Letztens staunte ich nicht schlecht, als ich in einem Kiosk bezahlte und der Verkäufer die Preise der Ware, nicht wie üblich in eine Kasse eintippte, sondern schnell mit Hilfe einer Scannerkasse zusammenrechnete. Klar, was in Supermärkten flott funktioniert geht natürlich auch im Kiosk. Vorausgesetzt, die Anschaffung eines Scanners in Verbindung mit einem Warenwirtschaftssystem lohnt sich für den Unternehmer. Welche Unterschiede gibt es denn überhaupt bei Business Software und  auf was sollte man bei der Anschaffung achten?

Ein kurzer Ãœberblick: Business Software

Business Software oder auch ERP (Enterprise Ressource Planning) umfasst vielerlei Arten von Anwendersoftware, die alle dazu dienen, den unternehmerischen Einsatz von Ressourcen (z.B. Waren, Finanzen, Personal) in einem System abzubilden, um deren Zu- und Abgänge und die damit verbundenen Wertschöpfungsprozesse analysieren zu können. Die wohl bekannteste ERP-Software ist z.B. von SAP oder auch Microsoft Navision, die aber hauptsächlich in großen Unternehmen angewendet wird, weil deren Anschaffung und Implementierung sehr kostenintensiv sind, aber dementsprechend auch viele Analyseinstrumente zur Verfügung stellen.

Für Existenzgründer und kleinere nicht bilanzierungspflichtige Unternehmen spielt eine solch umfassende Business Software insofern keine Rolle, da die Zu- und Abflüsse von Ressourcen noch nicht so komplex sind und daher auch durch einfachere Software-Lösungen abgebildet werden können. Erfahrungsgemäß starten kleine Unternehmen mit Software, die es ermöglicht, Kundendaten zu erfassen, um die Rechnungserstellung vereinfachen, ein Kassenbuch oder Einnahmen-Überschuss-Tool beinhaltet. Solche Lösungen sind anfänglich hilfreich, vor allem wenn sie als Freeware im Internet verfügbar sind. Aber spätestens bei steigendem Umsatz, mehreren Standorten oder vor allem durch fehlende Schnittstellen zu anderen Programmen (z.B. zum Datenaustausch via Elster für die Umsatzsteuervoranmeldung, für den Datenaustausch mit dem Steuerberater oder zum Abgleich des Bankkontos) gerät solche Software, die oft unter dem Oberbegriff Büro-Software erhältlich ist, an ihre Grenzen.

Für kleine Dienstleistungsunternehmen oder Händler bieten sich daher Software-Lösungen an, die entweder durch entsprechende Schnittstellen zu anderen Tools erweiterbar sind oder kleine Business Software Pakete, die den Bedarf komplett abdecken, aber nicht kostenintensiv sein müssen. Dieses bieten auch Warenwirtschaftssysteme, die die Möglichkeit besitzen, auch Dienstleistungs-Projekte mit beteiligten Mitarbeiter-Ressourcen zu erfassen. Entgegen dem Begriff „Warenwirtschaft“ ist es nämlich durch aus möglich, das Produkt „Dienstleistung“ in Warenwirtschaftssystemen zu erfassen und somit den Stand der Einnahmen und Ausgaben immer aktuell vorliegen zu haben.

Warenwirtschaftssysteme – was sollten sie können?

Ein kompaktes Warenwirtschaftssystem sollte mit wenigen Klicks in der Lage sein, dem Unternehmer stets den aktuellen Stand aller Ressourcenbewegungen anzuzeigen, um auf den Punkt genau agieren zu können. Z.B. um Bestellungen einzuleiten, im Lager Warenschwund durch unerlaubte Entnahmen erkennen zu können, den Warenbestand mit entsprechenden Online-Verkaufsplattformen abzugleichen, den Status eines Projekts mit bisher entstandenen Ausgaben einsehen zu können etc.

Daher sollten folgende Möglichkeiten zum Standard eines guten Business Systems für kleine Unternehmer gehören:

• Modul Verkauf: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Auftragsbestätigung, Kundendatenverwaltung
• Modul Einkauf: automatische Bestellvorschlagsermittlung, Bestellung, Lieferantendatenverwaltung
• Modul Lagerhaltung: Bestandsführung, Inventur, Kennzahlenermittlung, Warenkatalogerstellung zur Implementierung in Onlineverkaufssysteme
• Modul Buchhaltung: Kassenbuch, Rechnungserstellung, Faktura, Einnahmen-Ãœberschussrechnung, Kreditoren- und Debitorenverwaltung, Schnittstelle zum Zahlungsverkehr, statistische Auswertungen für das Controlling
• Modul Projekt: Projektzeitverwaltung, Mitarbeiterzeiterfassung, Erstellung von Kostenstellen
• Und ganz wichtig: Die Möglichkeit zum  Datenaustausch über standardisierte Schnittstellen (z. B. Edifact für den Warenscanner, XML, CSV, DATEV oder zu Online-Shop-Systemen wie Amazon oder Ebay).

Nicht zu vergessen auch die Mehrplatznutzung ohne teure zusätzliche Lizenzzahlungen. Grundsätzlich sollte die Software daher auch über Server zu nutzen sein, wenn sich das Unternehmen vergrößert. Bei dem oben genannten Kiosk war die Situation nämlich auch so, dass er irgendwann eine zweite Filiale eröffnete und somit ein integriertes System vonnöten war.

Es gibt viele gute Systeme, die diese Mindestanforderungen abdecken. Hier kann man auf Kompaktsoftware zugreifen oder auch zu den immer interessanter werdenden Möglichkeiten im Cloud-Computing. Bei kompakten Systemlösungen, sollte man darauf achten, dass die Update-Funktionen nicht kostenintensiv sind, denn hier steckt oft der Teufel im Kleingedruckten. Vor allem auch eine optimale Kundenbetreuung via Telefon oder Besuch sollte zu annehmbaren Preisen erfolgen, denn oft müssen auch diese Lösungen speziell auf die unternehmerischen Anforderungen zugeschnitten werden. Ein Vergleich lohnt sich durchaus.

Auch Lösungen, die auf einem lizenzfreien, also kostenlosen Open-Source-Quellcode basieren, sind zu empfehlen. Hier kann man relativ leicht durch ein Softwareunternehmen weitere Module integrieren, ohne das der Entwickler vor Fragezeichen steht, da ja die Basis der Business Software bekannt ist.

Webbasierte Systeme, also Cloud-Lösungen, haben natürlich den Vorteil, dass man Hardware-Unabhängig ist und von überall darauf zugreifen kann. Allerdings sollte man hier bedenken, dass die eigenen Daten damit auch nicht dem eigenen Schutz unterliegen.

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