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Papierkram.de – Online-Buchhaltung im Test

Papierkram.de

Heute nehme ich das Online-Buchhaltungsprogramm Papierkram unter die Lupe. Das ist ein noch ganz junges Tool für die Finanzbuchhaltung von Freiberuflern und Selbständigen.

Für den Test nutze ich die Team-Version für 20 EUR netto / Monat, um auch wirklich alle Features zu prüfen.

Ich bin gespannt!

Anmeldung & Stammdaten

Na Mensch, das ging ja flott. Einfach meine Mailadresse eingeben und schon habe ich einen Account. Sofort kommt die Bestätigungsmail und mit einem Klick kann ich loslegen.

Natürlich muss ich als erstes ein paar grundsätzliche Daten eingeben. Name, Adresse und meine Wunsch-Sub-Domain, unter der ich dann auf „meinen“ Papierkram zugreifen kann. Dann die Formate für die einzelnen Nummernkreise bestimmen, einen Kunden anlegen und meine erste Dienstleistung. Alles ganz easy bis hierhin. Das alles kann man natürlich auch später noch eingeben und bearbeiten.

Vorsicht: sobald man die erste Rechnung oder das erste Angebot erstellt hat, kann man das Nummernformat nicht mehr ändern! Ich persönlich habe ja gerne eine Jahreskennung in meinen Nummern (z.B. AR-15-053 steht für Ausgangsrechnung Nr. 53 in 2015), das geht hier leider nicht, weil man ja im nächsten Jahr die Nummern nicht ändern kann. Schade eigentlich.

Der Support hat mir jetzt erklärt, wie das mit den Nummernkreisen geht: „Die Variante AR-15-053 würdest Du mit „AR-{jj}-{jz}“ erhalten. Die 53 am Ende startet dann im nächsten Jahr einfach neu.“ Super, hätte ich das mal vorher gewusst! Da müssen die Jungs von Papierkram echt noch ein bisschen an den Hilfestellungen im Programm arbeiten 🙂

Fazit: Bis hierhin ist alles ganz einfach und schick gemacht noch dazu.

Adressen & Projekte

Adresse anlegenAdressen anlegen ist ganz leicht. Einfach auf das Ordner-Symbol klicken, dann auf das PLUS-Zeichen und schon öffnet sich die Maske für die Adresseingabe. Egal ob Kunde oder Lieferant, man kann nicht nur eine Adresse eingeben, sondern auch verschiedene Ansprechpartner – nicht schlecht!

Im Adressbuch sind dann Kunden und Lieferanten gemeinsam aufgeführt und man kann bei Bedarf filtern nach Kunden, nach Lieferanten, nach aktiv oder inaktiv. Ganz wie es für die jeweilige Situation am besten ist.

Als nächstes kann ich dann für jeden Kunden Projekte anlegen, aber das ist kein Muss. Ich persönlich finde es aber immer übersichtlicher, wenn man Projekte anlegt, so verliere ich nicht so leicht den Überblick. Papierkram möchte, dass ich für jedes Projekt ein Budget hinterlege – hm, brauche ich nicht, aber bevor ich dauernd so einen Warnhinweis gezeigt bekomme, trage ich halt irgendwas ein.

Was mir auffällt: ich muss für jedes Projekt eine Standarddienstleistung eintragen. Das finde ich komisch, denn es gibt so einige Projekte bei mir, in denen ich mehrere Dienstleistungen zu unterschiedlichen Preisen erbringe. Ich habe beim Support nachgefragt, wie ich das anlegen kann, mal gucken, was (und wann) die mir antworten 🙂

Wow, der Support ist schnell! Schon nach 2,5 Stunden habe ich eine Antwort: ich muss einfach eine neue Aufgabe anlegen und dieser kann ich dann auch einen anderen Stundensatz zuweisen! Wenn man es weiß total einfach 🙂 Aber aufpassen, man kann auf ein Projekt verschiedene Aufgaben mit demselben Namen aber unterschiedlichen Stundensätzen anlegen – das bringt einen später total durcheinander!

Fazit: bis auf das Thema Standarddienstleistung und Preise via Aufgabe differenzieren alles einfach und selbsterklärend.

Zeiterfassung

Meine Arbeitszeit kann ich bei Papierkram entweder per mitlaufender Stoppuhr erfassen oder indem ich die Arbeitszeit einfach manuell eingebe. Einfach oben auf das „Uhr“-Symbol klicken und schon kann ich mir verschiedene Zeit-Übersichten anzeigen lassen.

Zeiterfassung

Ich habe mich für den Test für die Einzelbuchung entschieden. Da wähle ich dann einfach den zu erfassenden Mitarbeiter aus (nur in der Team-Version möglich), wähle das Projekt, muss eine Aufgabe eintragen (warum eigentlich?) und kann dann die Gesamtstunden eintragen. Diese werden leider zunächst mit der Standarddienstleistung des Projekts berechnet und ich kann hier nicht wählen, welche Art der Dienstleistung ich erbracht habe. Nachträglich kann man das ändern, schöner wäre aber, wenn ich das direkt bei der Eingabe eintragen könnte und keinen Umweg nehmen müsste.

