Besonders, wenn sich das Jahr dem Ende neigt, wird das Thema Steuererklärung wieder für viele Unternehmer, Freiberufler und Selbständige bedeutsamer. Die meisten legen die Verantwortung gern in die Hände eines Steuerberaters, auch wenn diese Maßnahme mit teils erheblichen Kosten verbunden ist.

Wer selbst seine Steuererklärungen anfertigt, hadert oft mit Teilbereichen wie etwa der Frage, wie man Bürokosten korrekt absetzt. Dabei ist das Ganze eigentlich gar nicht so schwer.

Was sind Bürokosten?

Im engeren Sinne versteht man unter diesen Kosten die Aufwendungen für Bürobedarf, also Druckerpapier, Briefumschläge oder auch Stempel für das Unternehmen. Diese Ausgaben werden in der Regel in der Buchhaltung unter der Kostenart Bürokosten gebucht oder auch als Betriebsstoffe ausgewiesen. Je nach Unternehmensart können sie aber auch undifferenziert in den Posten Verwaltungskosten einfließen.

Wer mit einem Steuerberater arbeitet, muss sich um derlei Details natürlich keine Sorgen machen. Der Posten Bürokosten ist für Fachleute kein Problem, denn er kommt fast ausnahmslos bei jedem Gewerbe und jeder Selbständigkeit vor.

Büroausstattung und Verbrauchsmaterialien

Die meisten Büromaterialien sind Verbrauchsgüter von eher geringem Wert, die sich aber mit der Zeit durchaus zu einem stattlichen Kostenfaktor summieren können. Wer hier eine steuerliche Absetzung scheut oder vergisst, verschenkt bares Geld.

Die Absetzbarkeit der Bürokosten ist in §9 des Einkommenssteuergesetzes explizit geregelt. Hier werden unter anderem „Aufwendungen für Arbeitsmittel, zum Beispiel für Werkzeuge und typische Berufskleidung“ genannt. Je nach Tätigkeit fallen darunter Software, Literatur und technische Geräte, aber eben auch die ganz konventionellen Verbrauchsgüter wie Papier, Tinte und Büroklammern.

Insgesamt können aber nur Büromaterialien sofort abgeschrieben werden, deren Nettowert 410 Euro nicht übersteigt. Höherwertige Güter müssen über einen längeren Zeitraum abgeschrieben werden.

Wer aufgrund seiner Tätigkeit so geringe Bürokosten hat, dass es vordergründig kaum lohnt, diese in der Steuererklärung anzugeben, der kann eine Pauschale in Höhe von 110 Euro veranschlagen, die nicht einzeln nachgewiesen werden muss.

Büromaschinen und IT-Infrastruktur

Die teuersten Anschaffungen für viele Unternehmen finden sich im IT-Bereich. Die Kosten für PCs, Laptops, Netzwerkgeräte und Drucker summieren sich gerade am Geschäftsanfang oft auf mehrere tausend Euro.

Doch auch die Einzelwerte der Geräte sind meist so hoch, dass eine sofortige Abschreibung nicht in Frage kommt. Im Umkehrschluss ist es aber möglich, geplante Investitionen in solche Geräte im Voraus steuerlich geltend zu machen.

Mit einem sogenannten Investitionsabzugsbetrag wird eine künftige Investition erleichtert, da Teile der Aufwendungen schon vorher gewinnmindernd wirken. Damit erhält man ein gutes Werkzeug zur Vorbereitung auf neue Anschaffungen, sollte sich aber dabei von einem Fachmann beraten lassen. Ähnliches gilt auch für das Büromobiliar, sofern die Einzelposten gewisse Grenzbeträge übersteigen.

Wichtig ist bei allen Bürokosten, dass die Geräte und Materialien mindestens zu 90 Prozent beruflich verwendet werden. Bei Zweifeln daran gibt es vom Finanzamt empfindliche Abzüge.

Das Arbeitszimmer

Manchmal wird unter dem Begriff Bürokosten auch der Aufwand für die Räumlichkeit an sich verstanden.

Während gewerbliche Immobilien ganz eindeutig als gewinnmindernd anzusehen sind, gelten für Freiberufler und Selbständige im Home Office etwas strengere Regeln. Es muss nachgewiesen werden, dass die Räumlichkeit explizit beruflich und nur zu einem sehr geringen Teil privat genutzt wird.

Außerdem muss es sich tatsächlich um einen separaten Raum handeln. Eine Arbeitsecke im Schlafzimmer reicht nicht aus. Allerdings muss der Raum eine häusliche Verbindung zur Wohnung oder dem Wohnhaus haben. Ein alleinstehendes Gebäude – etwa ein Gartenhaus – wird dagegen wahrscheinlich nicht akzeptiert werden.

Ist das Arbeitszimmer der Mittelpunkt der selbständigen Tätigkeit, so können die anteiligen Mietkosten für die Fläche des Zimmers sowie anteilig die Einrichtung und natürlich auch die Verbrauchsgüter und Büromaterialien abgesetzt werden. Wer neben einer angestellten Tätigkeit nebenberuflich unternehmerisch tätig ist, darf im Regelfall nur Kosten von bis zu 1.250 Euro im Jahr für das Büro zuhause geltend machen.