Viele Selbständige und Unternehmer unterschätzen die Entfernungspauschale oder ordnen sie falsch ein. Das führt entweder dazu, dass steuerliches Potenzial verschenkt wird oder dass Kosten angesetzt werden, die so nicht zulässig sind. Dabei ist das Thema gut handhabbar, wenn klar ist, für wen welche Regeln gelten.

In diesem Beitrag bekommst du eine saubere Einordnung, die aktuellen Beträge und eine klare Trennung zwischen Arbeitnehmern, Selbständigen und Dienstreisen.

Was die Entfernungspauschale ist – und was nicht

Die Entfernungspauschale berücksichtigt ausschließlich den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Sie dient dazu, diesen Arbeitsweg pauschal steuerlich zu berücksichtigen – unabhängig davon, welches Verkehrsmittel genutzt wird.

Wichtig dabei:

• Es zählt nur die einfache Entfernung, nicht Hin- und Rückweg.
• Die Pauschale ersetzt keine echte Kostenabrechnung.
• Sie gilt nur für regelmäßige Arbeitswege, nicht für Dienst- oder Geschäftsreisen.

Wie hoch ist die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale beträgt aktuell 0,38 Euro pro Entfernungskilometer und Arbeitstag.

Dieser Betrag mindert dein zu versteuerndes Einkommen. Wie stark sich das steuerlich auswirkt, hängt von deinem persönlichen Steuersatz ab.

Für wen gilt die Entfernungspauschale?

Hier liegt der größte Klärungsbedarf, denn die Regeln unterscheiden sich je nach Tätigkeit deutlich.

Arbeitnehmer: klassischer Anwendungsfall

Für Arbeitnehmer ist die Entfernungspauschale der Regelfall. Sie gilt für den Weg zwischen Wohnung und der vom Arbeitgeber festgelegten ersten Tätigkeitsstätte.

Das kann sein:

• ein Büro
• eine Werkhalle
• ein Laden
• eine dauerhaft zugewiesene Einsatzstelle

Fahrten zu anderen Orten, etwa zu Kunden oder Fortbildungen, fallen nicht unter die Entfernungspauschale, sondern unter Reisekosten.

Selbständige: nur bei klarer Struktur relevant

Für Selbständige kommt die Entfernungspauschale nur dann infrage, wenn es einen regelmäßig aufgesuchten betrieblichen Arbeitsort außerhalb der Wohnung gibt, der den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet.

Das bedeutet konkret:

• Der Arbeitsort wird dauerhaft genutzt
• Dort findet der wesentliche Teil der Organisation und Leistungserbringung statt
• Die Tätigkeit ist nicht überwiegend mobil

In diesem Fall gilt der Weg dorthin steuerlich als Arbeitsweg. Er kann ausschließlich über die Entfernungspauschale berücksichtigt werden. Tatsächliche Fahrtkosten sind dann nicht abziehbar.

Wann die Entfernungspauschale bei Selbständigen nicht greift

Gibt es keinen klar dominierenden betrieblichen Arbeitsort, liegt auch keine erste Tätigkeitsstätte vor. Typische Konstellationen sind:

• überwiegend mobile Tätigkeit
• mehrere gleichwertige Arbeitsorte
• Schwerpunkt der Arbeit im Homeoffice
• externes Büro wird nur gelegentlich genutzt

In diesen Fällen gelten Fahrten zu betrieblichen Orten nicht als Arbeitsweg, sondern als Dienst- oder Geschäftsreisen. Die Entfernungspauschale kommt dann nicht zum Einsatz.

Dienst- und Geschäftsreisen: klare Abgrenzung

Sobald du nicht zu einem festen Arbeitsort, sondern zu Kunden, Baustellen, Terminen oder Veranstaltungen fährst, handelt es sich um Dienst- oder Geschäftsreisen.

Diese Fahrten kannst du als Betriebsausgaben ansetzen, zum Beispiel über:

• Kilometerpauschalen
• tatsächliche Fahrzeugkosten
• Bahn-, Taxi- oder Flugtickets
• ergänzende Reisekosten wie Ãœbernachtungen

Hier greift keine Entfernungspauschale, sondern das Reisekostenrecht.

Sonderfall Homeoffice

Arbeitest du überwiegend im Homeoffice und hast keinen weiteren festen betrieblichen Arbeitsort, gilt:

• Es gibt keinen Arbeitsweg
• Fahrten zu Kunden oder Terminen sind Auswärtstätigkeiten
• Diese Fahrten können als Betriebsausgaben abgerechnet werden

Gerade für Selbständige ist diese Einordnung entscheidend, da sie den steuerlichen Ansatz grundlegend verändert.

Typische Fehler in der Praxis

In der Praxis treten immer wieder dieselben Probleme auf:

• Dienstreisen werden fälschlich mit der Entfernungspauschale angesetzt
• Hin- und Rückweg werden statt der einfachen Entfernung gerechnet
• Entfernungspauschale und Reisekosten werden vermischt
• Fahrten zum Homeoffice werden falsch eingeordnet
• betriebliche und private Fahrten werden nicht sauber getrennt

Diese Fehler führen häufig zu Rückfragen oder Korrekturen durch das Finanzamt.

Warum die Entfernungspauschale kein Steuersparmodell ist

Die Entfernungspauschale senkt nicht direkt deine Steuer, sondern nur dein zu versteuerndes Einkommen. Zudem deckt sie die tatsächlichen Kosten oft nicht vollständig ab, etwa für:

• Kraftstoff
• Fahrzeugverschleiß
• Versicherungen
• Parkkosten

Sie ist bewusst pauschal gehalten und dient der Vereinfachung, nicht der Optimierung.

Ordnung schlägt Kreativität

Die Entfernungspauschale ist kein Gestaltungsspielraum, sondern ein klar begrenztes Instrument. Wenn du sauber zwischen Arbeitsweg, Dienstreise und privater Fahrt unterscheidest, schaffst du Klarheit in deiner Buchhaltung und vermeidest unnötige Diskussionen mit dem Finanzamt.

Sauber getrennt ist halb gewonnen

Eine korrekt angewendete Entfernungspauschale bringt keine Wunder, aber sie sorgt für Verlässlichkeit – und genau die ist im unternehmerischen Alltag entscheidend.

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