Nach meinem Kontakt mit dem Support weiß ich jetzt natürlich: die Aufgabe steuert den Stundensatz, ich muss nachträglich dann gar nichts mehr anpassen. Warum so kompliziert? Ich könnte doch viel einfacher direkt die entsprechende Dienstleistung auswählen.

Super Sache: alle Zeiten kann ich ganz einfach per Klick in die Rechnung an den Kunden übernehmen. Das schätze ich ja schon bei meinem Lieblingsprogramm Büro Easy sehr und Papierkram kann das auch. Toll!

Fazit: Insgesamt ist die Zeiterfassung ganz einfach. Schön ist, dass man das mit mehreren Mitarbeitern nutzen kann, wenn man die Team-Version hat. Lediglich die Auswahl der erbrachten Dienstleistung wünsche ich mit etwas flexibler.

Einnahmen – Angebot, Rechnung, Lieferschein, Zahlungseingang, Onlinekonto

Ha, jetzt wird es spannend! Ich probiere gleich mal, ob Papierkram mit meinen Wünschen klar kommt!

Rechnungen schreiben

Anhand von vier Beispielen aus meinem eigenen unternehmerischen Alltag prüfe ich, ob sich die Software vielleicht für mich eignen könnte:

Deutscher Kunde mit einheitlichem Stundensatz für alle meine Tätigkeiten: gar kein Problem, ich klicke in der Einzelübersicht einfach die Stunden an, die ich berechnen möchte und schon ist die Rechnung (zumindest inhaltlich) fertig.




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Deutscher Kunde mit unterschiedlichen Tätigkeiten und unterschiedlichen Stundensätzen: wie gesagt, leider muss ich jede einzelne erfasste Tätigkeit, die nicht mit dem Standardsatz berechnet werden soll, einzeln anpassen. Ich bekomme auch nicht angezeigt, welche Tätigkeit ich zu welchem Stundensatz erfasst habe, ich muss alle einzeln anklicken und vor Rechnungstellung prüfen. Echt umständlich, aber immerhin geht es. Sorry, aber das nervt!

Die Lösung hierzu hatten wir ja schon: verschiedene Aufgaben = verschiedene Stundensätze. Hoffentlich weiß ich das dann alles noch, wenn ich die Rechnung schreibe…

Deutscher Kunde mit Leistungen zu unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen: huch, hier scheint ein Fehler in der Programmierung zu sein. Hat man in einer Rechnung unterschiedliche Steuersätze, so muss man die Nettosummen jeweils nach den einzelnen Steuersätzen getrennt aufschlüsseln (s. Korrekte Rechnungen stellen, Punkt 7). Papierkram weist zwar die einzelnen Umsatzsteuerbeträge getrennt und korrekt aus, aber nur eine Netto-Gesamtsumme. Es ist auch nicht gekennzeichnet, welche Leistung zu welchem Steuersatz berechnet wird. Das ist so nicht korrekt und kann dazu führen, dass Rechnungen nicht bezahlt werden oder sich unser Kunde die Vorsteuer nicht wiederholen kann. Da muss Papierkram noch einmal nachbessern!

Ausländischer Kunde: hm, dass kann Papierkram leider gar nicht. In der EU wird z.B. an Unternehmer mit Umsatzsteuer-ID keine Umsatzsteuer berechnet, an Kunden in den USA oder der Schweiz berechne ich sowieso keine Umsatzsteuer. Das kann man mit Papierkram leider nicht korrekt darstellen. Hier gibt es nur den deutsche 0%-Satz oder den 0%-Satz für Kleinunternehmer. Schade!

Generell: man ist gezwungen entweder nach Dienstleistung oder nach Aufgabe eine Summe bilden zu lassen – warum? Wieso kann ich z.B. nicht eine Abrechnung nach Datum sortiert erzeugen?

Vorlagen: die Gestaltung der einzelnen Layouts von Rechnung, Angebot oder Lieferschein ist nur begrenzt möglich. Meine jetzigen Rechnungen finde ich deutlich hübscher … Immerhin kann man sein Logo hochladen und die Vorlage ist OK, wenn man nicht zu sehr auf ein individuelles Design Wert legt.

Online-Banking & Zahlungseingänge

Toll, Papierkram kann Online-Banking und würde sogar Zahlungen automatisch mit vorhandenen Rechnung und Beleg abgleichen. Respekt!

Ich teste das jetzt nicht, denn dann müsste ich zu viele Dateneingaben machen, um die Kontobewegungen wirklich mit den Buchungen abgleichen zu können. Für einen Test ist mir das zu viel.

