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Büroorganisation

Büroorganisation

Was genau bedeutet eigentlich der Begriff „Büroorganisation“?

Die Büroorganisation – synonym wird auch Büromanagement oder Ablage verwendet – beinhaltet verschiedene Aufgaben im Büro, wie die Steuerung von Abläufen innerhalb des Büros, das Koordinieren von Meetings, die Pflege des Zeiterfassungssystems, die Entgegennahme von Anrufen oder sogar die Bestellung von Handwerkern. Hier wird bereits deutlich, dass Büroorganisation viel mehr umfasst als reine Sekretariatstätigkeiten.

Der Umfang des Büromanagements hängt vor allem von der Firmengröße ab. Je kleiner die Firma ist, desto mehr Aufgaben wird die Büroorganisation übernehmen müssen.  Sind in einer Firma z.B. nur drei Firmenautos im Umlauf, wird die regelmäßige Instandhaltung sowie die Abrechnung der entsprechenden Kosten häufig vom Büromanagement erledigt. Geht es jedoch um die Instandhaltung von 50 Firmenautos, wird für die Abrechnung eher die Buchhaltung bzw. Finanzabteilung verantwortlich sein, die Einhaltung der entsprechenden Termine wird die Materialwirtschaft betreuen.

Egal wie groß die Firma ist, hier sind einige Tipps für schnelle und effiziente Büroorganisation.

  1. „Zeit ist Geld“ – Eine häufige Ausrede ist: „Ich habe keine Zeit zum Aufräumen!“, doch ist es eigentlich genau umgekehrt. Man hat keine Zeit z.B. regelmäßig ewig nach dem richtigen Formular zu suchen. Einmal Ordnung zu schaffen und anschließend zu halten, wäre deutlich effizienter. Jede Firma benötigt eine vernünftige Organisation im Büro. Man spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld und Unannehmlichkeiten bei der Suche nach Dokumenten. Organisation und ein glatter Ablauf müssen im Büro alltäglich und selbstverständlich sein.
  2. Bürosoftware und –services – Es gibt zahlreiche Software für Inhouse-Buchhaltung, Datenbanken für die Kundenbetreuung und Mini-Outsourcing Lösungen wie z.B. Telefon- und Sekretariatsdienstleistungen für den Büroalltag. Outsourcing wird in Deutschland heutzutage öfter denn je verwendet. Besonders als Einzel- oder Kleinunternehmer hat man es nicht nötig, eine Sekretärin auf Vollzeitbasis einzustellen – häufig wird man sich eine solche Vollzeitkraft auch schlicht nicht leisten können.
  3. Farben und Beschriften – Eindeutige Kennzeichnungen und Beschriftungen sind gute Helfer bei der Ablage, leicht einzusetzen und kosten fast nichts. Hier sollte man mit Bezeichnungen wie „Verschiedenes, Diverses, Allgemein, usw.“ vorsichtig umgehen. Alles sollte so gut beschriftet sein, dass ein neuer Mitarbeiter vom ersten Tag an ohne Probleme den Ablauf nachvollziehen kann.
  4. Post-it-Aufkleber am Monitor wegwerfen – Sind die Kleinigkeiten und Aufgaben, die noch zu erledigen sind, immer vor der Nase, hat man den Eindruck, von ihnen ständig belästigt zu werden. Alle Notizen und Bemerkungen sollten in einem Heft oder wenigstens in einer Liste gesammelt werden. Nur dann hat man einen ordentlichen Überblick über alles, was noch zu erledigen ist, und zwar genau in dem Moment, wenn man Zeit dafür hat.

Die Autorin

Kasey Navita PhiferKasey Navita Phifer arbeitet bei der ebuero AG, welche seit dem Jahr 2000 Telefon- und Büroservice sowie die Vermietung von Konferenz- und Seminarräumen anbietet.

Über die ebuero AG:

  • Wir haben über 10 Jahre Erfahrung in telefonischen Sekretariatsdienstleistungen aber auch in der Vermietung von Konferenz- und Büroräumen.
  • Unser Service ist besonders für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Selbstständige und Existenzgründer interessant, die schnell einen hohen Professionalitätsgrad erreichen und dabei Fixkosten sparen wollen.
  • ebuero AG ist der Marktführer für Sekretariatsdienstleistungen in Deutschland.
  • Außer Telefon Auftragsdienste bieten wir verschiedene Telefon- und Büroservices an, wie Diktatservice, Vermietung von Konferenzräumen, und repräsentative Geschäftsadressen.

2 Kommentare

  1. Zu einer guten Büroorganisation nutze ich auch mein Outlook und die Aufgaben sehr intensiv, hier ist eine gute Gestaltung über die individuelle Anlage von Farben und Kategorienamen von Vorteil und ich kann somit für ein aufgeräumtes Postfach sorgen. Auch hilft es mir dabei, langfristige Termine, wie z.B. bei Leasingverträgen, diese nicht zu übersehen. Im Team helfen die Einrichtung und Anlage von öffentlichen Ordnern mit Zugriffsberechtigungen um eine transparente Ablage der Korrespondenz innerhalb von Projekten oder Aufgaben zu schaffen. Die Zugriffsberechtigung lässt sich auch problemlos bei Aufgaben einrichten.
    Uns erleichtert sie ungemein die Teamarbeit und auch die Arbeit und Vertretung im Urlaub und wir sparen sehr viel Zeit ein und können schnell und effizient auf Neues reagieren.

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