Management & Controlling
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Wie baut man ein Qualitätsmanagementsystem auf?

Qualitätsmanagementsystem

Im ersten Teil des Artikels über Qualitätsmanagementsysteme (QMS) nach den Vorgaben der DIN EN ISO 9001 hat uns Anne von Brockhausen den Nutzen eines solchen Systems erläutert.

Im zweiten Teil des Artikels erklärt sie uns heute die einzelnen Schritte zur Einführung eines solchen Qualitätsmanagementsystems im eigenen Unternehmen.

1. Aufnahme der IST-Situation

Welche Prozesse sind in Ihrem Unternehmen vorhanden?

Prozesse teilen sich wie folgt auf:

1. Führungsprozesse

beinhalten alle Aktivitäten, die zur Steuerung sowohl des Unternehmens als auch von Abteilungen bzw. Mitarbeiter ergriffen werden. Dies umfasst z.B. die Einhaltung der Qualitätspolitik und –ziele, die Personalführung und das Controlling vorhandener Informationen.

2. Leistungsprozesse

beschreiben alle operativen Abläufe einer Organisation, mit denen der Umsatz generiert wird.

3. Unterstützungsprozesse

stellen alle notwendigen Ressourcen, die zur Ausführung der Leistungsprozesse notwendig sind, zur Verfügung. Als Beispiele können hier das Personalmanagement, die Dokumentenverwaltung, Bereitstellung von Arbeitsmitteln, das Marketing, die Buchhaltung etc. genannt werden.

4. Verbesserungsprozesse

werden häufig auch unter den Unterstützungsprozessen eingeordnet. Man kann sie aber auch getrennt sehen, da es sich nur um Tätigkeiten handelt, die sich auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess konzentrieren. Dazu gehören das Risikomanagement, eine professionelle Auswertung sowie Bearbeitung von Kundenbeschwerden sowie die Behebung der Ursachen von fehlerhaften Produkten und Dienstleistungen.

2. Analyse und Bewertung der IST-Situation

Im nächsten Schritt werden die bereits dokumentieren Prozesse gemeinsam mit allen Beteiligten hinsichtlich Verbesserungs- und Kostenreduzierungspotentialen analysiert und bewertet. Es wird überprüft, ob die Prozesse sowohl die Kundenwünsche als auch die behördlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllen.

Alle Verbesserungs- und Kostenreduzierungspotentiale werden in einem Maßnahmenplan aufgenommen und analysiert.

Für die Datenanalyse und -bewertung wird ein übersichtliches und reduziertes Kennzahlensystem erarbeitet, welches Informationen zu den Finanzen, Kunden, Prozessen und Mitarbeitern enthält.

3. Anpassen der Prozesse in der Praxis und auf dem Papier

Für die gewonnenen Erkenntnisse werden gemeinsam von allen Zuständigen Lösungsvorschläge für die Verbesserung erarbeitet. Dabei ist es wichtig, gleichzeitig sowohl das Handeln der Mitarbeiter in der täglichen Arbeit zu verändern, als auch die Prozessdokumentation anzupassen.

Notwendige noch fehlende Dokumente wie Organigramme, eine Übersicht über alle Dokumente, Stellenbeschreibungen, Einarbeitungspläne, Jahresschulungspläne, Erfassungsbögen für Beschwerden oder festgestellte Fehler, eine Übersicht über eingesetzte Prüf- und Messmittel etc. werden erstellt.

4. Erstellen der Qualitätsmanagement-Dokumentation

Nachdem alle Prozesse angepasst und umgesetzt worden sind, werden alle o.g. Dokumente in einem Management-Handbuch, welches als Nachschlagewerk dienen soll, für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht. Heutzutage legt man dieses bestenfalls online ab, damit die Suche anhand der Eingabe von Suchbegriffen für die Mitarbeiter erleichtert wird.

5. Feststellung der Wirksamkeit des Qualitätsmanagements

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In regelmäßig stattfindenden internen Audits werden die dokumentierten Prozesse mit der Praxis verglichen, Änderungsbedarf festgestellt, Verbesserungsvorschläge aufgenommen und wenn notwendig die Prozesse angepasst.

Mit der Erarbeitung eines solchen Systems ist es, wie mit der Führerscheinprüfung. Am Anfang wird ein gewisser Zeitraum für die Erarbeitung der Theorie also der Grundlagen benötigt, dann kommt das Üben in der Praxis. Sobald man sich aber an die wiederkehrenden immer gleichbleibenden Aktivitäten gewöhnt hat ohne sie fortwährend zu hinterfragen, gehen die Vorgänge wie automatisch von der Hand. Man muss nur ab und zu in brenzlig werdenden Situationen gegenlenken, was aber auch kein größeres Problem darstellen sollte, wenn die Theorie und Praxis gewissenhaft geübt bzw. erarbeitet  wurden.

Daher nehmen Sie die Vorteile eines solchen Qualitätsmanagementsystems doch einfach mit!

  • Sie agieren statt  zu reagieren.
  • Sie reduzieren Prozesskosten
  • Sie minimieren Risiken und Fehler.
  • Sie motivierte Mitarbeiter und setzen deren Potentiale frei.
  • Sie kennen die Zuständigen und Verantwortlichen.
  • Sie sichern das Unternehmen rechtlich ab.
  • Sie sind unabhängig von einzelnen Mitarbeitern.
  • Sie sehen das große Ganze Ihres Unternehmens.
  • Sie kennen Ihre Kunden und deren Bedürfnisse.
  • Sie polieren Ihr Image auf.

Die Autorin

Anne von BrockhausenAnne von Brockhausen gründete Anfang 2009 in Köln NORM.KONFORM und unterstützt als Prozess- und Qualitätsmanagementberaterin kleine sowie mittelständische Unternehmen. Zusätzlich arbeitet sie als Auditorin für nationale Zertifizierungsstellen.

Hinsichtlich der Prozesse eines Unternehmens deckt NORM.KONFORM die komplette Bandbreite von der allgemeinen Unternehmensoptimierung bis hin zum Qualitätsmanagement nach der DIN EN ISO 9001 ab.

Für die „Kölner Freiwilligen Agentur“ begleitet sie derzeit den Aufbau der gemeinnützigen Genossenschaft Fundus im Kölner Norden. Bei den „Verantwortungspartnern für die Region KölnBonn“ baut sie gemeinsam mit anderen Unternehmen das Themenfeld „Soziale Balance“ auf.

Sie erreichen die Autorin brockhausen@norm-konform.de oder im Internet unter www.norm-konform.de.

Foto: Willi Heidelbach / pixelio.de

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