.

Unternehmen sollten klare Kommunikationsregeln aufstellen – und Mitarbeiter daran erinnern, dass Respekt im Miteinander genauso wichtig ist wie Erreichbarkeit.

Praktische Tipps für Unternehmen

1. Klare Regeln formulieren – schriftlich festhalten, was erlaubt ist.
2. Sicherheitsstandards einführen – MDM, Passwörter, regelmäßige Updates.
3. Erreichbarkeit definieren – keine „stille Erwartung“ von 24/7-Bereitschaft.
4. Steuerliche Vorteile nutzen – Diensthandy als attraktive Gehaltsalternative.
5. Transparenz wahren – Mitarbeiter frühzeitig informieren und einbeziehen.

Handy am Arbeitsplatz: Chance statt Risiko

Ob als steuerfreies Extra, als wichtiges Arbeitsmittel oder als privates Gerät im Job – das Handy gehört zum modernen Arbeitsleben dazu. Wer klare Regeln schafft, profitiert von Effizienz und Motivation, statt Konflikten und Risiken.

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