Du kennst das Szenario: Ein Geschäftsessen mit potenziellen Kunden, ein Treffen mit Geschäftspartnern in einem Café oder eine kleine Feier im Unternehmen. Solche Anlässe bringen nicht nur gute Gespräche und Kontakte, sondern oft auch hohe Rechnungen mit sich. Doch wie geht man steuerlich damit um? Welche Bewirtungskosten sind abzugsfähig und welche nicht? Und was musst du beachten, um nicht in die Steuerfalle zu tappen?

In unserem Leitfaden klären wir über die Unterschiede zwischen Bewirtungen aus betrieblichem Anlass und Bewirtungen von Arbeitnehmern auf. Erfahre, welche Kosten zu 70% oder sogar zu 100% abzugsfähig sind und wie du sicherstellst, dass das Finanzamt keine Einwände hat.

Plus: Tipps zur richtigen Dokumentation und zu häufig gemachten Fehlern, die du unbedingt vermeiden solltest.

Mache das Beste aus deinem Geld und lasse keine steuerlichen Vorteile ungenutzt!

Bewirtungskosten – Was sind sie überhaupt?

Bewirtungskosten entstehen, wenn du Geschäftspartner oder Mitarbeiter verpflegst. Ob ein Mittagessen während einer Konferenz, Snacks bei einem Meeting oder ein Festessen zur Firmenjubiläumsfeier – all diese Kosten kannst du unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen.

Unterscheidung: Betrieblicher Anlass vs. Bewirtung von Arbeitnehmern

In der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten in Deutschland ist die Unterscheidung zwischen betrieblichem Anlass und der Bewirtung von Arbeitnehmern essenziell.

Bei einem betrieblichen Anlass, wie Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten, sind 70% der Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig. Im Gegensatz dazu können Kosten für die Bewirtung von Arbeitnehmern, beispielsweise bei internen Firmenveranstaltungen, zu 100% abgesetzt werden.

Es ist wichtig, diese Unterscheidung korrekt vorzunehmen, um steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

a. Bewirtung aus betrieblichem Anlass (70% abzugsfähig)

• Hierunter fallen die Kosten für Bewirtungen, die im direkten Zusammenhang mit dem Betrieb stehen, zum Beispiel Geschäftsessen mit Kunden oder Lieferanten.
• Wichtig: Du kannst 70% dieser Kosten als Betriebsausgaben absetzen. Die restlichen 30% sind nicht abzugsfähig.

b. Bewirtung von Arbeitnehmern (100% abzugsfähig)

• Wenn der Unternehmer seine eigenen Mitarbeiter bewirtet, zum Beispiel bei betrieblichen Veranstaltungen wie Weihnachtsfeiern oder Jubiläen, sind die Kosten zu 100% als Betriebsausgabe abzugsfähig.
• Ebenfalls 100% abzugsfähig sind Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen.
• Diese Kosten sind zu 100% absetzbar.

Und was ist mit der Mehrwertsteuer?

Bei Bewirtungskosten in Deutschland ist die Behandlung der Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) wie folgt geregelt:

a. Bewirtung aus betrieblichem Anlass (z.B. Geschäftsessen mit Kunden)

Auch wenn nur 70% der Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, kann die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer (Vorsteuer) zu 100% geltend gemacht werden, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Das bedeutet, dass du den vollen Vorsteuerbetrag, der auf der Rechnung ausgewiesen ist, im Vorsteuerausgleich ansetzen kannst.

b. Bewirtung von Arbeitnehmern

Da diese Kosten zu 100% als Betriebsausgaben abzugsfähig sind, kannst du auch hier die ausgewiesene Mehrwertsteuer zu 100% als Vorsteuer abziehen.

Zur Sicherheit und um steuerliche Vorteile vollständig zu nutzen, ist es empfehlenswert, die jeweiligen Bewirtungskosten und die Behandlung der Mehrwertsteuer immer mit einem Steuerberater abzuklären.

Ist Trinkgeld steuerlich absetzbar?

In Deutschland kannst du Trinkgeld unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzen:

1. Trinkgeld für Geschäftsessen: Bei Geschäftsessen in Deutschland kannst du das Trinkgeld zu 100% als Betriebsausgabe geltend machen, selbst wenn nur 70% der eigentlichen Bewirtungskosten abzugsfähig sind.
2. Bewirtung von Arbeitnehmern: Die Kosten für die Bewirtung von Arbeitnehmern können, wie bereits erwähnt, zu 100% als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Dies schließt in der Regel auch angemessene Trinkgelder ein.

