„Ich habe keine Zeit!“ – das Gefühl kennt doch (fast) jeder. Und wer hat diesen Satz noch nicht benutzt, um zu erklären, warum dies oder das noch nicht angegangen oder nur halb erledigt wurde.

Und wieso haben einige Menschen anscheinend immer Zeit bzw. erledigen mehr in der gleichen Zeit? Zeitmanagement ist das Stichwort – und im Folgenden gibt es ein paar Ansätze, den Zeitfressern auf die Spur zu kommen und sie zu beseitigen.

Keine Zeit – oder falsche Prioritäten?

Betrachtet man das Gefühl, keine Zeit zu haben, genauer, kommt man zu der Erkenntnis, dass nicht objektiv zu wenig Zeit vorhanden ist – sondern lediglich gemessen an der Fülle der zu erledigenden Aufgaben. Da die Zeit nicht veränderbar ist, musst du auf der anderen Seite Anpassungen vornehmen: Die Aufgaben sind der Ansatzpunkt für ein gelungenes Zeitmanagement.

Mal ehrlich: keine Zeit haben meint doch eher sich keine Zeit nehmen. Es ist alles eine Frage der Prioritäten – und diese so zu setzen, dass die wichtigen Aufgaben erledigt werden, ist Sinn und Zweck von Zeitmanagement.

Heißt also: Prioritäten setzen und wichtige von unwichtigen Aufgaben trennen bilden die Basis für das Ziel, Zeit zu haben.

Wo kannst du also ansetzen, um die verfügbare Zeit von der Aufgabenfülle zu entlasten?

Die häufigsten Zeitfresser

Bevor man Prioritäten setzen kann, lohnt ein ehrlicher Blick darauf, wo die Zeit eigentlich bleibt. Die üblichen Verdächtigen:

E-Mails. Der Klassiker. Wer das Postfach ständig offen hat, reagiert den ganzen Tag – statt zu agieren. Feste Zeiten fürs E-Mail-Lesen helfen mehr als jedes Tool.

Ungeplante Unterbrechungen. Kurze Rückfragen, spontane Anrufe, „Hast du kurz?“ – jede Unterbrechung kostet nicht nur die Zeit selbst, sondern auch die Zeit, um wieder in den Arbeitsfluss zu kommen.

Aufgaben ohne klares Ziel. Wer nicht weiß, wann eine Aufgabe fertig ist, arbeitet daran länger als nötig. Ein klares Erledigungskriterium spart mehr Zeit als Schnelligkeit.

Schlechte Planung – oder gar keine. Wer den Tag unstrukturiert beginnt, verbringt die ersten Stunden damit herauszufinden, womit er eigentlich anfangen soll. Das ist verlorene Zeit.

Priorisierung der Aufgaben

Um festzustellen, welche Priorität eine Aufgabe hat ist eine genaue Kenntnis des Ziels dieser Aufgabe wichtig. Nur so kann man sie in den Kontext einordnen und die Folgen von Verzögerungen oder Nichteerledigung abschätzen.

Ist das Ziel präzise formuliert, so können wir entscheiden, wie intensiv wir uns selbst um die einzelnen Vorgänge kümmern müssen oder ob wir vielleicht einen Teil der Aufgabe abgeben können.

Ein Beispiel für eine einfache Priorisierungsmethode (in Anlehnung an das Eisenhower-Prinzip) ist die Sortierung der Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit:

• je wichtiger eine Aufgabe ist, umso mehr sollte man sie selbst erledigen
• je dringlicher eine Aufgabe ist, umso schneller sollte diese erledigt werden

Daraus lässt sich folgende Matrix ableiten:

Die angegebenen Prozentzahlen stellen eine gute Verteilung der zur Verfügung stehenden Zeitressourcen von Führungskräften dar.

Steuere deine Arbeit so, dass du deine Zeit wie folgt verteilen kannst:

• 20% deiner Zeit reservierst du für wichtige und dringliche Aufgaben, die unbedingt selbst erledigt werden müssen. Dieses Feld der Matrix darf also nicht zu voll werden, sonst reicht das Zeitfenster nicht.
• 10% gehen leider für „unwichtigen Kram“ drauf. Das ist Realität und sollte bei der Zeitplanung berücksichtigt werden – und dies ist auch der Bereich, der als erstes unerledigt bleiben darf. Aber Obacht: nicht alles, was einem selbst unwichtig erscheint, ist es auch.
• Routineaufgaben delegierst du möglichst – an Mitarbeiter, Dienstleister oder automatisierte Prozesse. Trotzdem brauchst du 20% deiner Zeit für diesen Bereich: für Kontrolle, Unterstützung und das Herausfiltern von Verbesserungspotenzial.
• Die größte Bedeutung hat die Projektarbeit. 50% der verfügbaren Zeit reservierst du dafür – um wichtige Aufgaben erledigen zu können, bevor sie dringend werden.

Und was gehört nun alles zur Projektarbeit?

Projektarbeit bedeutet – ob mit Team oder allein – vor allem Planung, Entscheidung, Umsetzung und Kontrolle. Also: Ziele herausarbeiten und präzisieren, Maßnahmen planen, Fortschritt überwachen und Kontakte zu Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern pflegen.

Wer allein arbeitet, übernimmt all das selbst – umso wichtiger, diesen Block bewusst zu schützen und nicht von Routineaufgaben verdrängen zu lassen.

Dabei stellt die Planung erfahrungsgemäß einen sehr wichtigen Baustein dar, da von einer guten Planung oft der Grad der Zielerreichung abhängt. Die Faustformel lautet: Ein paar Minuten Planung am Morgen sparen eine Stunde am Tag – das solltest du immer im Hinterkopf haben, wenn du meinst, keine Zeit für Planung zu haben.

So fängst du an

Zeitmanagement ist kein System, das man einführt – es ist eine Gewohnheit, die du aufbaust. Drei Schritte für den Einstieg:

Schreib alles auf. Bevor du priorisieren kannst, musst du wissen, was überhaupt ansteht. Eine vollständige Aufgabenliste ist die Voraussetzung für alles andere – nicht das Ergebnis.

Plane den nächsten Tag am Abend vorher. Fünf Minuten reichen. Du startest am nächsten Morgen mit einem klaren Kopf statt mit einem leeren Blatt.

Fang mit der unangenehmen Aufgabe an. Die Aufgabe, die du am liebsten verschieben würdest, gehört an den Anfang des Tages – nicht ans Ende. Wer das einmal konsequent umsetzt, merkt schnell, wie viel Energie das freisetzt.

Der Rest ergibt sich. Zeitmanagement wird nicht besser durch mehr Methoden, sondern durch konsequentere Anwendung der wenigen, die funktionieren.

Mehr Informationen

Hier alle bereits erschienenen Beiträge zum Thema Zeitmanagement:

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