Ausgaben – Belege & Anlagegüter

AusgabenBelege erfassen ist mit Papierkram wirklich ganz leicht. Datum Empfänger, Betrag und enthaltene Mehrwertsteuer eingeben, dann noch die Buchungskategorie wählen – fertig! Auch Belege mit unterschiedlichen Steuersätzen oder solche aus dem Ausland sind gar kein Problem!

Super: auch hier kann ich mit einem die Kosten in eine Kundenrechnung übernehmen.

Leider wird der weiter zu berechnende Nettobetrag nicht automatisch ausgewiesen, da braucht man also dann doch den Taschenrechner. Schön wäre auch, wenn Papierkram mich vor falschen Eingaben beschützen würde und bei einem Lieferanten aus einem Drittland nicht die deutschen Mehrwertsteuer-Sätze zulassen würde.

Was ich auch nicht verstehe: habe ich auf einem Projekt Stunden und Kosten, die ich weiterberechnen möchte, so kann ich das nicht in einer Rechnung zusammenfassen, sondern muss eine Rechnung aus den Stunden erstellen und eine aus jedem Beleg einzeln. Heißt bei 3 Stunden und 5 Belegen dann 8 Rechnungen. Ist natürlich machbar, aber für den Kunden sicherlich verwirrend, oder?

Ha, der Support bei Papierkram ist echt super, heute morgen kam gleich eine Lösung: ich muss auf „Rechnung erstellen“ klicken, dann kann ich oben rechts anwählen, ob ich auf das gewählte Projekt gebuchte Leistungen (Kosten & Stunden) übernehmen möchte. Na also, genau das wollte ich doch!

Berichte – CashFlow, EÜR, Umsatzsteuervoranmeldung

CashFlow, EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung sind Basics, die jeder Unternehmer braucht. Papierkram kann sie alle und das ist gut so! Eine Elster-Schnittstelle ist bereits in Planung 🙂

Papierkram Dashboard

Mein Fazit

Papierkram ist schick und intelligent gemacht. Für Selbständige, die nur hin und wieder mal eine Rechnung schreiben wollen und die Steuerbuchhaltung über einen Steuerberater laufen lassen, ist die Free-Version sicherlich ein interessanter Tipp. Keine Kosten und die wichtigsten Tools online verfügbar – was will man mehr?

Alle anderen sollten auf jeden Fall testen, ob sie mit dem jetzigen Umfang von Papierkram klar kommen, mir reicht dieses Tool leider nicht.

Einen Überblick der einzelnen Versionen & Preise gibt es hier: https://www.papierkram.de/preise/.

Ich denke, Papierkram wird sich in den nächsten Monaten bestimmt ordentlich weiter entwickeln, dann verschwinden sicherlich auch die von mir kritisierten Punkte. Vielleicht ist Papierkram demnächst so weit, dass es auch für Selbständige mit etwas komplizierteren Ansprüchen wie mich eine echte Alternative darstellt.

Über Papierkram

Papierkram LogoPapierkram ist ein Angebot für Selbständige und kleine Unternehmen, die sich buchhalterische Pflichten durch eine durchdachte Online-Buchhaltung erleichtern möchten. Unter dem Motto „Buchhaltung neu gedacht!“ wurde die Lösung von der odacer Finanzsoftware GmbH entwickelt, die es sich zum Ziel gesetzt hat, das traditionelle und oftmals komplexe Thema der Buchhaltung für jedermann ohne Fachwissen verständlich zu gestalten. Hauptaugenmerk liegt dabei auf dem innovativen und ansprechendem Interface und intelligenten Funktionen, die die tägliche Arbeit leichter machen. Weitere Informationen: www.papierkram.de

Foto: Screenshot Papierkram Website

8 Kommentare

  1. Hallo Heiko,

    Danke für den ausführlichen Testbericht!

    Ich suche gerade nach Alternativen für WISO EÜR. Meine Favoriten derzeit sind papierkram.de und FastBill. Die Möglichkeit verschiedene Stundensätze zu nutzen klingt gut.

    Viele Grüße,
    Tobias

  2. Hallo Heike,

    ist diese Software denn nur für Unternehmer, die eine EÜR machen oder kann man das Tool auch als UG benutzen, die Belege alle damit vorsortieren und den Steuerberater den Rest machen lassen?

    Viele Grüße

    Melanie

    • Hi Melanie,
      natürlich kannst Du das auch zur Vorbereitung nutzen, wenn dein Steuerberater sowieso den Abschluss & die monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen erledigt. Aus dem Tool selbst geht nur EÜR, macht dann aber ja nichts 🙂

      Viele Grüße
      Heike

  3. Yvonne sagt

    Hallo Heike,

    find ich wirklich super, dass du immer wieder (neue) Tools vorstellst und testest. Wie wirst du darauf denn aufmerksam?

    Einen schönen Mittwoch,

    Yvonne

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