In beiden Fällen solltest Du auf jeden Fall folgende Punkte beachten:

• Angemessenheit: Das Trinkgeld sollte angemessen sein. Auch wenn die gesamten Kosten für die Bewirtung von Arbeitnehmern zu 100% absetzbar sind, könnte ein übermäßig hohes Trinkgeld seitens des Finanzamts als nicht angemessen betrachtet werden. Es ist daher ratsam, sich im üblichen Rahmen von 5% bis 10% der Rechnungssumme zu bewegen.
• Dokumentation: Damit das Trinkgeld steuerlich anerkannt wird, muss es auf der Rechnung vermerkt sein. Viele Restaurants und Cafés weisen das Trinkgeld gesondert aus, wenn die Zahlung per Karte erfolgt. Bei Barzahlung ist es hilfreich, wenn das Trinkgeld handschriftlich auf der Rechnung vermerkt und vom Servicepersonal bestätigt wird.
• Vorsteuerabzug: Während das Trinkgeld selbst als Betriebsausgabe absetzbar ist, kannst du für das Trinkgeld keine Vorsteuer geltend machen, da darauf keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Die korrekte Dokumentation: Das will das Finanzamt sehen

Möchtest du Bewirtungskosten steuerlich geltend machen, ist eine genaue Dokumentation unerlässlich.

a. Bei betrieblichem Anlass

Bei Geschäftsessen mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern ist es zwingend notwendig, die Namen der teilnehmenden Personen anzugeben. Dies dient dem Finanzamt zur Überprüfung, ob es sich tatsächlich um eine beruflich bzw. betrieblich veranlasste Bewirtung handelt.

Auf der Bewirtungsrechnung oder einem beigefügten Dokument sollten daher folgende Angaben stehen:

• Anlass der Bewirtung: Warum fand das Treffen statt?
• Teilnehmer: Wer war dabei? Bei externen Geschäftspartnern musst du die Namen notieren.
• Verhältnis zum Unternehmen: z.B. Kunde, Lieferant
• Ort, Datum und Höhe der Aufwendungen: Selbstverständlich sollten auch diese Grunddaten nicht fehlen

b. Bei Mitarbeiter-Events

Bei betrieblichen Veranstaltungen, bei denen nur Mitarbeiter des Unternehmens anwesend sind (z.B. Weihnachtsfeiern, Betriebsfeste), ist in der Regel keine detaillierte Auflistung der Namen erforderlich. Es reicht aus, den betrieblichen Anlass zu dokumentieren.

Bei Verpflegung von Arbeitnehmern auf Geschäftsreisen ist ebenfalls keine detaillierte Teilnehmeraufzählung notwendig.

Es reicht, den Anlass und die Gesamtkosten zu dokumentieren.

Fallen und Tipps: Das solltest du unbedingt beachten

Das Thema Bewirtungskosten bietet viele steuerliche Vorteile, birgt aber auch Fallstricke, in die man als Unternehmer leicht stolpern kann.

Um das Maximum aus den Absetzmöglichkeiten herauszuholen und gleichzeitig Fehler zu vermeiden, haben wir einige wichtige Tipps und Hinweise für dich zusammengestellt.

• Bewirtungskosten müssen angemessen sein: Ein Luxusdinner mit einem einfachen Geschäftspartner kann vom Finanzamt als unangemessen angesehen werden. Das bedeutet nicht, dass du immer nur im Fastfood-Restaurant speisen solltest, aber ein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis sollte stets gewahrt bleiben.
• Separate Belege: Alkohol oder Tabakwaren sollten auf einem separaten Beleg stehen, da sie oft nicht als Betriebsausgabe anerkannt werden. Wenn du diese Kosten zusammen mit regulären Bewirtungskosten auflistest, betrachtet das Finanzamt die gesamte Rechnung möglicherweise kritisch.
• Bleib up-to-date: Steuerliche Regelungen können sich ändern. Ein regelmäßiger Check oder eine Rücksprache mit deinem Steuerberater sind sinnvoll. Manchmal gibt es Gesetzesänderungen oder Urteile, die die steuerliche Behandlung von Bewirtungskosten beeinflussen können.
• Klarheit über die Teilnehmer: Insbesondere bei Bewirtungen aus betrieblichem Anlass solltest du genau dokumentieren, wer anwesend war. Bei späteren Prüfungen kann diese Information entscheidend sein.
• Bargeldlose Zahlung bevorzugen: Die bargeldlose Zahlung, beispielsweise per Kreditkarte, lässt sich einfacher nachvollziehen und belegen als Barzahlungen. Damit erhöhst du die Transparenz und die Akzeptanz beim Finanzamt.
• Ordnungsgemäße Rechnungen: Stelle sicher, dass alle Rechnungen alle notwendigen Angaben enthalten, wie z.B. den vollständigen Namen und die Adresse des Gastwirts sowie das genaue Datum der Bewirtung.

Indem du diese Tipps beachtest, stellst du sicher, dass deine Bewirtungskosten sowohl steuerlich korrekt als auch optimal abgesetzt werden können.

Guten Appetit!

Mit diesen Tipps und Infos bist du bestens gerüstet, um Bewirtungskosten optimal in der Steuererklärung geltend zu machen. Nutze diese Möglichkeiten und spar bares Geld!

Und bei Unsicherheiten gilt wie immer: Ein Steuerberater hilft dir weiter.

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