Gutes Personal war immer schwer zu finden, aber was sich zurzeit am Stellenmarkt abspielt wird nicht zu Unrecht als „War for Talents“ beschrieben. In diesem Krieg um die besten Fachkräfte werden Personalabteilungen immer wichtiger.

Man hat ja schon seit einiger Zeit erkannt, dass Human Ressources (HR) weit mehr als nur die Verwaltung von Daten bedeutet und daher eigentlich eine strategische Position im Unternehmen einnehmen sollte.

Was die Kleinen von den Großen lernen können

„Wir haben doch nur ein paar Mitarbeiter“ oder „Das läuft in der Buchhaltung schon so mit“ sind häufige Aussagen von mittelständischen Unternehmern. Dass das in eine Sackgasse führen kann, können viele Firmenchefs bestätigen. Denn egal ob man expandieren will, das Portfolio erweitern möchte oder eine Internationalisierung anstrebt – alles steht und fällt mit den richtigen Mitarbeitern. Und das wird in Zukunft noch wesentlich spürbarer werden.

Leider ziehen sich gerade Klein- und mittelständische Unternehmen beim Personalmanagement oft immer noch auf den Standpunkt zurück, dass professionelle HR-Arbeit nur etwas für die Großen sei.

Dabei sind KMU die treibende Kraft in der deutschen Wirtschaft. 99 Prozent aller Unternehmen in Deutschland sind so genannte KMU, sie erwirtschaften mehr als jeden zweiten Euro und stellen mehr als die Hälfte aller Arbeitsplätze.

Es ist also Zeit für mehr Selbstbewusstsein und für einen kompetenten Umgang mit HR-Fragen. In Konzernen werden schließlich auch alle Register gezogen um die Besten der Besten zu rekrutieren. Dort ist Personalmanagement schon lange mehr als schlichte Datenverwaltung. Es werden maßgeschneiderte Benefits und Aus- und Fortbildungsprogramme für die Mitarbeiter erarbeitet und das kreativ-strategische Recruiting nimmt einen hohen Stellenwert ein.

Leider meinen viele KMU, dass das entweder Chefsache sei (das heißt, es ist nie genug Zeit dafür) oder aber, dass die Buchhaltung das schon mitmachen kann (was bedeutet, dass es eben nicht zur Chefsache gemacht wird).

Eine Zwickmühle aus der nur ein Bekenntnis zu einem Investment in HR-Lösungen (sei es durch die Installierung eines HR-Spezialisten oder durch externe Unterstützung) hilft.

Warum HR-Software 2026 keine Kür mehr ist, sondern Pflicht

Seit dem BAG-Urteil 2022 ist elektronische Arbeitszeiterfassung Pflicht – Excel-Listen reichen nicht mehr aus, du brauchst ein System, das Arbeitszeiten rechtssicher dokumentiert. Seit 2023 kommt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) automatisch von der Krankenkasse – deine HR-Software muss das verarbeiten können. Und wenn du remote arbeitest oder Mitarbeiter im Homeoffice hast, brauchst du digitale Prozesse für Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Onboarding.

Spätestens jetzt wird klar: HR-Software ist keine Spielerei für Konzerne, sondern notwendige Infrastruktur für jedes wachsende Unternehmen.

Listen, Zettel, Excel ade

Um überhaupt die Kapazitäten für strategische HR-Arbeit frei zu machen, müssen entsprechende Grundlagen geschaffen werden. Eine vom Business-Software-Finder Capterra durchgeführte Studie belegt, dass in Unternehmen mit 101 bis 250 Beschäftigten zu 90 % HR-Software genutzt wird. In Unternehmen mit 1–5 Mitarbeitern liegt die Anzahl der Software-Nutzer dagegen nur bei 60 %.

Der Rest arbeitet meistens mit Excel-Listen oder vergleichbaren Office-Programmen. Sicher ist das schon ein Fortschritt gegenüber handgeschriebenen Zetteln, aber diese Listen sind fehleranfällig, sie sind zeitaufwändig in der Handhabung und nur so gut, wie der Mitarbeiter, der sie führt.

Dabei gibt es mittlerweile eine Vielzahl von Personalmanagement-Software, die durch kluge Automatisierungen Zeit und Geld sparen helfen:

HR-Software für kleine Unternehmen (5-50 Mitarbeiter):

• Personio (ab 8 €/Mitarbeiter/Monat): All-in-One-Lösung für Zeiterfassung, Urlaub, Lohn, Recruiting
• Kenjo (ab 5 €/Mitarbeiter/Monat): Fokus auf Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung
• Factorial (ab 4 €/Mitarbeiter/Monat): Einfache Bedienung, gut für Einsteiger
• Zoho People (ab 2 €/Mitarbeiter/Monat): Günstig, aber weniger Features

Was die Software können sollte:

• Arbeitszeiterfassung (rechtssicher, BAG-konform)
• Urlaubsverwaltung (Anträge, Genehmigungen, Kalender)
• Krankmeldungen (eAU-Schnittstelle zu Krankenkassen)
• Lohn & Gehalt (DATEV-Schnittstelle oder integriert)
• Recruiting (Bewerbermanagement, Stellenanzeigen)
• Onboarding (digitale Verträge, Dokumente, Checklisten)

Routineaufgaben wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Verwaltung von Urlaubs- und Fehltagen oder auch Einsatzpläne werden von diesen Software-Paketen übernommen.

Was kostet HR-Software – und wann rechnet sie sich?

Kosten:

• 5-10 Mitarbeiter: ca. 50-150 €/Monat (5-15 €/Mitarbeiter)
• 10-50 Mitarbeiter: ca. 150-500 €/Monat
• Einrichtung: oft kostenlos oder 500-2.000 € einmalig

ROI-Beispiel (10 Mitarbeiter):

• Ohne Software: 5 Stunden/Monat für Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen (à 50 €/Stunde) = 250 €/Monat Personalaufwand
• Mit Software: 1 Stunde/Monat + 100 €/Monat Software = 150 €/Monat
• Ersparnis: 100 €/Monat = 1.200 €/Jahr

Ab ca. 5-10 Mitarbeitern rechnet sich HR-Software fast immer – nicht nur finanziell, sondern auch durch weniger Fehler, mehr Transparenz und rechtssichere Dokumentation.

Zu beachten gilt bei der Anschaffung, dass das Programm auch mit der bestehenden IT im Unternehmen kompatibel ist. Man sollte sich im Vorfeld auch überlegen ob man eine installierte Software oder eine Cloud-Lösung bevorzugt. Das ist vor allem eine Frage der Sicherheitsanforderungen und des Umfangs der benötigten Software.

Wann brauchst du HR-Software?

• 1-5 Mitarbeiter: Excel kann noch reichen – aber nur, wenn du keine Zeiterfassung brauchst (seit 2022 Pflicht!)
• 5-10 Mitarbeiter: HR-Software lohnt sich (Zeitersparnis, weniger Fehler, rechtssicher)
• 10+ Mitarbeiter: HR-Software ist quasi Pflicht (sonst erstickt die Verwaltung im Chaos)

Tipp: Die meisten Anbieter haben kostenlose Testphasen (14-30 Tage). Probier 2-3 Tools aus, bevor du dich entscheidest. Achte dabei auf: DATEV-Schnittstelle (falls du schon DATEV nutzt), eAU-Anbindung (Krankenkassen), Zeiterfassung (BAG-konform), einfache Bedienung (Mitarbeiter müssen damit klarkommen).

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