Man benutzt es täglich, es ist eines der wichtigsten Gerätschaften im Büroalltag: Das Telefon. Selbst E-Mails können das nahezu persönliche Gespräch via Hörer nicht ersetzen.

Aus diesem Grund ist es enorm wichtig, dass das Telefon oder die gesamte Anlage auf dem neuesten Stand der Technik sind und auch einwandfrei funktionieren. Nur so gewährleistet man einen reibungslosen Ablauf und erfolgreiche Kommunikation – intern mit den Kollegen wie extern mit Stammkunden oder auch potenziellen Neuklienten.

Unterschiedliche Büros, unterschiedliche Telefone

In Großraumbüros werden andere Telefone benötigt als in kleineren: Das mag eine Binsenweisheit sein, denn mehr Platz bedeutet automatisch auch zumeist mehr Personen. Dennoch ist dieser Unterschied bei der Auswahl der passenden Anlage von immenser Bedeutung. Es gibt zwei Arten:

• On Premise: Das meint, dass die Telefonanlage vor Ort an der Wand befestigt ist – wie aus früheren Zeiten bekannt.
• Cloud-basierte Telefonanlagen, auch „Hosted“ genannt: Dies ist derzeit der Standard, bei welchem lediglich die Telefongeräte vor Ort zu finden sind. Die Anlage im Hintergrund läuft bei einem IT-Dienstleister in einem externen Rechenzentrum.

Während Selbstständige in Berufen mit wenig Teamwork leicht mit Telefonsystemen für Privatleute auskommen, sind für kleinere, mittelständische und auch größere Unternehmen weitaus mehr Funktionen wichtig.

• Unabdingbar ist eine eigene Durchwahlnummer – nicht nur für die jeweilige Abteilung oder das Büro, sondern für jede einzelne Person. Das macht es Kunden leichter, ihren direkten Ansprechpartner ohne große Umwege (über Mitarbeiter, Praktikanten oder eine Sekretärin) zu erreichen.

Gibt es nur eine zentrale Nummer, von welcher aus an den jeweiligen Mitarbeiter weitergeleitet wird, sollte man darauf achten, dass die Bedienung des Telefons besonders einfach geht.

• Sind die Tasten zu klein oder zu eng beieinander, kann es passieren, dass man sich vertippt – im schlimmsten Fall verliert man den Anrufer, da er aus der Leitung fällt. Das macht nicht nur einen besonders schlechten Eindruck, sondern kann auch dazu führen, dass man den Interessenten verliert.
• Vor allem für kleine Unternehmen wichtig: Während der Warteschleife auf gute Hintergrundmusik setzen, die weder zu aufdringlich oder zu laut oder nervend ist. Ein Voicemail-System kann zudem oder stattdessen über den aktuellen Stand des nächsten freien Mitarbeiters berichten. Das spricht für höfliches Miteinander.

Das sollte auf dem Display zu lesen sein

Weiß man schon vor dem Abnehmen des Hörers wer anruft, kann man sich bereits vorab kurz sammeln und auf den Gesprächspartner einstellen. Das wirkt nicht nur professionell, sondern erleichtert auch die anschließende Kommunikation und ist dementsprechend zielführender.

• Auch die Nummer des Anrufers sollte im Feld angezeigt werden. So kann man sich diese notieren und muss nicht nachfragen, unter welcher Nummer man im Fall der Fälle zurückrufen kann.
• Auf dem Haupttelefon sollte erkennbar sein, welcher Benutzer gerade telefoniert. Damit weiß man vorab, ob man einen weiteren Anrufer durchstellen kann oder ob derzeit nicht gestört werden darf.
• Rückrufe, Konferenzschaltungen oder Weiterleitungen müssen eindeutig in der Menüauswahl gekennzeichnet werden. Ohne großes Tippen sind diese Funktionen dann schnell durchführbar.

Telefonieren wird zum Allrounder

Die Telefonie entwickelt sich nahezu täglich weiter und erleichtert den Büroalltag enorm.

• Mithilfe der sogenannten Cloud werden unterschiedliche Kanäle der Kommunikation leicht zusammengeführt. Sie verhelfen zu einer besseren Verwaltung innerhalb der Abläufe und liefern einen immensen Mehrwert für die Kunden. Alle Daten und die Telefonie laufen über eine Leitung. Das spart Geld (so kann innerhalb des Internets z.B. kostenfrei miteinander telefonieren) und Arbeitszeit.
• Sie passen sich an die Anzahl der Mitarbeiter an. Damit können auch Angestellte im Homeoffice oder in anderen Niederlassungen besser miteinander verknüpft und in die Arbeitsabläufe integriert werden.